証跡（しょうせき）とは？意味や重要性、管理を効率化した事例を紹介！

本記事では、ビジネスにおける「証跡（しょうせき）」の意味や重要性についてわかりやすく解説します。

証跡管理に役立つツールや導入事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

証跡の意味

証跡（しょうせき）とは、広義では「証拠となる痕跡」を意味し、ビジネスシーンにおいては「業務全般の適切性を示す証拠や記録のこと」を指します。

具体的には、業務プロセスや従業員の行動、システム上の処理などが、法令や社内ルールなどの規程に沿っているかどうかを客観的に記録した文書やシステムログなどであり、事業の透明性や健全性を担保する上で重要な役割を果たします。

また、証跡とよく似た言葉に「証憑（しょうひょう）」があります。

証憑は、取引の事実を証明する書類のことで、金銭に関わる書類や人事・労務に関する書類などが該当します。どちらも特定の事柄に関する記録を意味しますが、取引に関する記録である証憑に対し、業務全般に関する記録である証跡の方がより対象範囲が広く、証憑は証跡の一部だと言えます。

証跡管理はなぜ重要？

次に、証跡管理の重要性について確認していきましょう。

内部統制の確保

企業にとって証跡管理が必要な理由として、内部統制の確保という点があります。

コーポレートガバナンスやCSRが重視される昨今、内部統制を確保して事業活動の透明性や健全性を担保する必要性が高まりつつあります。

そうしたなか、法令や各種規程に則り業務が行われていることを対外的に示すためにも、証跡を適切に保存・管理することが必要です。

また、上場企業や上場を目指す企業においては内部統制の構築は必須課題であり、証跡管理の取り組みは不可欠だといえるでしょう。

情報資産の適切な管理

情報資産を適切に管理するためにも、証跡管理の仕組みが必要です。

企業は顧客や従業員に関するさまざまな情報を保有しており、これらは重要な情報資産だと言えます。もしもヒューマンエラーや不正行為により情報流出が発生した場合、企業としての信頼は著しく損なわれてしまいます。

外部への漏えいや改ざんといったリスクから情報資産を守るためにも、「いつ・誰が・何を・どのように処理したのか」という証跡を確認できる仕組みを整備する必要があるでしょう。

監査での証明

証跡管理に取り組むことは、効率的に監査対応を行うためにも重要です。

法定・任意を問わず、定期的に会計監査や業務監査を実施しているという企業は多いことでしょう。監査の際には、対象となる事柄の適切性や真実性を証明するための証跡、いわゆる監査証跡の提出を求められる場合があります。

監査対応は通常業務と並行して行われることが多く、担当者の負担が大きくなりがちですが、日頃から証跡管理を行っていれば、求めに応じてスムーズに監査証跡を提出・提示することができるでしょう。

証跡管理にワークフローシステムが役立つ理由

証跡管理の重要性についてはわかりましたが、何から着手すればよいかわからないという方もいらっしゃるかもしれません。

次は、証跡管理に役立つ具体的なソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議などの手続きを電子化するITシステムのことで、証跡管理の強化・効率化にも効果を発揮します。では、ワークフローシステムが証跡管理に有効な理由を見ていきましょう。

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システムログによる証跡管理が可能

ワークフローシステムは、従来は紙で行っていた各種申請や稟議といった手続きをシステム上で完結することが可能です。

ワークフローシステムで行った処理はシステムログとして記録され、「いつ・誰が・何を・どのように処理したのか」という証跡が残ります。これにより、社内手続きにおける不正やミスの抑止につながるだけでなく、万が一トラブルが発生した際も速やかに検知したり、原因追及することが可能です。また、保存されたデータはさまざまな条件で検索・集計することができるので、監査で証跡の提示を求められた際も速やかに対応することができるでしょう。

また、各種システムとシームレスに連携することができる点も、ワークフローシステムの特徴です。システム連携により、各システムで別々行われていた手続きをワークフローシステム上に集約することができます。これにより、システムごとに行わなければならなかった証跡管理を一元化することができるでしょう。

内部統制の強化に役立つ機能が充実

システムログによる証跡管理だけでなく、ワークフローシステムには内部統制の強化に役立つ機能が備わっています。

たとえば、ワークフローシステムの活用は適切な承認ルートの徹底につながります。ワークフローシステムは、組織図や職務権限規程を基に承認ルートをシステム上に再現することができ、製品によっては申請の種類や内容に応じて適切な承認ルートを自動判別することが可能です。これにより、然るべきプロセスを経ずに決裁・処理されてしまうエラーを防ぐことができるでしょう。

また、申請・決裁データの閲覧権限を役職ごとに設定したり、個別に設定したりすることも可能なので、情報漏えいや文書の改ざんといった不正防止にも効果的です。

ワークフローシステムで証跡管理を改善した事例

では、ワークフローシステムを導入・活用して証跡管理を改善した企業事例を見ていきましょう。

ここでは、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」の導入事例の一部をご紹介します。

承認や報告の証跡を正確に残せる仕組みを構築（アスティーダ）

プロ卓球チーム「琉球アスティーダ」を運営する琉球アスティーダスポーツクラブ株式会社は、上場準備を推進するため「X-point Cloud」を導入しました。

課題であった人手不足による業務ミスや手戻り、業務フローのバラつきといった課題を「X-point Cloud」によって解消し、2021年にはプロスポーツ運営企業として国内初となる株式上場を達成。「X-point Cloud」導入により承認や報告の証跡を正確に残せる仕組みが整ったことで、上場企業の社員にふさわしいマインドセットが醸成されるなど、社員の意識改革にも寄与しています。

証跡を残すコンプライアンス効果を評価（富士ゼロックス※）

複合機を中心としたさまざまな商品・サービスを提供する富士ゼロックス株式会社（※）は、顧客価値向上時間の創出および営業品質向上を目指して「AgileWorks」を導入しました。
※2021年4月より富士ゼロックスは富士フイルムビジネスイノベーションに社名を変更いたしました。

ExcelやWordでの帳票作成や回付と比べて、大幅な業務効率化を達成。二重入力の必要がなくなり、これまで30分ほどかかっていた帳票作成時間がわずか数分に短縮したことで顧客対応時間の創出につながっています。また、回付状況が可視化されたことで、「証跡を残すコンプライアンス効果や、監査対応としても有効」と同社担当者は評価しています。

まとめ

今回は、証跡の意味や重要性、管理を効率化するツールと導入事例をご紹介しました。

証跡管理に取り組むことは、コンプライアンスやガバナンスの観点ではもちろん、生産性向上を図るうえでも重要です。

証跡管理に課題を感じている企業は、記事内でご紹介した「X-point Cloud」や「AgileWorks」の導入・活用を検討してみてはいかがでしょうか。