ワークフローのデメリットを考える～「紙がよかった」なんて言われないために～
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ワークフローの導入を検討し、様々な製品を比較していくうちに気づかされるのは、”自社で使用している帳票の完成度の高さ”ではないでしょうか。
長年にわたって改良を繰り返し運用してきた、自社の実情にぴったり合った書式がよいのは当たり前です。
たとえば紙の申請書。ワークフローシステム導入によって申請フローが電子化され、今までの申請書の書式と大きく変わってしまうケースもあります。
当然のことですが、ワークフローシステムを導入したせいで、かえって業務効率が落ちるような事態になることは絶対に避けたいことです。
今回の記事では、この先にワークフロー導入を控えた企業のための失敗しない導入について考えます。
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「電子化しないほうがましだった」なんて言われないために
「紙の申請書を思い切ってやめてよかった」と言っている企業はどこに着目していたのかを見てみましょう。
紙の申請書からスムーズに電子化へ移行できるのがワークフローシステム「X-point(エクスポイント)」です。
選ばれているポイントは紙の申請書のよさはそのままに、電子化の利点を享受できる点です。（社員の作業の流れを大きく変えると定着しない等）
フォーム作成は、既存の紙の申請書をスキャンしたデータ、あるいはExcelから書き出したPDFなどを背景として読み込み、そこへ各フィールドを貼りつけていくだけという簡単さ。
入力フィールドのIME制御、数値自動計算、カレンダー入力、マスタ参照入力などもノンプログラミングで実現できます。
「どこまで承認された？」を申請者が確認できる機能＞＞稟議書ワークフロー
電子化されたとしても、承認自体は人が行うものだし、紙と違って、申請しても気づいてもらえず、かえって滞ってしまうケースが増えるのでは？そんな心配も無用。
X-pointではメール通知機能を活用することにより、届いた申請にすぐ気づいてもらえる上、一括承認や代理承認などの便利な機能でスムーズな承認を実現。しかも、申請者自身がルート上の申請の流れを容易に確認できます。
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起票の手間を極力減らす機能＞＞経費精算ワークフロー
X-pointは承認作業だけでなく、申請作業も大幅に楽にしてくれます。
カレンダーを利用した日付の選択入力、マスタからの選択入力などの入力支援に加え、「関連書類」機能を使えば、ある申請書のデータをもとに、ほかの申請書を作成可能。
例えば、仮払申請書と経費精算を関連書類化すれば、仮払金と精算金の差額計算を自動で行ってくれます。
汎用申請書のサンプルも豊富。勤怠申請、総務諸届など、多様に活用できる
フォーム作成は簡単と説明しましたが、「もっと手間を省きたい」、あるいは「導入後にワークフローの便利さが実感できたので、利用範囲を広げて、もともと申請書を用意していないものも組み入れたい」といった要望もあるでしょう。
X-pointでは、幅広い業種や業務シーンで利用できる汎用申請書も多数(1000フォーム以上!)用意されており、そのまま利用して、すぐに電子ワークフローの導入/運用を行うことも可能。
更に、汎用申請書をベースに、自社の業務に合わせて加工することも容易です。
スマートフォン・タブレットにも対応し、さらに業務効率の向上が図れる
「たしかに承認はスムーズになるかもしれないけど、そもそも、うちの上司は外出が多いから･･･」という不安は、スマートフォン対応ビューアで解決！外出先でもスマートフォンから承認依頼件数などをリアルタイムに確認可能で、内容を確認したうえで、そのまま承認も行えます。
もちろん、スマートフォンの小さな画面での表示、タッチパネルでの操作に最適化されたインターフェースを採用しており、無理なく、忙しい承認者も移動中などの隙間を有効活用できます。
ポータルやグループウェアと連携すれば、さらに便利
X-pointでは、グループウェアとの連携機能も充実。
GoogleApps、SharePoint、サイボウズ、desknet's NEO、といった市場シェアの高い製品との連携アダプタが用意されており、X-pointのシングルサインオン環境も容易に実現できます。また、グループウェアから出力したグループ/ユーザー情報のインポートも可能となるので初期設定の手間も大幅に削減できます。
紙伝票の電子化におすすめのX-point(エクスポイント)をぜひチェックしてみてください。
X-point Cloud(エクスポイント クラウド) 製品サイトはこちら＼X-point Cloud(エクスポイント クラウド)はこんな人におすすめ／ ・はじめてワークフローを導入する ・IT知識に不安がある ・電子化への移行がスムーズにいくか心配 ・スモールスタートではじめたい ・初期費用を抑えたい
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「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork（仕事）＋Flow（流れ）＝「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。
