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間接業務とは?ムダを削減して効率化を実現する方法を紹介!

間接業務とは?ムダを削減して効率化を実現する方法を紹介!

企業が行う業務は「直接業務」と「間接業務」の2つに大別することができます。

間接業務は直接業務に比べて注目されにくい領域ではありますが、組織運営を行う上で欠かすことができない業務です。

この記事では、間接業務の意味や重要性といった基礎知識から、間接業務でよくある課題、効率化のポイントや事例をわかりやすく解説します。

間接業務に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

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間接業務とは?

間接業務とは

間接業務とは、直接的に売上や業績に関与しない業務を指し、主に企業の間接部門が行います。

間接業務のことをバックオフィス業務、間接部門のことをバックオフィス部門と呼ぶこともあります。

では、間接業務の例や直接業務との違い、組織運営における重要性を確認していきましょう。

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間接業務の例

主な間接業務の例として、以下を挙げることができます。

主な間接業務の例

  • 経理・財務…会計業務や予算管理、資産運用など
  • 人事・労務…採用や人事異動、労働管理など
  • 法務…契約業務やコンプライアンス対応など
  • 総務…設備・備品の管理や社内規定の整備、社内行事の運営など
  • 情報システム…基幹システムの運用・保守や、セキュリティ対策など

間接業務の特徴として、基本的には顧客と直接関わることがなく、定型的な事務手続きが業務の中心である点を挙げることができます。

また、上記以外にも、

  • スケジュール調整
  • 会議室の予約
  • 経費の申請・精算
  • 社内メールやチャットのやりとり
  • 書類の作成や回付、管理
  • 業務日報

など、部門・部署を問わず日々あたり前のように行われている業務の多くも間接業務に含まれます

直接業務との違い

間接業務と対の関係にある業務を直接業務(フロントオフィス業務)と言います。

間接業務とは対照的に、直接業務は売上や業績に直結する業務であり、顧客と直接関わりながら利益を生み出す営業部門やマーケティング部門、販売する商品を作り出す製造部門などが直接業務を担っています。

間接業務の重要性

間接業務は、それ自体が利益を生み出すことはありませんが、営業やマーケティングといった直接業務を支える役割を果たすことから、組織運営に欠かせない業務だと言えます。

また、間接業務の効率化に取り組むことで、組織全体に以下のようなポジティブな影響をもたらします。

間接業務を効率化するメリット

  • コスト削減:間接業務を効率化することで無駄な経費や人件費を削減することができます。
  • 生産性向上:間接業務にかける工数を短縮することで付加価値が高い業務に注力することができます。
  • 意思決定スピードの向上:情報共有のムダやムラが解消され、正確かつスピーディな意思決定が可能になります。

近年では間接業務の重要性に着目し、「バックオフィスDX」などの業務改革に取り組む企業も増えつつあります。

間接業務でよくある課題とは?

間接業務でよくある課題

次に、間接業務でよくある課題として以下の5点をご紹介します。

間接業務でよくある課題

  • 業務負担の増加
  • 業務の属人化
  • 扱う書類の数が多い
  • テレワークが定着しにくい
  • 効率化が後回しになりがち

それぞれ詳しく確認していきましょう。

業務負担の増加

間接業務でよくある課題のひとつとして、担当部門の負担が増加しやすいという点を挙げることができます。

各種事務手続きをはじめ、社内体制・環境の整備や直接部門のサポートなど、間接業務の範囲は広く種類も多様です。

一方、直接利益を生み出すことがない間接部門は、人員が十分に配置されないケースも少なくありません。

その結果、人的リソースに対して作業量が膨大になってしまい、間接部門の業務負担が大きくなりがちなのです。

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業務の属人化

業務が属人化しやすいという点も、間接業務の課題のひとつです。

経理や労務、法務、情報システムなど、間接業務には専門的な知識を要する領域が多く存在します。

そのため、間接業務は属人化しやすく、特定の担当者しか対応できない作業が発生しがちです。

間接業務が属人化してしまうと、業務が停滞しやすくなるほか、業務プロセスの最適化が妨げられたり、ミスや不正が発生しやすくなったりと、さまざまなリスクが高まってしまいます。

