書類管理

AgileWorks(アジャイルワークス)は、組織改編や統廃合など、大規模かつ複雑な組織構造を考慮して設計されたワークフローシステムです。組織改編に伴う書類の権限に関して、閲覧権限や、承認処理権限の引き継ぎ機能の搭載により、適切な書類管理を可能にします。

「書類移管」と「権限移譲」による柔軟な対応

組織移管

書類移管

大幅な組織統廃合が発生した場合、過去の申請書の閲覧権限を一括移管できます。移管処理は2種類あり、事前に移行日を指定できる「先付けメンテナンス」も可能です。

移管処理(書類移管と組織移管)

①書類移管(組織単位で書類の権限を移管)

  • 廃止した営業部の書類権限を、新設した営業本部に移管する
  • 営業1課と営業2課を統合した営業本部に、営業1課と営業2課の書類権限を移管する

②組織移管(組織単位での移管ができない場合に、個人や申請日などの単位で移管)

  • 総務課を総務課と人事課に分割し、人事に関連する書類のみ人事課に移管する
  • 退職したA課長の書類を、後任のB課長に移管する

処理の引き継ぎ(権限移譲)

退職、転籍などで不在となるユーザーの承認処理を後任者に引き継ぐ機能です。すでに回付されている書類と、これから回付される書類の処理がきちんと引き継がれ、書類の停滞がなくなります。

「書類オーナー」の適切な使い分け

一般的に「書類のオーナー」は書類の起案者と考えられています。AgileWorksでは、書類の性質に応じて書類オーナーを「個人」と「組織」に分類し、人事異動を考慮した適切な閲覧権限を管理することができます。

組織が書類オーナーのケース

大規模組織において稟議・起案系の書類は、部門予算の執行を決議することが多く、起案者ひとりを書類オーナーとするよりも、組織を書類オーナーとする方がスムーズです。

承認完了後の閲覧権限を次のように制御可能

  • 起案部署内の社員、またはその上位階層の社員は閲覧可能
  • 起案部署から他部署へ異動すると、自身の起案書類であっても閲覧不可。かつ、他部署から起案部署へ異動すると、部署が書類オーナーの書類は閲覧可能

個人が書類オーナーのケース

総務諸届や人事系の書類は個人情報に関係するものが多く、同一組織内や上長であっても個人情報の閲覧は不可にすべきでしょう。

書類オーナーを申請者個人と設定することで次のように制御可能

  • 人事異動に関わらず、申請者はいつでも閲覧可能
  • 管理部などの承認者以外は、たとえ上長であっても閲覧不可

AgileWorks 製品カタログダウンロードはこちらから

ワークフロー導入をご検討の方へ

お問合せはこちらから

03-3486-2812

お気軽にお問い合わせください。

お問い合わせフォーム

ご連絡確認後に営業担当よりご連絡いたします。