ワークフローシステム導入後はどのように業務が変わるのか?

ワークフローシステム(以下、ワークフロー)は業務手続きの電子化によって業務負担の軽減と事業推進力の強化が可能ですが、具体的にはどのように業務が変わるのでしょうか。

ワークフローは全従業員の業務負担を減らす

特定の部門で使用するシステムや、新たに何かができるようになるシステムなどIT製品にはさまざまありますが、中でもワークフローは「全従業員の業務負担を軽減する」という特性を持った、会社の業務効率化には最適なシステムです。全従業員の業務負担を軽減する理由は、「業務手続きの電子化」にあります。

業務改善では削減できない、

  • 個人情報の変更届など雇用に関する申請
  • 交通費精算など経費に関する申請
  • 議事録など社内に関する情報共有
  • 保管義務のある書類管理 etc.

このような業務をワークフローは業務効率化させます。

業務改善では削減できない業務だからこそ、いかに効率よく行うかが重要となります。また、その業務を行う従業員の割合が高いほど、業務効率化した際の効果はとても大きなものになります。

ワークフローが業務効率化させるのは、どの企業でも必ず行っている業務手続きはもちろん、その企業特有の頻発する申請業務が対象なので、ワークフロー導入が業務効率化につながるのは必然とも言えるのです。

ワークフローで解決するのは業務効率だけではない

ワークフロー導入のメリットとしてよく言われているひとつはペーパーレスですが、ただ“紙が無くなる”というメリットだけではありません。情報が電子化されることで、情報の共有速度は格段に上がります。

たとえば、拠点が離れた支社とのやりとりを紙で行っていた場合、実際業務にかかる時間とは別に「書類の郵送時間」がかかることになります。すぐ承認が欲しい申請でも、書類が相手に届く時間を縮めることは物理的に難しいでしょう。

承認フローがスムーズに進まないと、承認を待たずにその先の業務を進めてしまったり、承認が下りるまで業務をストップしたりしなければならないという事態が発生します。そのような事態は、社内ルールの不徹底や業務の停滞などにつながるため、大きなトラブルが発生する前に改善しなければなりません。ワークフローはそのような問題解決にも役立ちます。

ワークフローを活用している企業はここまで進んでいる

ワークフローで蓄積されたデータを活用して事業推進力の強化につなげることも可能です。新規事業の企画を稟議で上げる際、ワークフロー導入している企業であれば、過去の稟議書の閲覧が可能となります。過去に成功した内容を確認し企画内容に取り入れることも可能です。また、稟議が通らなかった企画内容がどのような内容だったのか、似通った企画になっていないか事前に確認ができます。

情報が電子化されていることで、検索ができる点やリアルタイムの情報が入手できる点が紙での管理とは大きく異なります。過去のデータを活用することは、起案の質を高め、実行に至るまでの時間を早めることに繋がります。

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ワークフローシステムは「全従業員の業務負担を軽減する」という特性を持った、会社の業務効率化には最適なシステムです。従来の申請・承認業務や帳票管理など、導入することでどのように業務が変わるのかを、従来の業務と比較しながらご紹介しています。

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