情報共有とは？必要性やメリット、効率化に役立つツールを紹介！

ビジネスシーンでは「情報共有」というキーワードを見聞きする機会が多々あります。

業種業界や組織規模を問わずあらゆる企業にとって必要な情報共有ですが、
「ビジネスにおける情報共有の意味や必要性とは？」
「情報共有が上手くいかない要因は？」
「情報共有の促進に役立つシステム・ツールはある？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、情報共有の意味や必要性・メリット、よくある課題を紹介するとともに、情報共有の促進・効率化に有効なソリューションをご紹介します。情報共有の効率化に成功した企業事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

情報共有とは？

ビジネスにおける情報共有とは、組織や個々の従業員が保有するさまざまな情報を、組織全体あるいはチーム内やメンバー間で共有することです。

事業活動のなかで収集したり扱ったりする情報にはさまざまな種類がありますが、それらの情報は企業にとって非常に重要であり、ヒト・モノ・カネと並んで4大経営資源のひとつに数えられています。

組織内のメンバーが必要な情報へとスピーディーにアクセスできるような情報共有の仕組みを整えることで、組織全体の生産性が向上するとともに、イノベーションが生まれる可能性も高まるでしょう。

情報共有を行う必要性やメリット

次に、情報共有を行うことの必要性やメリットについて確認していきましょう。

属人化の解消と生産性向上

情報共有を行うメリットとして、属人化を解消して組織全体の生産性向上を挙げることができます。

情報共有が十分に行われていない場合、業務上必要な情報がすぐに見つからず業務が停滞してしまったり、個々人がそれぞれの知識・ノウハウだけに基づき作業を行うことで属人化に陥ってしまう可能性が高まります。

一方、情報共有が活発に行われている組織では、必要な情報にすぐアクセスできるため業務を円滑に進めることが可能です。また、各従業員が持つ知識・ノウハウを集合知として組織全体で活用することが可能になり、業務プロセスの最適化が進み生産性向上につなげることができます。

人材育成や引き継ぎの円滑化

情報共有の仕組みが機能している組織では、人材育成や業務の引き継ぎを円滑に行うことができます。

情報共有が行われているということは、個々人が保有する暗黙知が形式知へと変換され、情報が言語化・可視化されている状態だと言えます。人材育成や業務の引き継ぎを行う際、業務に関する情報が言語化・可視化されているため、業務上必要な情報をスムーズにレクチャーしたり引き継いだりすることができるでしょう。

内部統制・ガバナンスの強化

内部統制やガバナンスの観点でも、情報共有の仕組みは重要です。

企業では多種多様な情報を扱いますが、なかには厳重な取り扱いが求められる情報も存在します。そうした機密情報に対して、第三者による閲覧や外部への流出、改ざんなどの不正が発生した場合、大きな損害を被ってしまいます。

情報共有の仕組みが整備されており、運用ルールが徹底されていれば、そうしたリスクを軽減することができるでしょう。

円滑な情報共有を阻む要因とは？

次に、円滑な情報共有の妨げとなってしまう要因を見ていきましょう。

仕組みの整備が不十分

仕組みの整備が不十分なために、情報共有が上手くいかない、定着しないというケースがあります。

情報共有を定着・促進させるには、なぜ情報共有が必要なのかを理解してもらったうえで、どんな情報を、どのように共有すればよいのかを明確に示す必要があります。

従業員に対して漠然と情報共有を促すのではなく、情報共有のルールを整備したうえで必要性を周知していくことが大切だと言えます。

アナログな情報伝達

情報共有がアナログな手法で行われている場合、伝達に遅滞が発生したり情報に抜け漏れが生じたりといったリスクが高まります。

たとえば、文書を作成・印刷して提出するような形で情報共有を行っている場合、共有相手が出張やテレワークなどで不在の場合、情報共有が停滞してしまいます。また、情報共有の過程で文書が紛失・破損してしまう可能性も否定できないでしょう。

