【DX実態調査】人手不足に悩むバックオフィス担当者、システム化を行うも 8割以上が「業務負担が軽減されていない」現状

中小企業におけるシステム化の実態は？

ワークフローソリューションベンダーの株式会社エイトレッド（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長：岡本 康広　以下、エイトレッド）は、中小企業のバックオフィス業務（人事・労務・総務・情報システム）を担当しており、人手不足に悩んでいる方110名を対象に、人手不足に悩むバックオフィス担当者に聞いた業務実態調査を実施しましたので、お知らせいたします。

調査サマリー

●バックオフィス担当者、システム化行うも8割以上が「業務負担が軽減されていない」と回答

●負担が軽減されていない理由、60.8％が「システム連携ができていない」、48.6％が「業務が属人化しているから」と回答

●業務負担軽減のために勤務先に求めることは「適切なシステム導入による効率化・自動化」が49.5％で最多

調査概要

調査概要：人手不足に悩むバックオフィス担当者に聞いた業務実態調査
調査方法：IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間：2023年8月24日〜同年8月25日
有効回答：中小企業（今回は従業員数200名以下と定義）のバックオフィス業務（人事・労務・総務・情報システム）を担当しており、事前調査で人手不足に悩んでいると回答した方110名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

≪利用条件≫
1　情報の出典元として「株式会社エイトレッド」の名前を明記してください。
2　ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL：https://www.atled.jp/wfl/

負担が大きい業務、第1位「データの入力・集計・照合」が48.2%、第2位「各種社内書類の作成・管理」が39.1%

「Q1.あなたが、お勤め先において、特に「負担が大きい」と感じている業務を教えてください。」（n=110）と質問したところ、「データの入力・集計・照合」が48.2%、「各種社内書類の作成・管理」が39.1%、「トラブル対応や定期メンテナンス」が38.2%という回答となりました。

・データの入力・集計・照合：48.2%
・各種社内書類の作成・管理：39.1%
・トラブル対応や定期メンテナンス：38.2%
・書類の申請承認業務：29.1%
・法的な書類の整備やライセンスの取得：24.5%
・セキュリティ対策：20.9%
・問い合わせへの対応：20.0%
・在庫、備品などの管理業務：18.2%
・その他：0.0%
・特にない：11.8%
・わからない/答えられない：2.7%

業務のシステム化、「行われている」と81.9%が回答

「Q2.お勤め先において、業務のシステム化はどの程度行われていますか。」（n=110）と質問したところ、「全面的に行われている」が25.5%、「一部行われている」が56.4%という回答となりました。

・全面的に行われている：25.5%
・一部行われている：56.4%
・全く行われていない：13.6%
・わからない/答えられない：4.5%

システム化を行うも8割以上が「業務負担が軽減されていない」と回答

Q2で「全面的に行われている」「一部行われている」と回答した方に、「Q3.業務にあたって転記作業が生じるなどシステム間のデータ連携に不足を感じたり、業務の負担が軽減されていないと感じることがありますか。」（n=90）と質問したところ、「とてもある」が26.6%、「ややある」が55.6%という回答となりました。

・とてもある：26.6%
・ややある：55.6%
・あまりない：15.6%
・全くない：0.0%
・わからない/答えられない：2.2%

負担が軽減されていない理由、60.8%が「システム連携ができていない」、48.6%が「業務が属人化しているから」と回答

　Q3で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q4.業務のシステム化を行っているにも関わらず、業務の負担が軽減されていないと感じる理由を教えてください。（複数回答）」（n=74）と質問したところ、「システム連携ができておらずデータの二重入力が発生しているから」が60.8%、「業務が属人化しているから」が48.6%、「業務自動化に繋がっていないから」が37.8%という回答となりました。

・システム連携ができておらずデータの二重入力が発生しているから：60.8%
・業務が属人化しているから：48.6%
・業務自動化に繋がっていないから：37.8%
・業務プロセスが複雑になっているから：35.1%
・システム化しきれていないアナログ業務が混在しているから：23.0%
・システムの乱立によって管理が負担になっているから：20.3%
・その他：0.0%
・わからない/答えられない：0.0%

負担が軽減されていない理由、「様々なシステムを導入したことにより、システム間の連携ができていないから」や「操作が複雑で 限られた人しか業務に当たれない」など

Q4で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q5.Q4で回答した以外に、業務のシステム化を行っているにも関わらず、業務の負担が軽減されていないと感じる理由があれば、自由に教えてください。」（n=94）と質問したところ、「様々なシステムを導入したことにより、システム間の連携ができていないから」や「操作が複雑で 限られた人しか業務に当たれない」など42の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・48歳：様々なシステムを導入したことにより、システム間の連携ができていないから。
・31歳：やりたい事とシステムで出来ることが微妙にマッチしていない為、自分で調整を加えなければならないため。
・46歳​​：システムに乗らないような判断項目が細かくあるため。
・44歳：操作が複雑で限られた人しか業務に当たれない。

