物流業に最適なワークフローシステムとは？業界特有の課題や選定のコツ、成功事例を紹介

物流業において、「2024年問題」をきっかけに業務効率化の取り組みを強化したという企業は多いことでしょう。

一方で、物流業の構造的特徴がネックとなり、業務のデジタル化に着手したものの思うような効果を得られていないというケースも珍しくありません。

そうしたなか、物流業特有の課題を解消し、デジタル化を推進するソリューションとして注目を集めているのが「ワークフローシステム」です。

本記事では、物流業界特有の構造的特徴や課題を整理するとともに、ワークフローシステムが課題解決に有効な理由、そして物流業に適したワークフローシステムの選び方について解説します。

物流業でワークフローシステムの必要性が高まる背景

なぜ今、物流業界においてワークフローシステムの必要性が高まっているのでしょうか。

その背景には、法改正による働き方の見直しと、業界特有の構造的な課題があります。

「物流の2024年問題」により業務効率化が急務に

物流業で業務効率化が急務となっている最大の理由が、2024年4月に適用されたトラックドライバーの時間外労働の上限規制です。

これは「物流の2024年問題」とも呼ばれ、物流企業ではドライバーの労働時間を厳密に管理し、不要な事務作業や待機時間を削減することが義務となりました。

そして、ドライバーの労働時間規制適用に伴い、物流企業においては限られた人材と時間でこれまで通りの物流を維持することが求められています。

そうしたなか、物流業界で当たり前に行われていた手書きの日報作成や、申請のために帰社する時間は、もはや大きな経営リスクであり、物流DXの必要性が高まっているのです。

多拠点展開・現場中心という構造的特徴

物流業は、本社、配送センター、複数の倉庫など、拠点が広範囲に分散しているのが特徴です。

さらに、ドライバーや倉庫作業員など、パソコンの前に座らない非デスクワーカーの従業員が多く、現場中心の構造となっている点も特徴です。

この構造により、業務手続きがアナログな運用に頼らざるを得ず、情報の伝達や書類の回覧に大きなタイムラグが生じやすくなります。

意思決定の遅れは、顧客対応の遅れやビジネスチャンスの損失に直結するため、場所を問わず情報共有できる仕組みが不可欠です。

物流業界で頻発する「申請・承認・報告」の4大課題

拠点間が離れており、紙ベースの業務が残る物流現場では、どのような問題が起きているのでしょうか。

ここでは物流業界でよくある、申請・承認・報告業務における代表的な4つの課題を解説します。

1.アナログな業務手続きによる手間の増大

物流業界の課題として、日々の業務報告や申請が紙やExcelで行われていることによる「非効率さ」を挙げることができます。

物流業では、運転日報や経費申請、車両点検表、クレーム・ヒヤリハット報告など、多岐にわたる報告・申請が日々大量に行われます。

そして、多くの物流企業ではこれらを紙やExcelベースで運用しており、ドライバーは配送終了後に手書きで運転日報や車両点検表などを作成しなければなりません。

このような運用は、書類作成の負担が大きいだけでなく、記入ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーも発生しやすく、確認作業に余計な時間を奪われています。

2.拠点間の物理的な距離による承認の停滞

承認の停滞もまた、物流業に起こりがちな課題のひとつです。

拠点が遠隔地に分散する物流業では、紙の申請書などを郵送や社内便でやり取りするため、承認までに多くの期間を要してしまいがちです。

たとえば、現場での備品購入や車両修理の決裁において、管理者の不在や郵送のタイムラグにより、必要な業務をすぐに実行できないといったケースが発生しかねません。

3.複数部門が絡み合う複雑な承認ルート

物流業の業務は、実際に荷物の運送を行うドライバーだけでなく、以下のようにさまざまな部門が複雑に絡み合い成立しています。

• 顧客との窓口となる営業部門
• 問い合わせ・クレーム対応を行うカスタマーサービス部門
• 配車や輸送ルートを管理する運用部門
• 入出庫や在庫管理などを管轄する倉庫部門
• 物流管理システム等を運用するIT・情報システム部門
  など

そのため、業務手続きの承認ルートが複雑になりやすく、手続きの進捗がブラックボックス化して、最終的な決裁までに多くの時間が掛かってしまうケースがあるのです。

4.煩雑な経費精算と月末の管理部門の負担集中

物流業特有の細かな経費精算も、経理部門のリソースを圧迫する問題です。

高速道路の通行料金、駐車場代、燃料代など、ドライバーの立替経費は多岐にわたります。そのため、月末になると大量の領収書や経費申請が本社に届き、経理担当者が手作業で仕訳・入力する負担が局所的に増大してしまいます。