ツールの乱立にも注意が必要

近年では、グループウェアやチャットツール、タスク管理ツールなどのコミュニケーションツールのほか、各業務領域に特化したシステム・ツールも多数存在します。

こうしたシステム・ツールは情報共有の効率化に役立てることができますが、各業務領域でシステム・ツールを導入していった結果、システム・ツール間での情報のサイロ化が加速してしまうケースがあります。組織全体を横断して情報共有を促進していくには、各システム・ツールのハブとなる共通基盤が必要になるでしょう。

情報共有を効率化するツールとは？

先述の通り、近年では多種多様なビジネスツールが登場しており、情報共有の効率化に有効なツールも多数存在します。

なかでも、情報共有の効率化にとくに有効なツールとして知られているのがグループウェアです。グループウェアとは、企業内のコミュニケーションを円滑にし、業務効率化を促進するためのソフトウェアのことで、代表的なグループウェアとしては「Google Workspace」や「Microsoft 365」、「サイボウズ Garoon」、「desknet’s NEO」などが挙げられます。

グループウェアには情報共有に役立つさまざまなツールが集約されており、全社共通の「社内ポータル」として利用することが可能です。また、各種システムと連携することで、その利便性をさらに高めていくことができるでしょう。

また、グループウェア以外にも、ビジネスチャットやオンラインストレージ、プロジェクト管理ツールなど、情報共有を効率化するツールは多数存在します。自社の業務形態や課題に合わせて適切なツールを導入することで、情報共有を効率化していくことができるでしょう。ただし、先述したようにツールの乱立には注意が必要です。ツールの導入と合わせて、各種システム・ツールの基盤となる仕組みを整えることも検討しましょう。

ワークフローシステムが情報共有の効率化を加速

情報共有の必要性・メリットや注意点について説明してきましたが、具体的に何から取り組めばよいかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような場合、まずはワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

ワークフローシステムとは、紙の文書で行われている申請や起案、報告などの各種手続きを電子化するITシステムのことで、情報共有の効率化に役立てることが可能です。

次は、ワークフローシステムが情報共有の促進・定着に役立つ理由を見ていきましょう。

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情報共有のスピードが向上

ワークフローシステムはデバイス上で各種文書を作成・提出することができ、入力補助機能なども備わっているため、効率的な情報伝達が可能です。また、ワークフローシステムによっては、申請の種類や内容をもとに回付ルートを自動で判別する機能が備わっており、速やかに回覧を開始することもできます。

さらに、ワークフローシステムで処理したデータはシステム上に蓄積されます。さまざまな条件で検索・参照することができるので、蓄積されたナレッジにスピーディーにアクセスすることが可能になるでしょう。

時間や場所に縛られない情報共有

時間や場所に縛られることなく情報共有を行える点も、ワークフローシステムの利点のひとつです。

紙文書や口頭による情報伝達の場合、オフィスにいなければ行えないケースがほとんどです。一方、ワークフローシステムであればデバイス上で申請・閲覧・承認といった一連のプロセスを完結することが可能です。時間や場所の制約が解消されるため、テレワークなどの柔軟な働き方の促進という面でも効果的だと言えるでしょう。

強固な内部統制・ガバナンスを構築

ワークフローシステムは、強固な内部統制・ガバナンスの構築にも有効です。

たとえば、先述した回付ルートの自動判別機能が備わっているワークフローシステムであれば、本来関係のない人物に誤って情報が展開されてしまうリスクを解消することができます。また、システムに保存されたデータに関しても、閲覧権限を個別に設定したり、職位に応じて権限を付与したりといった細かなセキュリティ管理が可能です。

さらに、システムログから「いつ・誰が・何を処理したのか」を確認できるので、不正の防止や検知にも役立ちます。

システム連携で情報共有の基盤を確立

ワークフローシステムは、他システム・ツールと連携することで利便性を高めていくことができます。たとえば、システム間でのデータ入力・転記作業や突合作業を自動化することも可能です。また、ワークフローシステムを活用することで、各システム・ツールで行われていた手続きを集約することができ、情報共有の基盤として機能させることができるでしょう。

