土木・建設機械をはじめとした各種機器のレンタル事業を展開し、全国に120カ所以上の支店を有する太陽建機レンタル株式会社は、社内業務のペーパーレス化を推進するためAgileWorksを導入。

承認申請業務のほとんどをペーパーレス化し、年間約1万8000時間の業務時間が削減されました。同時に、AgileWorksを全社展開することで、従来、徹底の難しかった申請書の書式の統一や回付ルートの適正化が可能となり、全国の支店への内部統制の強化も実現しています。

【導入の背景・課題】

• 「紙文化」が根付いており、ほぼ全ての業務で紙の書類を利用
• 年間数万時間が承認申請業務に費やされ、業務生産性が低下
• 紙の申請書が内部統制を阻害する要因になっている

【導入後の効果】

• ほぼすべての承認申請業務をペーパーレス化
• 3割程度の業務時間が削減され、業務生産性の向上に成功
• 統一された運用ルールにより、適正な承認申請業務が実現

同社には長らく「紙文化」が根付いており、あらゆる社内業務で紙の書類が利用されていました。とくに多いものでは月間1,000～1,500件の申請があり、承認申請業務に年間数万時間という膨大な時間が費やされていました。

また、紙の書類は業務効率化だけでなく、全国にある支店への内部統制も阻害する要因になっていました。申請書の書式や回付ルートが改訂された際は全国の支店に通知をしていたものの、周知徹底するのには限界がありました。実際に、古い書式で申請書が回付されることや、申請者が誤った回付先に申請書を送ってしまうことも少なくありませんでした。このような背景から、承認申請業務を適正なルールのもと運用するために、ペーパーレス化が求められていました。

申請承認業務のペーパーレス化を目指し、同社は複数のワークフローシステムの比較検討を実施。

選定要件として重要視したのは、紙の申請書のイメージをそのまま再現できること、簡単に申請書の作成や回付ルートを設定できることの2点でした。

比較検討の結果、もっとも要件を満たすAgileWorksに絞られ、デモが行われました。デモに参加した従業員から、AgileWorksに対して「操作しやすい」といったポジティブな反応が多く、導入の決め手になりました。

全申請書の3割ほどからAgileWorksでの運用が始まり、その1年後にはほぼすべての承認申請業務のペーパーレス化を達成。同社が承認申請業務にかかる時間を調査したところ、導入以前の3割程度の業務時間が削減されていることがわかりました。

さらに、従来発生していた古い書式による申請や回付ルートの誤りは激減し、内部統制の強化にも効果を発揮。統一された運用ルールにより、適正な承認申請業務を実現しています。

【こんな企業におすすめです！】

• 根強く残る「紙文化」から脱却し、ペーパーレス化を推進したい
• 承認申請業務に年間数万時間も費やしており、非効率に感じている
• 申請書の書式の統一や回付ルートの適正化を徹底して内部統制を強化したい