縦割り組織とは？デメリットや変化に強い組織作りの方法を紹介！

本記事では、縦割り組織の意味やメリット・デメリットについてわかりやすく解説します。

変化に強い組織作りに役立つITシステムも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

縦割り組織とは？

縦割り組織とは、業務内容や地域ごとに部門が縦型に細分化されている組織のこと。部門ごとに独立して業務を遂行し、トップダウン型の指揮系統となっているのが特徴です。

たとえば、本社の配下に複数の事業部を配置する「事業部制組織」も縦割り組織の代表例です。日本企業で一般的に採用されている組織形態ですが、後述するデメリット・弊害が懸念されることから、近年ではネガティブな文脈で語られることが増えつつあります。

また、縦割り組織の反対にあたる組織構造が、横割り組織です。横割り組織は、業務領域や部門の垣根を越え、組織を横断した連携・コミュニケーションが可能な組織構造を指します。

縦割り組織のデメリットと改善のポイント

縦割り組織は、部門内における専門性向上や部門間競争によるモチベーション向上といったメリットが期待できる一方で、デメリットも存在します。

次は、縦割り組織のデメリットと改善のポイントを見ていきましょう。

縦割り組織のデメリット

縦割り組織のデメリットとして、以下が挙げられます。

• コミュニケーションの希薄化
• セクショナリズムの発生
• 柔軟な発想・イノベーションが阻害

それぞれ詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションの希薄化

縦割り組織では各部門が独立して業務を行うため、コミュニケーションが希薄になりがちです。そのため、情報やデータのサイロ化が進みやすく、全社的なナレッジ活用やデータ活用、DXの取り組みが阻害されてしまう可能性が高まります。

セクショナリズムの発生

縦割り組織のデメリットとして、セクショナリズムが発生しやすい点が挙げられます。

セクショナリズムとは、各部門が自分たちの利益を優先し、他部門との協力を避ける傾向を指します。これにより、部門間の連携が損なわれ、組織全体の生産性や意思決定スピードが低下してしまう可能性があります。

柔軟な発想・イノベーションが阻害

縦割り組織はトップダウン型の意思決定が多く、現場主導の柔軟な発想やイノベーションの創出が妨げられることがあります。これにより、組織を取り巻く環境や顧客ニーズの変化に対応する能力が低下し、競争力が損なわれてしまう可能性があります。

縦割り組織の弊害を解消するポイント

縦割り組織の弊害を解消するポイントとしては、以下を挙げることができます。

• 情報共有ツールの導入
• ジョブローテーションの実施
• 横断的なプロジェクトチーム編成

各ポイントを見ていきましょう。

情報共有ツールの導入

部門間のコミュニケーション活発化には、情報共有ツールの導入が効果的です。社内SNSやグループウェア、プロジェクト管理ツールなどを活用することで、部門の垣根を越えた情報共有が促進されます。

ジョブローテーションの実施

ジョブローテーションの実施も縦割り組織の課題解消に有効です。

従業員が異なる部門で経験を積むことで、各部門の業務内容や課題を理解しやすくなり、部門間の連携が強化されます。

横断的なプロジェクトチームの編成

複数部門からメンバーを集めたクロスファンクショナルチームを編成するのも有効です。組織横断的なプロジェクトを活発化することで、異なる視点や専門知識が融合し、より創造的な解決策が生まれやすくなるでしょう。

変化に強い組織作りにワークフローシステム

次は、縦割り組織のデメリット・弊害を解消し、変化に強い組織作りを推進するソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議といった手続きを電子化するソリューションで、組織作りのツールとしても活用可能です。

では、ワークフローシステムが変化に強い組織作りに役立つ理由を見ていきましょう。

部門の垣根を超えた迅速な意思決定

ワークフローシステムを活用することで、部門の垣根を超えたスピーディーな意思決定が可能になります。

ワークフローシステムは、実際の組織図や職務権限をシステム上に反映することができ、規定に沿った申請・承認を徹底することが可能です。部門をまたがる手続きや条件分岐を伴う手続きであっても、適切な承認ルートを自動判別してスピーディーに承認プロセスを開始できます。

また、ノートPCやタブレット端末、スマートフォンなどのデバイス上で申請から承認・決裁まで完結できるので、時間や場所による制約を受けることなくスピーディーな意思決定を実現できるでしょう。

