ワークフローシステムの導入でDX推進を実現した事例8選

近年、ビジネスシーンでDX（デジタルトランスフォーメーション）の取り組みが急速に活発化しています。

そして、DXの推進に効果的なソリューションのひとつが、ワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは、申請・承認業務を電子化するシステムのこと。

社内で行われるあらゆる手続きをデジタル化し、個々の業務および業務プロセス全体の最適化することができるため、DXの第一歩として、さらにはDXを全社的に加速していく基盤としてもワークフローシステムは有効だと言えます。

この記事では、ワークフローシステムの導入によってDXを推進している企業の事例を8つご紹介します。

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DX（デジタルトランスフォーメーション）の定義

まずは、DX（デジタルトランスフォーメーション）の定義について、簡単におさらいしておきましょう。

DXを端的に説明すると、「デジタル技術による（生活やビジネスの）変革」のこと。

DXという概念をいち早く提唱したエリック・ストルターマン氏は、DXについて以下のように定義しています。

また、ビジネスの文脈においては、経済産業省が「DX推進ガイドライン（Ver. 1.0）」のなかで以下のようにDXを定義しています。

DX推進に強いワークフローシステムは？

次に、DX推進に役立つ具体的なソリューションとして、株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステム「X-point Cloud」と「AgileWorks」をご紹介します。

2つの製品の特徴について見ていきましょう。

DX推進の第一歩に「X-point Cloud」

「X-point Cloud」は、これからDXを推進していきたいという企業におすすめのワークフローシステムです。

国内シェアNo.1を誇るクラウド型ワークフローシステム「X-point Cloud」は、コストを抑えてスピーディーに導入することが可能。

クラウドサービスなので自社サーバーなどの設備投資は不要で、1ユーザーにつき月額500円から利用できます。

もちろん、ワークフローシステムに求められる各種機能を網羅しているので、社内で行われている申請・承認業務をデジタル化して、DX推進の第一歩を踏み出したい場合に最適なソリューションだと言えます。

DX推進を加速させるなら「AgileWorks」

「AgileWorks」は、組織全体でDXを加速していきたいという企業におすすめのワークフローシステムです。

「AgileWorks」は、人事システムや会計システムなどの各種システムやグループウェアとの連携を前提に設計されています。

また、組織改編や人事異動の際の設定変更も容易で、多言語（英語・中国語）への対応も可能です。

さらに、他社のワークフローシステムやスクラッチ開発されたワークフローシステムからの移行・リプレイスにもスムーズに対応。

大規模企業や中小企業、グローバル企業であっても、「AgileWorks」であれば全社的なDX推進のためのワークフロー基盤の構築を実現可能です。

業務の変革に成功した事例

ワークフローシステムの導入により、業務の変革に成功した事例をご紹介します。

申請処理を約4割削減するなど大幅な業務効率化を実現

一般社団法人KEC関西電子工業振興センターは、X-point Cloudの導入により、申請書の処理業務を約4割削減することに成功しています。

同社では以前、社内稟議や各種申請、経費精算といった業務を紙ベースで行っており、書類作成や回付にかかる手間、会計システムへの入力作業などに多くの工数を要していました。

X-point Cloudでこれらの業務を電子化したことで、申請書の処理業務が約4割削減されるなど大幅な業務効率化を実現し、月次決算の早期化にも効果を得ています。

申請・承認のペーパーレス化で年間1万8000時間の業務時間を削減

太陽建機レンタル株式会社は、AgileWorksの導入で申請業務の大幅な効率化を実現しました。

同社では以前、ほぼすべての業務で紙の書類を利用するなど、紙文化が根強く残っていました。

そして2018年、ペーパーレス化プロジェクトの一環としてAgileWorksを導入し、年間数万時間という膨大な時間を費やしていた承認申請業務の電子化に着手します。