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扱う書類の数が多い

間接業務には、文書を扱う作業が数多く発生します。

たとえば、各種申請書や稟議書などの処理や管理、社内共有のための文書作成など、さまざまな場面で文書を扱います。

これらの書類を紙ベースで運用している場合、作成や確認に手間がかかるだけでなく、印刷や手渡しによる回覧、ハンコによる承認、システムへの入力作業など、多くの工数がかかってしまいます。

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テレワークが定着しにくい

また、紙ベースの業務ではオフィスに居なければ行えない作業が発生してしまいます。

場所の制約が大きいために、オフィス以外の場所では作業を完結することができず、テレワークの導入・定着が阻まれてしまうケースもあるのです。

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効率化が後回しになりがち

前述したように、スケジュール調整やメール・チャットなども間接業務に該当しますが、これらは日々あたり前のように行われ、業務として見なされないようなものも少なくありません。

そのため、これらの業務の効率化は後回しになってしまいがちです。

一つひとつは小さな負担ですが、こうした業務は部署や部門を越え、多くの人が行っていることがほとんどなので、結果として会社全体で大きなムダを生み出している可能性があります。

ワークフローシステムで間接業務の効率化を実現

ワークフローシステムで間接業務の効率化を実現

間接業務でよくある5つの課題を紹介しましたが、これらの課題解消に役立つのがワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは、社内で行われるあらゆる手続きを電子化するシステムのこと。

次は、間接業務の課題解消や効率化にワークフローシステムが役立つ理由を見ていきましょう。


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業務手続きを効率化・迅速化

ワークフローシステムを活用することで、間接業務の大部分を占める業務手続きを効率化・迅速化することが可能です。

すでにお伝えしている通り、ワークフローシステムは社内で行われるあらゆる手続きを電子化することが可能です。

業務手続きの電子化により、紙ベースの間接業務で発生しがちなムダやムラを解消することができます。

書類の印刷や手渡しによる回覧、ハンコによる承認など、紙ベースの業務手続きで発生していた作業をデバイス上で完結することができ、作業効率が向上します。

また、各種システムやRPAとの連携により、手作業で行っていた定型作業の自動化も実現可能です。

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ペーパレス化だけでは不十分!

ドキュメントDX(文書業務のデジタル化)が業務工数を大幅に削減

社内文書のペーパーレス化により業務効率や生産性を向上するためのポイントや役立つソリューションについてご紹介しています。

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・ペーパーレス化したのに業務効率が上がらない。
・社内文書に紐づく業務が負担になっている。
・社内文書の何から電子化していいのか分からない。

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業務プロセスを見える化して属人化を解消

ワークフローシステムは、業務プロセスを見える化して属人化を解消するのにも役立ちます。

ワークフローシステムの導入にあたっては、既存の業務プロセスの棚卸しを行い、システム上に再現していく工程が発生します。

この過程で既存の業務プロセスが可視化され、ボトルネックになっている工程の特定や改善につなげることができます。

また、ワークフローシステムで処理した手続きに関する情報は、データとしてシステム上に保存されます。

これにより、蓄積されたノウハウ・ナレッジに速やかにアクセスすることが可能になり、間接業務の属人性解消につなげることができます。

テレワークの促進・定着にも効果的

ワークフローシステムを活用することで、テレワークの促進・定着にも効果が期待できます。

先述した通り、紙ベースの文書業務では場所の制約が大きく、テレワークを導入できない、あるいは制度自体はあっても出社せざるを得ないといった状況が発生しがちです。

一方、ワークフローシステムを導入することで、ノートPCなどのデバイス上で業務手続きを完結することが可能になります。

間接業務における場所の制約を解消することができるため、テレワークの促進・定着につなげることができるでしょう。

間接業務を効率化にワークフローシステムを活用した事例

ワークフローシステムが間接業務の効率化に有効だとお伝えしましたが、数ある製品のなかからどれを選ぶべきか迷ってしまう方もいらっしゃることでしょう。

そのような方には、エイトレッドが提供する「AgileWorks」や「X-point Cloud」をおすすめします。

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では、実際に「X-point Cloud」や「AgileWorks」を活用して間接業務を効率化した企業事例をご紹介します。

