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イマドキ、会議資料は印刷しない!? 情報共有の電子化がもたらす効果

イマドキ、会議資料は印刷しない!? 情報共有の電子化がもたらす効果

あなたの会社では、社内の情報共有をどのように行っていますか?もし、いまだに会議で紙の資料配布が必須だったり、紙で報告書を提出しなければならなかったりする場合は注意が必要です。

紙による情報共有が、会社の生産性を下げている原因かもしれません。今回は、情報共有に紙資料を使うデメリットや電子化した場合のメリットについて解説していきます。

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紙かデジタルか、情報共有の在り方が会社の生産性を左右する

スムーズな業務遂行のためには、迅速で正確な情報共有が不可欠であることはいうまでもありません。情報共有が適切に行われないと、業務が滞ってしまったり、ミスの原因になったりすることもあります。

とりわけ、作成した資料・書類をどのように展開するかが、情報共有の精度や効率に影響を及ぼします。例えば、ExcelやPowerPointで作成した資料を、逐一印刷して配布・回覧する形で情報共有をしていませんか。

このやり方は、情報共有のスピードを落とし、業務の属人化を招く典型的な方法のひとつです。このような紙ベースの業務について、多くの経営者・従業員が課題を感じています。

アドビが2019年に行った調査によると、調査対象(中小企業の経営者・従業員)の6割以上が、業務デジタル化の重要性を実感していると回答。情報共有を効率化し、業務の生産性を向上するために、デジタル化は急務となっているといえます。

出典:中小企業の6割以上が業務デジタル化の重要性を実感 電子サインソリューションの活用でビジネスのスピード向上を ~アドビ「業務効率化に関する実態調査」

出典:中小企業の6割以上が業務デジタル化の重要性を実感 電子サインソリューションの活用でビジネスのスピード向上を ~アドビ「業務効率化に関する実態調査」

コラボレーションを阻害する、紙による情報共有のデメリット

紙ベースの資料による情報共有には、作業の無駄や情報格差、会社が負担しなければいけないコストなど、さまざまなデメリットがあります。紙による情報共有のデメリットについて詳しく見ていきましょう。

無駄な作業が生じ、スムーズな情報共有を妨げる

まず、情報共有のために資料を紙で配布する場合、印刷をしたり、資料をとりまとめたりと、資料の準備に時間と手間が掛かります。

また、会議に参加していないメンバーに情報共有をする場合、資料一式を回覧したり、追加でプリントアウトをして渡したりしなければいけません。

資料の回覧には時間が掛かりますし、再度プリントアウトをする手間や、そもそも資料の渡し忘れといったミスは非効率的です。ほかにも、紙だと紛失や汚れ・破損など、物理的な影響を受けやすいのも問題です。

こうした要因によって情報共有が阻害されると、スムーズな情報共有ができません。

情報が一部に滞留し、情報格差が生まれる

情報共有がされにくくなると、社内で情報量の格差が生じます。

会社組織の構造上、重要な情報が集まるのは管理職など上位者のところです。したがって、管理職は本来の業務の傍ら、集まってきた多くの情報を管理し、必要に応じて部下や他の部門に再度通知しなければいけないという、情報共有のための作業が発生します。

中にはこのような情報格差を利用し、部下や取引先をコントロールしようとする上位者がいることも、残念ながら否定できません。

紙資料は印刷や郵送にコストが発生する

毎回、情報共有をするためだけに資料を印刷するとなると、プリントコストも無視できません。印刷後に誤りが見つかったり、情報が古くなったりすれば、そのたびに印刷し直さなければならず、余計コストが掛かります。

また、クライアントや取引先、支社などに資料を送付しなければいけない場合、郵送コストも掛かります。

無駄の解消だけじゃない!生産性を高める情報共有デジタル化のメリット

情報共有をデジタル化するメリットは、先述したデメリットの解消だけではありません。具体的に3つの点からデジタル化のメリットを解説していきましょう。

情報の鮮度を保てる

印刷のタイムロスを気にする必要がないため、資料を共有する直前まで情報をアップデートできます。更新が必要になった際も、再度の印刷は不要です。

蓄積された知識・ノウハウを業務に活かしやすくなる

データを一元管理し、関係者がスムーズにアクセスできるようにしておけば、適宜関連情報や過去の資料を参照して、業務に活かしやすくなります。分散している情報を探す手間が省けるのはもちろん、蓄積された知識やノウハウを社内で共有できるため、生産性の向上が期待できます。

場所を選ばずに仕事ができる

クラウドサービスを使った情報共有方法は、テレワークとの相性も抜群。外回りや出張時、在宅ワークの際にも、わざわざオフィスに出社、帰社することなく、インターネット上で最新の資料を得たり、共有したりできます。

さらに、Web会議システムを使えば、クラウド上で共有された資料を参照しながら、場所を問わず会議に出席することが可能です。移動時間や交通費の無駄が解消され、より効率的な業務が可能になります。

デジタル化するなら属人化の防止が必須! ワークフローが重宝することも

情報共有を電子化する際に注意したいのは、属人化を防ぐことです。たとえ資料をデジタル化しても、重要な資料が各社員のPCのローカルディスクに保存されていては、根本的な問題は解決しません。

業務が属人化しないよう、次のような仕組みも整備しましょう。

書類をデータ化する際のルールを決める

共有するべき書類の明確化、書類の形式の標準化、書類の作成・記入方法、ファイル名の付け方など

保管場所の容量確保

各部門で取り扱うファイルの種類や件数などを把握、クラウドストレージサービスなどツールの検討

保管ルールの設定

フォルダの作成方法、フォルダ名の付け方、フォルダのアクセス権限、ファイルの保存期限、バックアップについてなど

検索できる仕組みの整備

検索機能の確保、データベース化の検討など。前述の各種ルールも検索性にかかわる

なお、利用ツールとしては、クラウドサービスや社内ネットワーク上の共有フォルダのほか、ワークフローシステムも有効です。

ワークフローシステムでは、担当者が一定のフォームに情報を記入し、それを回覧する形で関係メンバーに情報を共有、データとして蓄積します。各種ルールを徹底できるとともに、過去データの検索も容易になります。

情報共有はデジタルが基本。紙はオプションと考えよう

これまで紙による情報共有を行ってきた方にとっては、「紙のほうがよい」と感じることがあるかもしれません。紙資料のほうが読みやすい方がいるのも事実です。

また、アイデア出しを目的とする会議では、紙の資料に複数名で同時に書き込んだり、資料を切り貼り・並べ替えして視覚的に情報を整理したりできる側面もあります。

ただし、これらはあくまでオプションだと考えたほうがよいでしょう。なぜなら、ここまでご紹介してきたように、紙資料の情報共有は根本的に解決しなければいけない問題が含まれているからです。

仮に紙資料が必要なケースが生じた場合には、好みや用途に応じて、個々の判断で紙資料を活用すれば問題ありません。

あくまで基本はデジタルでの資料共有。デジタルでの運用により、作業の手間やコストを大幅に削減することが可能になるのです。

まだハンコで押印?今すぐ文書の電子化に取り組むべき理由
ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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