物流業がワークフローシステムを導入するメリット

これらの課題は、ワークフローシステムを導入することで解消することが可能です。

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ここでは、ワークフローシステムが物流業の課題解決にどのように寄与するのか、そのメリットを解説します。

ペーパーレス化によるコスト削減

物流業におけるワークフローシステム活用の最大のメリットは、ペーパーレス化による直接的・間接的なコストダウンです。

先述の通り、物流業では数多くの申請・報告が日々行われますが、これらを紙ベースで運用していると、用紙代や印刷費、拠点間の郵送コストや社内便の運用コストが発生します。

ワークフローシステムで申請・報告業務が電子化されることで、これらのコストを削減することができます。

「場所の制約」を解消し業務の停滞を防止

マルチデバイス対応のワークフローシステムであれば、場所や時間を問わずに申請・報告などの業務手続きを進行できる点も大きな強みです。

ドライバーや倉庫で働く従業員は、現場からスマートフォンで日報などの書類を提出することができ、直行直帰が可能になります。管理者も外出先や出張先からタブレットで承認作業ができるため、移動時間のタイムロスや承認者不在による業務の停滞を防げます。

業務プロセスの標準化と内部統制強化

ワークフローシステムは、申請・報告の種類や内容に応じて、適切な承認ルートを自動判別することが可能です。そのため、ユーザーは承認ルートを意識することなく速やかに手続きを開始することができ、必要な承認・確認の抜け漏れを防ぐことができます。また、拠点ごとにバラバラになりがちな申請・報告業務の運用ルールを、一元的に管理できる点もメリットと言えるでしょう。

さらに、ワークフローシステムでは、過去の書類を検索機能で速やかに参照・出力することができ、「誰が・いつ・何を承認したか」といった証跡もデータとして記録されます。これにより、意思決定プロセスにおける不正や過失のリスクを抑えつつ、監査対応の効率化にもつなげることが可能です。

【物流業向け】ワークフローシステム選定の4つのポイント

物流業界特有の課題解決に有効なワークフローシステムですが、製品選定時に確認すべきいくつかのポイントが存在します。

業界特有の構造や自社の業務プロセスにマッチしていないシステムを導入してしまった場合、かえって現場や管理部門の負担が増大したり、利用が定着せずに形骸化してしまう恐れがあります。

ここでは、物流業に最適なシステムを選ぶための4つの基準を紹介します。

• シンプルな操作性（UI）：IT機器に不慣れな従業員でも、迷わず直感的に入力・申請できる画面設計であること。
• マルチデバイス対応：PCだけでなく、スマートフォンやタブレットの画面サイズに最適化されていること。
• 外部システム連携：既存の勤怠管理、配車管理、会計ソフトなどとデータ連携（CSVやAPI）できること。
• 柔軟な承認ルート：拠点またぎ、条件分岐（金額別など）、代理承認など、自社の複雑なフローを再現できること。

直感的でシンプルな操作性（UI）

物流業におけるワークフローシステム選びにおいては、現場の誰もが使いやすい操作性が非常に重要です。

ITツールに馴染みがないユーザーでも直感的に操作することが可能か、申請書等の作成において、迷わずスムーズに入力を完了できる仕組みになっているかなどは、導入後の定着を大きく左右します。

具体的には、使い慣れた紙帳票のイメージをそのまま移行できるか、プルダウンによる選択入力やマスタデータを参照した自動入力、数値・金額等の自動計算といった入力補助機能は充実しているかなど、ユーザー目線に立って操作性を検証しましょう。

マルチデバイス（スマホ・タブレット）対応

物流業のワークフローシステム選定では、マルチデバイスに対応しているかどうかも重要です。

先述の通り、物流業ではドライバーや倉庫作業員など、現場作業を中心とした非デスクワーカーがシステムを利用します。現場からストレスなく業務手続きを行うためにも、スマートフォン・タブレット端末での操作に対応していることは必須条件と言えるでしょう。

既存システムとの連携性

勤怠管理システムや経費精算ソフト、配車システムなど、既存システムとの連携性も必ずチェックしましょう。

ワークフローシステムで申請や報告などを電子化しても、処理された情報を手作業で業務システムに入力・転記していては、業務プロセス全体の効率化にはつながりません。

各種システムと連携し、ワークフローシステムで処理されたデータが自動で転記される仕組みを構築することで、後続業務を含めたプロセス全体の効率化・自動化を目指すことができるでしょう。

