ワークフローシステムの導入で業務はどのように変わるのか?

ワークフローシステムは、業務手続きを電子化することで、業務負担の軽減と事業推進力の強化を実現すると言われています。
しかし、「具体的にはどう変化するのか?」をイメージしにくい場合もあります。ここでは、実際の業務がどのように変わるのかをご紹介していきます。

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ワークフロー導入後どのように業務が変わるのか?

全従業員の業務負担が軽減される

IT製品には「特定の部門で使用するシステム」や、「新たに何かができるようになるシステム」など様々なものがありますが、その中でもワークフローシステムは「全従業員の業務負担を軽減する」という特性を持った、会社全体の業務効率化に最適なシステムです。

・個人情報の変更届など雇用に関する申請
・交通費精算など経費に関する申請
・議事録など社内に関する情報共有
・保管義務のある書類管理

たとえば、上記のような業務は、業務改善だけでは削減できない業務だからこそ「いかにスピーディに行うか」が重要となります。
ワークフローシステムは、これらの業務手続きを電子化することによって最大限に効率化し、従業員の負担を軽減します。

多くの企業で必ず行われている業務手続きはもちろん、その企業特有の頻発する申請業務も対象となるため、ワークフローシステムの導入によって会社全体の業務効率化が見込めます。

改善するのは業務効率だけではない

ワークフローシステムを導入することで、電子化とともに「ペーパーレス化」が実現します。
「紙のコストが削減される」「保管場所に困らなくなる」というメリットがありますが、さらに大きなメリットとして「情報の共有速度の向上」が挙げられます。

たとえば、拠点が離れた支社とのやりとりを紙で行っていた場合、実際の業務に掛かる時間とは別に「書類の郵送時間」が発生します。
すぐ承認が欲しい申請であっても、書類が相手に届く時間を縮めることは物理的に難しいでしょう。

そのような問題解決にもワークフローシステムが役立ちます。電子化によって、あらゆる書類はリアルタイムで共有され、
申請や承認の速度が飛躍的に向上します。承認フローをよりスムーズ進めることで、社内ルールの不徹底や業務の停滞などのトラブルを未然に防ぎます。

活用している企業はここまで進んでいる

業務の効率化はもちろんですが、ワークフローシステムに蓄積されたデータを活用することで、事業推進力の強化につなげることも可能です。

たとえば、新規事業の企画を稟議で上げる際、ワークフローシステムを導入している企業であれば、過去の稟議書がその場で閲覧できます。
過去に成功した内容を確認し、企画内容に取り入れることも可能です。
また、稟議が通らなかった企画内容がどのような内容だったのか、似通った企画になっていないかなども事前に確認することができます。

過去のデータを活用することで、起案のクオリティが高まり、実行に至るまでの時間の短縮にもつながります。
紙での管理ではなく、あらゆる情報をワークフローシステムによって電子化することで、即時的な検索とリアルタイムの情報入手が可能になります。

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