グループウェア連携で情報共有がさらに加速

ワークフローシステムは他システム・ツールとシームレスに連携することが可能とお伝えしましたが、情報共有という観点でとくにおすすめしたいのがグループウェアとの連携です。

先述の通り、グループウェアには情報共有に役立つさまざまなツールが集約されています。グループウェアとワークフローシステムを連携することで、グループウェアのホーム画面に各種申請・承認などの手続き状況を表示させたり、ホーム画面上で文書を検索したりすることが可能になります。また、SSO（シングルサインオン）によって、グループウェアにログインすることでワークフローシステムへのログイン作業を省略することができ、グループウェア・ワークフローシステム双方の利用率を高める効果が期待できます。

ワークフローシステムで情報共有を効率化した事例

最後に、ワークフローシステムを活用して情報共有を効率化した事例をご紹介します。

ここでは、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」を例に、情報共有の効率化につながった事例を見ていきましょう。

申請や情報共有などを一つの画面で完結（京都女子学園）

京都で10年以上の歴史を有する学校法人京都女子学園は、組織内に根深く残る紙文化・押印文化からの脱却を図り「X-point Cloud」を導入しました。

同法人では従来、比較的軽微な申請から巨額の予算を要する建設工事の申請まで紙の稟議書で承認を行っており、稟議書はいわば「組織運営の要」と言える存在でした。しかし、紙による申請業務は承認まで20日を要することも珍しくなく、印刷や保管にも多大な労力が費やされている状況でした。

こうした状況を危惧した同法人は、ペーパーレス化を推進するためワークフローシステムの導入を決断。複数製品を比較検討した結果、紙のイメージを再現できるフォーム作成機能や電子印鑑機能など、デジタル化への抵抗感を軽減する機能が備わっている点を評価し、「X-point Cloud」の導入を決めました。導入にあたっては、すでに利用されていたグループウェア「サイボウズGaroon」と連携し、申請業務だけでなく情報共有や勤怠、スケジュール管理などを一つの画面で完結できるような仕組みを構築。

現在、同法人での「X-point Cloud」の総利用者数は約150名に達し、幅広い業務で効率化が実現。稟議書の申請に要する時間は従来の半分程度まで短縮され、事務処理にかかる工数も大幅に減少しています。さらに、クエリ機能を活用することで経営層向けの報告用資料を即座に作成することが可能になったほか、「サイボウズGaroon」と連携したことで情報共有が活発化されるなど、デジタル化による確かな成果を得ています。

「報告ステップ」の活用で申請スピードが2倍に（中間貯蔵・環境安全事業）

全国5ヶ所でPCB廃棄物処理および中間貯蔵事業を手がける中間貯蔵・環境安全事業株式会社は、「AgileWorks」を活用して申請業務の電子化を推進しました。

政府全額出資の特殊会社である同社は国の政策から受ける影響が大きく、2020年に行われた国の規制改革の一環である「書面規制・押印・対面規制の見直し」においても、既存の業務体制の刷新が求められました。

当時、同社では紙の申請書で稟議や経費精算、購買業務などの各種申請を運用しており、多くの手間が生じていました。とくに同社では、承認権者以外の関係者にも回覧を行う習慣があり、決裁までに数多くの部門を経由しなければならないために決裁期間が長期化していました。そうしたなか、先述した国の方針が決まったこともあり、同社は申請業務のデジタル化を進めることに。

同社は社員の平均年齢が高くアナログな組織文化が根強く残っていたことから、システム選定では既存業務との違和感なく利用できる機能が求められました。比較検討の結果、紙の申請書デザインを再現でき、承認権者以外にも申請書を回覧できる「報告ステップ」機能が備わっている点を評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。とくに「報告ステップ」機能については、承認の流れを止めることなく指定のユーザーに回覧を行える点で高い評価を得ました。

