書類管理

組織改編や統廃合、大規模かつ複雑な組織構造が考慮された設計です。組織改編に伴う書類の権限に関して、閲覧権限や承認処理の権限を引き継ぐ機能で適切な書類管理ができ、スピーディーかつ快適に実現します。

大幅なした「書類移管」と「権限移譲」

組織移管画面の画像
組織移管
書類移管画面の画像
書類移管

大幅な組織統廃合が発生した場合、過去の申請書の閲覧権限を一括移管できます。移管処理は二種類あり、事前に移行日を指定しておける先付けメンテナンスも可能です。

書類の引き継ぎ(書類移管と組織移管)

書類移管: 組織単位で書類の権限を移管

  • 廃止した営業部の書類権限を、新設した営業本部に移管する
  • 営業1課と営業2課を統合した営業本部に、営業1課と営業2課の書類権限を移管する

組織移管: 組織単位での移管ができない場合に、個人や申請日などの単位で移管

  • 総務課を総務課と人事課に分割し、人事に関連する書類のみ人事課に移管する
  • 退職したA課長の書類を、後任のB課長に移管する

処理の引き継ぎ(権限移譲)

退職、転籍などで不在となるユーザーの承認処理を後任者に引き継ぐ機能。すでに回付されている書類と、これから回付される書類の処理が引き継がれ、書類の停滞がなくなります。

「書類オーナー」を適切に使い分け、を実現

AgileWorksの「書類オーナー」設定画面

書類オーナーという考え方

一般的に書類のオーナーは書類の起案者と考えられます。AgileWorksでは、書類の性質に応じて書類オーナーを「個人」と「組織」に切り分け、人事異動を考慮した適切な閲覧権限を管理できます。

組織が書類オーナーのケース

大規模組織では稟議・起案系の書類は、部門予算の執行を決議することが多く 起案者ひとりを書類オーナーとするより、組織を書類オーナーとするほうがスマートです。

承認完了後の閲覧権限を次のように制御可能

  • 起案部署内の社員、またはその上位階層の社員は閲覧可能
  • 起案部署から他部署へ異動すると、自身の起案書類であっても閲覧不可かつ他部署から起案部署へ異動すると部署が書類オーナーの書類は閲覧可能

個人が書類オーナーのケース

総務諸届や人事系の書類は、個人情報に関係するものが多く、同一組織内や上長であっても個人情報の閲覧ができてはいけない

書類オーナーを申請者個人と設定することで次のように制御可能

  • 人事異動に関わらず、申請者はいつでも閲覧可能
  • 管理部などの承認者以外は、たとえ上長であっても閲覧不可

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機能一覧

組織設定

ユーザ登録時や組織変更時に組織図に沿った登録や、役職を束ねたグループ作成、部署を横断したグルーピングが可能です。

フロー設定

ひとつの申請に対して複数名が同時に別業務に対応する並列での設定や、申請内容によって特定箇所でフローを変える条件分岐が可能です。

フォーム設定

これまで紙や電子ファイルで行なっていた申請や依頼の文書フォーマットをそのまま入力フォームとして使用することが可能です。

インポート・エクスポート機能

人事システムから出力した従業員情報の取り込みや、書類の検索結果をCSVやExcel形式のファイルとして出力が可能です。

書類管理

書類のスムーズな「書類移管」や「権限移譲」、「書類オーナー」の適切な使い分けによる組織改編に強い書類管理が可能です。

システム連携・アドオン開発(SDK・公開API)

変化に強いワークフロー基盤の提供、マスタや各種システムとの連携、データをアーカイブして参照する設定が可能です。

モバイル機能

モバイル向けに最適化されたデザイン、自動ログイン機能や各種書類の状況を一括確認できるインターフェイスにより快適な閲覧が可能です。

ユーザー機能

全ての書類の一括管理、目的の書類がすぐに見つかる高性能な検索、関連書類を起票する仕組みで二重入力の防止が可能です。

多言語対応

国際的に展開するグローバル企業のニーズに応えます。表示言語を利用ユーザごとに英語や中国語へ切り替えることが可能です。

ステージング・アーカイブ

最終確認を行う検証環境「ステージング」を利用し、事前に設定を検証した上で運用環境に移行することでリスクを回避します。

グループウェア連携

さまざまなグループウェア製品とSSO、Webガジェット連携を行うことで違和感なく、シームレスに利用することが可能です。

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