AgileWorks

書類管理

AgileWorks(アジャイルワークス)は、組織改編や統廃合など、大規模かつ複雑な組織構造を考慮して設計されたワークフローシステムです。組織改編に伴う書類の権限に関して、閲覧権限や、承認処理権限の引き継ぎ機能の搭載により、適切な書類管理を可能にします。

「書類の移管」と「権限の移譲」による柔軟な対応

組織移管

書類移管

大幅な組織統廃合が発生した場合、過去の申請書の閲覧権限を一括移管できます。移管処理は2種類あり、事前に移行日を指定できる「先付けメンテナンス」も可能です。

書類の移管

既に承認が完了した過去書類について、閲覧権限の付け替えを行います。

組織移管
過去書類の閲覧権限の引き継ぎを組織単位で行う機能です。旧組織⇒新組織のように、組織同士を紐づけて実行します。

【利用例】
①廃止される組織がある際に、その組織で閲覧できていた書類の閲覧権限を総務部などの管理組織や、新設組織、類似組織などが引き継ぐ
②営業1部と営業2部が廃止され、営業本部に統合される際に、営業1部の閲覧権限を営業本部へ、営業2部の閲覧権限を営業本部へそれぞれ移管する

書類移管
過去書類に対し、閲覧権限の「付ける」「外す」を書類単位で行う機能です。利用する際は申請日など日付で範囲を絞り、申請・承認などを行った組織やユーザーで対象を絞ることも可能です。

【利用例】
総務課を総務課と人事課に分割した際に、人事に関連する書類のみ人事課に移管するために、総務課のメンバーの閲覧権限を外す。

権限の移譲

回付途中、もしくは、これから回付される未承認の書類について、元の承認者から別の承認者へ承認者を変更(=権限移譲)を行うことができます。

権限移譲
回付途中の未承認の書類に対して元の承認者から別の承認者へ処理者を変更する機能です。

【利用例】
退職したA課長の未承認の承認処理を、後任のB課長に引き継ぐ

「書類オーナー」の適切な使い分け

一般的に「書類のオーナー」は書類の起案者と考えられています。AgileWorksでは、書類の性質に応じて書類オーナーを「個人」と「組織」に分類し、人事異動を考慮した適切な閲覧権限を管理することができます。

組織が書類オーナーのケース

大規模組織において稟議・起案系の書類は、部門予算の執行を決議することが多く、起案者ひとりを書類オーナーとするよりも、組織を書類オーナーとする方がスムーズです。

承認完了後の閲覧権限を次のように制御可能

  • 起案部署内の社員、またはその上位階層の社員は閲覧可能
  • 起案部署から他部署へ異動すると、自身の起案書類であっても閲覧不可。かつ、他部署から起案部署へ異動すると、部署が書類オーナーの書類は閲覧可能

個人が書類オーナーのケース

総務諸届や人事系の書類は個人情報に関係するものが多く、同一組織内や上長であっても個人情報の閲覧は不可にすべきでしょう。

書類オーナーを申請者個人と設定することで次のように制御可能

  • 人事異動に関わらず、申請者はいつでも閲覧可能
  • 管理部などの承認者以外は、たとえ上長であっても閲覧不可

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