業務のシステム化が進んでいない理由、53.3%が「導入・運用にコストがかかるから」、40.0%が「取り掛かる時間がないから」「IT人材がいないから」と回答

Q2で「全く行われていない」と回答した方に、「Q6.お勤め先において、業務のシステム化が進んでいない理由を教えてください。」（n=15）と質問したところ、「導入・運用にコストがかかるから」が53.3%、「取り掛かる時間がないから」が40.0%、「IT人材がいないから」が40.0%という回答となりました。

・導入・運用にコストがかかるから：53.3%
・取り掛かる時間がないから：40.0%
・IT人材がいないから：40.0%
・経営層の理解が進まないから：26.7%
・社員の年齢層が高く抵抗感があるから：20.0%
・必要な技術やノウハウが不足しているから：20.0%
・セキュリティ対策に不安があるから：6.7%
・その他：6.7%
・わからない/答えられない：6.7%

業務負担が軽減された場合、65.2％が「業務効率化の推進」、36.0％が「社内規定、ルールの見直し」などに時間を使いたい

Q2で「全く行われていない」またはQ4で「とてもある」「ややある」と回答した方に、「Q7.業務負担が軽減された場合、どのようなことにもっと時間を使いたいと考えますか。（複数回答）」（n=89）と質問したところ、「業務効率化の推進」が65.2%、「社内規定、ルールの見直し」が36.0%、「新規プロジェクトの立案」が32.6%という回答となりました。

・業務効率化の推進：65.2%
・社内規定、ルールの見直し：36.0%
・新規プロジェクトの立案：32.6%
・組織風土の改革：31.5%
・その他：7.9%
・特にない：6.7%
・わからない答えられない：2.2%

業務負担が軽減された場合、「人材の育成」や「社内で先送りされている問題を解決する時間にする」などの声も

Q7で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q8.Q7で回答した以外にシステム化によって、業務負担が軽減された場合、どのようなことにもっと時間を使いたいと考えますか。」（n=81）と質問したところ、「問い合わせ対応の見直し」や「社内で先送りされている問題を解決する時間にする」など50の回答を得ることができました。

＜自由回答・一部抜粋＞
・54歳：現場業務などの実務。
・52歳：社内で先送りされている問題を解決する時間にする。
・42歳：社内書類や対外書類のシステム化。
・33歳：研修の実施。
・36歳：問い合わせ対応の見直しと業務改善。
・50歳：人材の育成。
・46歳：新規顧客の獲得、業務のさらなる自動化。
・44歳：仕事の効率化を進めて誰にでも操作できるように勉強会を開きたい。

業務負担軽減のために勤務先に求めることは「適切なシステム導入による効率化・自動化」が49.5%で最多

「Q9.「負担が大きい」と感じている業務への対応として、お勤め先に期待することを教えてください。」（n=97）と質問したところ、「適切なシステム導入による効率化・自動化」が49.5%、「業務プロセスの見直し・改善」が47.4%、「業務属人化の解消」が46.4%という回答となりました。

・適切なシステム導入による効率化・自動化：49.5%
・業務プロセスの見直し・改善：47.4%
・業務属人化の解消：46.4%
・社内全体のITリテラシーを向上：28.9%
・乱立しているシステムの統合：26.8%
・社内間での協力体制の強化：24.7%
・アウトソーシングの活用：17.5%
・その他：1.0%
・特にない：4.1%
・わからない/答えられない：2.1%

まとめ

今回、中小企業（本リリースでは、従業員数200名以下と定義）のバックオフィス業務（人事・労務・総務・情報システム）を担当しており、人手不足に悩んでいる方110名を対象に、人手不足に悩むバックオフィス担当者に聞いた業務実態調査を実施しました。

本調査では、中小企業のバックオフィスでは業務のシステム化は進んでいるものの、システム間のデータ連携不足がボトルネックとなり、8割以上で業務負担の軽減を感じられていないことが明らかになりました。

最も負担が大きいと感じられる業務として「データの入力・集計・照合」が一番に挙げられていることや、業務のシステム化を行っているにも関わらず業務負担が軽減されていないと感じる理由として「システム連携ができておらずデータの二重入力が発生しているから」が最多回答となっている点からも課題の深刻さが伺えます。

人手不足の中、システム化による業務効率化を考える上で、データの自動転記など業務自動化やコスト削減を実現可能な、柔軟な連携機能を備えたシステムかどうかといった視点が重要と言えるでしょう。

また、業務負担が軽減された場合にどのようなことにもっと時間を使いたいかという問いに対して、「人材の育成」や「社内で先送りにされている時間を解決する」など、企業の体制強化につながるような回答が多数あがっており、バックオフィスの業務効率化の実現がもたらすメリットは働く人のみならず、企業にとっても大きなものとなりえるのではないでしょうか。