スモールスタートで申請書のデジタル化を進めた結果、現在では60種類以上の申請書が「AgileWorks」上で運用されており、3年間の累積申請数は約45,000件にも達します。「報告ステップ」機能を活用することで申請スピードも向上し、従来1週間ほどかかっていた承認期間が3日ほどに短縮しています。また、申請書の処理や保管に要する手間も大幅に軽減されるなど、導入による効果を実感されています。

情報共有や意思決定の遅れを解消し、業務標準化も実現（トプコン）

「医（ヘルスケア）・食（農業）・住（建設）」の3分野でDXを推進する株式会社トプコンは、「AgileWorks」へのリプレイスにより旧システムで抱えていた課題を解消することに成功しました。

同社では従来、世界29の国と地域に拠点を展開する同社では従来、ITインフラや業務システムが国ごとに異なるために情報共有や意思決定に遅れが生じることが多々ありました。そこで同社は、「いつでも（Anytime）・どこでも（Anywhere）・どんなデバイスでも（AnyDevice）」を合言葉とした｢A-Cubeプロジェクト｣を2014年に始動。その一環として行われたのがワークフローシステムの刷新でした。

同社が以前利用していた旧ワークフローシステムはスマートフォンに対応しておらず、承認業務が遅れてしまうことが珍しくありませんでした。また、開発業務は属人化しており、保守運用のコストも増大化していました。この状況から脱却するため、同社は新たなワークフローシステムの選定を開始。属人化の解消に期待できる直感的なUIで、組織改編時の負担軽減に有効な「先付けメンテナンス機能」を有している点などを評価し、「AgileWorks」の導入を決めました。

現在、同社ではグループ9社、約1,900名に「AgileWorks」が展開されており、当初の目的であったマルチデバイス対応が実現したことで意思決定が大幅に効率化。社内ポータルサイトとの連携も実施したことで、申請・承認に関する情報を社内ポータルのトップページ上で確認することが可能となっています。さらに、直感的なUIにより開発業務の引き継ぎが容易になり、業務の標準化も実現。プレビュー機能を活用し、現場とコミュニケーションを取りながら作業を進めることができるなど、効率的に開発業務を行える体制が整備されました。

情報共有や知識継承にも活用（テレビ朝日）

数々の人気コンテンツを世に送り出す株式会社テレビ朝日は、「AgileWorks」を導入して総務系の申請業務を電子化しました。

テレビ局では紙を使った申請関連業務が多く、とりわけ同社の総務部門では月間200件近くの申請を処理しなければならず、負荷が大きい状態でした。申請手続きが発生するたびに総務部の担当者は手を止めて対応する必要があり、承認判断には双方の業務知識が求められるため属人化してしまう点も課題視されていました。そこで同社は2016年に「IDEX」というシステムを構築し、入館事前申請を電子化。これに一定の成果を得た同社は、申請業務の電子化に向け本格的に動き出すこととなりました。複数の製品を比較した結果、使いやすさとコストパフォーマンス、そして同業種での実績を評価し、「AgileWorks」の導入に至りました。

導入後、申請業務の約9割、16種のワークフローを電子化することに成功し、同社が独自に開発した申請情報管理システム「APLEX」との連携も実施。申請側も承認側も効率的に業務を行うことが可能になったほか、進捗の可視化や業務標準化の面でも効果を感じています。さらに同社では、属人的に把握されていた業務知識の継承という面でも「AgileWorks」に期待が寄せられています。承認時のチェック項目や関連情報などの知識をマニュアル化して申請フローとリンクすることで、承認判断に必要な情報を共有しながら知識の継承を行える点を評価しています。

まとめ

今回は、情報共有に焦点を当ててその意味やよくある課題、効率化する方法について解説してきました。

業種業界や組織規模を問わず、情報共有は業務を円滑かつ健全に遂行するために欠かすことができません。そして記事内でもご紹介したように、情報共有を効率化する方法のひとつとしておすすめしたいのが、ワークフローシステムの活用です。

情報共有に課題を感じている方や効率化を目指している方は、ぜひワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」のご利用を検討してみてはいかがでしょうか。