ワークフローとは

ワークフローとは
のこと

「ワークフロー」とは、一般的には「業務の流れ、もしくは流れを図式化したもの」です。
ここで説明する「ワークフロー」とはワークフローシステム(以下、ワークフロー)を指しています。
「稟議システム」や「電子決裁システム」、活用方法によっては「BPM」と呼ばれるケースもあります。
昨今では、更新履歴の管理で改ざんの防止や早期の不正発見を目的としたワークフロー導入も進んでいます。

ワークフローは業務手続きを電子化することで、これまでかかっていた業務負担を減らします。
業務改善でも削減できない各種申請・稟議などの組織として必要な業務を、
電子化でスムーズかつ スピードを持って対応できるようにする。それがワークフローです。

ワークフローを導入していないと
発生する3

1

紙文書のやりとりで
時間の無駄や管理の手間が発生

時間のかかる書類やりとり

郵送の場合、往復で4日。
書類を移動させるだけで、
96時間もかかる。

突然求められる確認・承認

他業務中でもおかまいなし。
自分のタイミングで処理できない。

戻ってくるまで進捗状況が分からない

どこで時間がかかっているのか
わからない。
紛失リスクも高い。

2

手作業での管理・
保管場所の確保が必要

デスクへ乱雑に置かれた書類

渡された書類を
とりあえず置いてしまう。
分類や優先度は不明。

書類の管理・保管を手作業で

書類のファイリングや
管理簿への記入作業。
紙では改ざんによる不正の懸念も。

かさばる書類ファイル

保管期間が決められた書類は
期間中
処分できない。
保管スペースが年々拡大。

3

手書きによる手間、
社内ルールの不徹底

同じ内容でも毎度記入

定期代の申請や消耗品の購入など
同じ申請内容でも、
毎回手書きで申請。

1文字ミスでも書き直し

誤字脱字、差戻しによる修正。
たった1文字でも初めから書き直し。

提出書類の書式がバラバラ

PCに保存した
古い書式を使う従業員。
管理側で古い書式の破棄ができない。

ワークフローを導入すると
得られる3

1

決裁期間や書類管理の
手間に大きな違い

決裁までの期間

1週間以上 即時決裁可能

書類の保管枚数

増加する一方 0(何件の申請でも)

書類の整理状態

乱雑な状態 整理された状態
2

新しい業務フローで
業務スピードが高速化

書類のやりとりが不要になる

郵送・メール・FAXを使った
書類のやりとりが
不要になり、
システム内で完結します。
そのため決裁までにかかる期間に、
拠点間の距離が影響することは
なくなります。

オフィス外での申請や承認作業ができる

ワークフローで業務手続きが
オフィス外でも
可能となり、
さまざまなワークスタイルに
対応します。
また、急ぎの承認依頼にも
すぐに対応ができるようになります。

書類の検索ができる

必要な書類を探す際に
「検索」が可能に
なります。
書類項目や担当者名での検索
だけでなく、指定した条件に
該当する
複数の書類を見つけることも
容易になります。

3

紙文書では難しかった
業務手続きが可能になることで、
内部統制につながる

必要な情報はまとめてデータ化

意思決定プロセスや承認日時など、
紙文書での
業務手続きでは
記録に残せなかった情報も
ワークフローはすべて記録します。
決裁後の改ざんも防ぎます。

常に適正なルートで業務手続き

承認者を飛ばして決裁処理が
行われて
しまうといった
イレギュラーな処理が
不可能となり、決められた適正なルートで
業務手続きが行われます。

自動的にルール通りの運用

ワークフローで行う業務手続きは
設定通りに
行われるため、
運用に関わる変更は
システム上で
行うだけで済みます。
変更前のルートや
書式を
使用されることはありません。

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