承認ルートの柔軟性

ワークフローシステム選びのポイントとして、物流業の複雑な承認ルートを再現できるかどうかも挙げられます。

申請の種類や内容に応じた条件分岐はもちろん、複数部門をまたがる並列承認への対応、承認者不在時に備えた代理承認機能など、複雑な承認ルートを再現しつつ、イレギュラーを前提とした例外処理にも対応できる柔軟性が求められます。

物流業の課題を解消するワークフローシステム

次は、物流業の課題解消に有効な具体的なソリューションとして、株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」をご紹介します。

「X-point Cloud」と「AgileWorks」は、シリーズ累計5,000社超の導入実績を誇るワークフローシステムで、物流業における事例も豊富に有しています。

そして、物流業のワークフローシステムに求められる以下のような特徴を有しています。

• 紙イメージの再現性と直感的な操作性
• スマホ・タブレットへの対応
• 各種システムとのシームレスな連携
• 複雑な承認ルートに対応する柔軟性

ここでは、物流業における導入事例や、すぐに使える申請書テンプレートをご紹介します。

システム連携で業務効率化と月次決算の早期化を実現（ギオン）

神奈川県相模原市に本社を構える総合物流企業である株式会社ギオンは、「X-point Cloud」の導入により、本社経理部門への業務集中と月次決算の遅延を解消しました。

同社では従来、各拠点から本社経理課に届く大量の紙書類を基幹システムへ手入力しており、膨大な時間と労力が費やされていました。

こうした状況は、月次決算の早期化を妨げる大きな要因となっていることから、現場で作成した売上データや経費精算データなどを、そのまま基幹会計システムに連携できる仕組みを構想開始。

製品選定の結果、現場で入力する際のUIが直感的で、独自の帳票を再現できる柔軟性、そして基幹会計システムとの連携性を備えている点を評価し、「X-point Cloud」の導入に至りました。

導入後、現場で作成された各種データの基幹システム連携が自動化され、事務作業の負担が大幅に軽減。本社経理課に一極集中していた膨大なオペレーション業務が削減され、月次決算の早期化を実現しています。

物流業ですぐに使えるテンプレートが豊富

「X-point Cloud」と「AgileWorks」は、すぐに使える申請書テンプレートを豊富にご用意しています。

ここでは、物流業で使われる申請書テンプレートの一部をご紹介します。

自動車運転日報

運転状況の報告・管理に用いる、自動車運転日報のテンプレートです。

事故・ヒヤリハット報告書

事故・ヒヤリハットの報告・管理に利用できる、事故・ヒヤリハット報告書テンプレートです。

入庫報告書

倉庫での入庫状況の報告・管理に役立つ、入庫報告書のテンプレートです。

経費精算書

経費申請・精算業務で利用可能な、経費精算書のテンプレートです。

物流業の課題とワークフローシステム活用に関するFAQ

ここでは、物流業特有の課題とワークフローシステム活用に関するよくある質問とその回答について、あらためて整理していきましょう。

Q1. 物流業で業務効率化が急務な理由は何ですか？

A1. トラックドライバーの時間外労働上限規制（2024年問題）により、限られた人材と時間で物流を維持するため、不要な事務作業や待機時間の削減が求められているためです。

Q2. 紙やExcelでのアナログな運用の課題は？

A2. 運転日報などの書類を手書きで作成する負担が大きく、記入ミスなどのヒューマンエラーが発生しやすい点が挙げられます。また、その共有や管理、確認作業にも余計な時間を奪われてしまいます。

Q3. 拠点が分散していることで起きる問題とは？

A3. 紙の申請書を郵送などでやり取りするため、承認までに期間を要してしまう点が挙げられます。タイムラグにより、備品購入や車両修理などの必要な業務がすぐに実行できなくなります。

Q4. ワークフローシステム導入のメリットは？

A4. ペーパーレス化による用紙代や郵送コストの削減が可能です。また、スマホ等から場所を問わず申請・承認ができるため、直行直帰が可能となり業務の停滞も防げます。

Q5. システムを選定する際のポイントは何ですか？

A5. ITに不慣れでも使いやすいシンプルな操作性、現場から使えるマルチデバイス対応、既存システムとのデータ連携、そして複雑なフローに対応できる承認ルートの柔軟性などが大切です。

まとめ

今回は、物流業でワークフローシステムの必要性が高まる背景や、よくある課題、課題解決に有効なワークフローシステムの選び方などを解説しました。

ワークフローシステムは、物流業でありがちな課題解消に有効なアプローチであり、導入により業務効率化をはじめとしたさまざまなメリットが期待できます。

一方で、その効果を最大限に引き出すには、物流業の特性や自社の業務プロセスに合った製品を選ぶことが大切です。

物流業に適したワークフローシステムを探している方は、記事内でご紹介したワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。