ナレッジ共有・活用の基盤としても効果的

ワークフローシステムは、ナレッジ共有・活用の基盤としても利用可能です。

ワークフローシステムで処理した過去の意思決定は、データとしてシステム上に蓄積されます。

「いつ・誰が何を起案し、どのように処理したのか」という証跡が記録され、必要に応じて速やかに検索・閲覧したり、さまざまな条件で集計・出力したりすることが可能です。

また、所属グループ単位や役職単位で閲覧権限を設定したり、個別にアクセス権限管理を行うことも可能です。従業員が必要な情報にスピーディーにアクセスできる仕組みが整い、ナレッジマネジメントの強化につなげられるでしょう。

システム連携で組織を横断したDX推進が可能

ワークフローシステムは、各種システム・ツールと連携し、組織横断でのDX推進が可能です。

近年では、各業務領域に特化したシステム・ツールが数多く存在します。しかし、部門ごとに個別最適を進めた結果、システム乱立の状態に陥り、管理の負担増大やデータのサイロ化が進んでしまい、結果としてDXの取り組みが阻害されてしまうケースがあります。

一方、ワークフローシステムであれば、各種システムをつなぐハブとして活用でき、部門や業務領域を超えたDXを推進します。システム・ツールごとに行われていた手続きを集約できるので、二重入力や転記などの手間やデータのサイロ化を解消したり、マスタデータ連携によりメンテナンスの負担を軽減したりできるでしょう。

組織作りにワークフローシステムを活用している事例

最後に、ワークフローシステムを活用した組織作りの事例をご紹介します。

事業部ごとにバラバラだった申請業務を統合（アテクト）

株式会社アテクトは、「X-point Cloud」を導入して事業部ごとにバラバラだった申請業務を統合しました。

同社には3つの独立した主要事業が存在し、事業部ごとに業務フローや取引先が異なります。申請業務の流れは事業部ごとにバラバラで、独自の慣習やルールが存在しているほか、紙ベースで申請が行われていたため非効率な作業や意思決定の遅れが生じていました。

そこで同社は、申請業務のデジタル化を決定。紙のイメージを再現でき、スムーズな定着が期待できる「X-point Cloud」の採用に至りました。

現在、同社では全従業員が「X-point Cloud」を利用しており、主要3事業部で頻繁に利用される帳票を含むほぼすべての申請書をデジタル化。経営目標のひとつである15,000枚の紙削減を達成したほか、年間で約50,000分の業務時間削減にもつながっています。

また、事業部ごとにバラついていた申請業務が標準化されたことで内部統制が強化され、より効率的な経営体制を確立することに成功しています。

複数部門が関わるプロジェクトがスピードアップ（えがお）

株式会社えがおは、「AgileWorks」の導入によりコスト削減を実現するとともに、複数部門が関わる新商品発売プロジェクトのスピードアップを達成しました。

2010年代初頭から急速な拡大期に入った同社では当時、頻繁に行われる組織改編への対応が大きな負担となっていました。とくに申請業務における対応は大きな課題となっており、一部申請に利用していた旧ワークフローシステムの保守運用や改修に多くのコストと期間を要していました。さらに、旧システムでは同社の組織構造や承認ルートを再現するのが難しいなど、機能面の不足も課題に。

こうした背景から同社はワークフローシステムのリプレイスを決断し、システム選定の末、「AgileWorks」の導入を決めました。「AgileWorks」へのリプレイス後、保守運用作業は段階的に社内へと移管され、数年後には完全内製化を実現。組織改編時の対応が迅速化し、従来は3日ほどかかっていた作業を最短即日で完了できるようになりました。

また、7以上の部門が関わる新商品発売プロジェクトでは従来、各部門による承認を経て決裁に至るまでに長期間を要していましたが、「AgileWorks」の機能で並列承認を行えるようになり決裁期間が大幅に短縮しています。

まとめ

今回は、縦割り組織の概要やメリット・デメリット、弊害を解消して変化に強い組織を作るポイントを紹介しました。

記事内でもご紹介した通り、縦割り組織特有の弊害を解消し、変化に強い組織を構築するのに役立つのがワークフローシステムです。組織作りに課題を感じている方は、「X-point Cloud」や「AgileWorks」のご利用を検討してみてはいかがでしょうか。