導入後、承認申請業務のほぼすべてをペーパーレス化することに成功し、業務工数の約3割、時間にすると年間1万8000時間の業務時間削減を達成しています。

組織の変革に成功した事例

ワークフローシステムの導入で組織の変革に成功した事例をご紹介します。

国内スポーツチーム運営企業として初のIPOを達成

プロ卓球チーム「琉球アスティーダ」を運営する琉球アスティーダスポーツクラブ株式会社は、X-point Cloudの導入により組織の内部統制強化に成功しました。

同社では、IPO（株式上場）を目指すにあたり、人手不足による業務信頼性の低下、業務フローのバラつき、精度の低い予実管理が課題となっていました。

X-point Cloudの導入により上記の課題を解消し、内部統制の強化を実現。業務に対する責任感が生まれ、社員の意識改革の面でも効果を実感しています。

その後、同社は2021年にプロスポーツチーム運営企業として国内初の株式上場を実現しました。

申請・決裁業務のワークフロー化で働き方を革新

清水建設株式会社は、ホワイトカラーイノベーション活動（ホワイトカラーの働き方を革新すること）の一環として、AgileWorksを導入しました。

AgileWorksの導入後、200種類の帳票を電子化し、申請・決裁業務のワークフロー化を促進。

3年間で約74,000件の申請をAgileWorksで処理し、段ボール約30箱分の管理コスト削減、および月平均1,200時間の工数削減につながるなど、働き方の革新に大きく寄与しています。

プロセスの変革に成功した事例

ワークフローシステムの導入で業務プロセスの変革に成功した事例をご紹介します。

申請・承認業務の一元化を推進し開発生産性が4倍に向上

BIPRPGY株式会社は、AgileWorksで複数システムに分散していた申請承認業務を一元化することに成功しました。

同社では以前から他社のワークフローシステムを導入していたものの、モバイル端末での申請・承認に対応していなかったため、テレワーク推進が阻害されていました。

そこで同社は、モバイル端末にも対応するAgileWorksへとリプレイスし、テレワーク可能な環境を整えました。

さらに、AgileWorksでは申請フォームの開発工数が従来の約4倍に向上。複数のシステムに分散していた申請承認業務を一元化し、業務効率化やシステム運用・保守コストの削減にも効果を得ています。

申請・承認業務の一元管理で月間約1300件のメール対応工数がゼロに

RPA市場を牽引するUiPath株式会社は、メールとExcelで行っていた申請・承認の業務プロセスをワークフロー化することに成功しました。

従来、同社では購買稟議などの申請をメールで行い、申請内容や承認ステータスの管理にはExcelを用いていました。

しかし、1回の申請・承認プロセスのなかで平均5往復のメールのやり取りが発生しており、管理シートの情報の正確性も課題となっていました。

X-point Cloudで申請・承認業務を一元管理することで、月間約1300件にものぼっていたメール対応工数がゼロになり、管理業務も大幅に効率化。

さらに、同社の強みであるRPAとワークフローシステムを連携することで、さらなる業務効率化・内部統制強化を図っています。

企業文化・風土の変革に成功した事例

ワークフローシステムの導入で企業文化や風土の変革に成功した事例をご紹介します。

教職員の「業務改善意識」を醸成し、紙文化からの脱却に成功

学校法人藤田学院は、X-point Cloudの導入により紙文化からの脱却に成功しています。

X-point Cloud導入以前、同学には紙文化が深く根付いており、申請業務をはじめとしたあらゆる業務に紙の書類が使われていました。

X-point Cloudの導入により約500種類の書類を電子化し、業務効率化を実現。

さらに、書類の電子化により教職員の「業務改善意識」が醸成され、ペーパーレス化の動きは全学一体の取り組みに拡大するなど、企業文化の変革につながっています。

システムへの抵抗感を払拭してファーストDXを実現

京南オートサービス株式会社は、X-point Cloudの活用によりファーストDXを実現しました。

同社の2代目経営者である田沢孝雄氏が入社した当初、社内での業務やコミュニケーションはほぼすべて電話とFAXで行われており、社内にはシステム利用に対する不安や反発があったと言います。

しかし、実際にX-point Cloudを利用して承認スピードが向上したことで、社員はその利便性を実感し、システム利用への抵抗感が払拭されました。

社内にワークフローシステムが定着したことで、申請業務にかかっていた時間が大幅に短縮されるなど、DXの第一歩を踏み出すことに成功しています。

まとめ

今回は、ワークフローシステムでDXを推進した企業事例をご紹介しました。

これからDXに着手したいと考えている企業や、DXの取り組みを一層強化していきたいと考えている企業は、今回ご紹介した「X-point Cloud」や「AgileWorks」の導入を検討してみてはいかがでしょうか。