「DXの起点」としてワークフローシステムを活用

暖房機器や空調・家電機器メーカーの株式会社コロナは、間接部門に「X-point Cloud」を導入して申請業務のペーパーレス化を推進し、全社展開を機に「AgileWorks」にリプレイスしました。

同社では従来、取引先とのやり取りに紙の帳票を用いることが多く、紙文化が強く根付いていました。

そうしたなか、2017年頃から全社的な生産性向上を図る取り組みが開始し、申請業務に用いている紙の帳票が業務効率化の妨げとなっていることに注目。

紙の帳票が意思決定の遅延や管理業務の煩雑化を招いていると判断し、間接部門のペーパーレス化に着手することになりました。

システム選定では、スモールスタートに適したユーザー課金型の料金体系である点や、すでに導入していたグループウェア「desknet's NEO」との連携が可能である点が決め手となり、「X-point Cloud」の導入に至りました。

X-point Cloudの導入にあたり、既存の承認フローを見直し、社内規定に基づいた形に改善。

導入開始から約2年間で41種類の申請書をデジタル化し、年間50,000枚の紙の帳票を削減することに成功しました。

間接部門のペーパーレス化に成果を得た同社は、グループ全体にワークフローシステムを展開する計画に着手。

全社展開を機に「AgileWorks」へのリプレイスを行い、全従業員約1,600名への展開を実現し、紙の帳票の削減効果も年間80,000枚に増加しました。

さらに、システム連携やRPA連携に取り組み、申請業務以外の業務プロセスのデジタル化も進めるなど、「DXの起点」として「AgileWorks」を活用しています。

間接部門からスモールスタートし「DXの起点」として全社展開

株式会社コロナ ワークフローシステム導入事例|AgileWorks

総務申請業務の電子化で業務効率化・標準化を実現

数々の人気コンテンツを世に送り出す株式会社テレビ朝日は、「AgileWorks」を導入して総務系の申請業務を電子化することに成功しました。

同社の総務部門では従来、管轄する申請関連業務を紙ベースで運用しており、申請件数は月間200件に上ります。

しかし、紙ベースの申請業務は業務負荷が高く非効率であり、承認判断には相応の業務知識が求められるため属人化も課題となっていました。

そこで同社は、「IDEX」というシステムを構築して入館事前申請業務を電子化。しかし、それ以外の各種申請については紙による運用が続き、電子申請のニーズが社内で高まっていました。

当初は「IDEX」のシステムを拡張して申請業務の電子化を推進することも検討していた同社ですが、コストと工数を掛けてシステム開発を行う従来のやり方ではなく、クラウドサービスの利便性を享受しながら、基本機能に沿って業務を標準化する方がよいと判断。

システム選定にあたっては、使いやすさとコストパフォーマンス、そして他のテレビ局での利用実績が決め手となり「AgileWorks」の導入に至りました。

導入後、総務部門が管轄する申請業務の約9割にあたる16種の申請業務を電子化することに成功。

さらに、独自開発した申請情報管理システム「APLEX」と連携することで、業務効率の向上だけでなく業務の標準化や精度向上を実現しています。

株式会社テレビ朝日のワークフローシステム利用画面キャプチャAgileWorksとシームレスに連携されており、予約したい施設の時間をクリックするだけで、自動的にAgileWorksの電子申請書にデータが引き継がれる。

申請する側も受ける側も場所や時間に縛られることがなくなり、働き方改革としての効果も実感しています。

総務部門が管轄する申請業務の約9割を電子化

株式会社テレビ朝日 ワークフローシステム導入事例|AgileWorks

まとめ

今回は、組織運営に欠かすことができない間接業務に焦点を当て、その役割やよくある課題、効率化する方法を解説しました。

間接業務を効率化することは、組織全体の生産性向上やコスト削減、意思決定スピードの向上といった観点からも重要です。

そして、間接業務を効率化するには、ワークフローシステムの導入が効果的です。

今回ご紹介した情報も参考に、ワークフローシステムを活用して間接業務の効率化に取り組んでみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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