株式会社gumiのワークフローシステム導入事例
社内ポータルとシームレスな連携と導入後の運用負荷を軽減するため、クラウドサービスを前提にワークフローを選定
スマートフォンやフィーチャーフォン向けにゲームを提供しているモバイルゲームプロバイダの株式会社gumiでは、ビジネス拡大による社員数急増により、決裁遅延や管理の複雑化など、紙を使った申請承認業務がボトルネックになっていました。
こうした状況を脱するため、ワークフローシステムX-point Cloudを導入。社内イントラネットからシームレスに稟議や勤怠の申請を行えるワークフロー環境を実現しました。
ペーパーレス化によって決裁時間の短縮や紛失リスクの軽減など、申請承認業務の効率化に成功しています。
課題・背景
・ビジネス拡大による社員数急増に伴い、紙を使った申請業務では管理が複雑化
・決裁書類の管理、検索に手間がかかりデータ管理への移行が必要に
・福岡拠点などとの書類のやり取りにFAXや郵送を利用しており、決裁遅延が発生
業務効果
・決裁時間が短縮され、書類の紛失リスクもなくなったことで業務が効率化
・スマートデバイスなどを利用して自宅や出張先からでも決裁が可能に
・正しい申請ルートで確実に決裁が行われ、起案時のデータが正規化されたことで、確認作業や差し戻し処理が大幅減少
ビジネス拡大に伴う管理業務の複雑化と非効率な紙運用が課題に
同社はこれまで、社員数が少なかったこともあり紙を使って申請業務を行っていました。当時は大きな支障はなかったものの、ビジネスの拡大に伴い社員数が急増し、紙の運用では管理が複雑化。
遠い拠点とのやり取りでの決裁遅延や、紙書類の確認や検索にかかる膨大な手間など、紙書類によって業務に支障が出る場面が見られるようになりました。
そのため、コア業務へと社員が注力できる環境づくりが急務となり、紙からの移行のためワークフローの導入検討を開始しました。
使い勝手が良く運用しやすいクラウドワークフローを検討開始
同社ではワークフローを検討する際に3つの製品要件と4つの機能要件を設けました。
運用しやすさを重視した3つの製品要件
同社ではワークフローを検討する際に下記の3点を重要視していました。
・クラウドサービスであること
・SSO環境への対応
・バックアップ機能
同社ではGoogle Apps（現Google Workspace）をはじめに多くのクラウドサービスを利用していたため、これらと連携して運用できることを重要視されていました。
また、書類管理の効率化を目的にワークフローを導入するため、万が一データが消えてしまっても書類データを復元できるように、バックアップ機能の搭載も必須要件としていました。
使い勝手を重視した4つの機能要件
機能面でも4つの要件を設けていました。
・フォームの使い勝手
・管理番号の自動採番
・関連フォーム
・Safariブラウザへの対応
現在の運用を維持しつつ、申請承認や書類管理の効率化を進めることが必要でした。
そのため、使い勝手がよく管理機能も優れている製品を選定するため、これらの機能要件も併せて検討を進められました。
使い勝手の良さと将来性の高さを決め手にX-point Cloudを導入
上記の要件に当てはまる複数製品を比較検討した結果、同社はX-point Cloudの導入を決定しました。
クラウドワークフローとしての実績と多様なシステム連携
X-point Cloudはクラウド型のワークフローシステムです。
Google Workspaceなど他システムとのSSO連携にも対応しています。
また、データのバックアップも自動で保存されるため、万が一の場合でもデータが欠損するリスクがありません。
多様な運用に対応できる充実の管理機能
機能要件にも対応しており、管理番号の自動採番は採番ルールから自由に設定可能。フォーム同士の関連付けも自由に設定ができます。
環境面もSafariブラウザに対応済で問題ないとの判断に至りました。
特に使い勝手の良さについては、フォームが簡単に作成できて承認印が表示される点など、書類の見た目と機能面の両方で高評価をいただいております。
また、短期間でスモールスタートが可能でありながら、将来的にユーザー数や処理件数が増えた場合でもオンプレミス環境へスムーズに移行・拡張できるという自由度の高さに将来性を感じたことも決め手の1つとなっています。
決裁の迅速化とデータ正規化によるミスの削減
X-point Cloudの運用を開始した同社は、稟議から勤怠管理まで約40種類の書類を電子化し、トータルで約4,000件（取材時点）の申請をX-point Cloudで行われています。
1.モバイル活用による決裁業務のスピードアップ
クラウドサービスならではの利点を活かし、自宅や出張先からノートPCやスマートデバイスを利用して手軽に決裁業務ができるようになったため、業務のスピードアップにつながりました。また、紙での申請と比べて決裁までの時間が短縮され、さらに書類の紛失リスクもなくなったため、業務が効率化され、管理コストも削減されました。
2.起案データの正規化と差し戻しの大幅削減
X-point Cloudではシステム上で決められた申請ルートへの回付、書類の記入内容チェックを行うことができます。そのため、正しい申請ルートで確実に決裁が行われるようになったほか、起案時のデータが正規化されたことで必須事項の記載漏れやミスなどが減り、確認作業や差し戻し処理が大幅に削減されました。
3.社内ポータルとの連携による運用負荷の分散
Google Appsで構築した社内ポータルからSSO環境でアクセスできるため、利用者はシームレスに利用できており、操作性の良さから問い合わせも少なくなりました。また、フォームや承認ルートの作成、運用は各業務の担当部署に任されており、基本的なフォームの作成、変更は問題なく対応できているため、運用負荷の分散にも成功しています。
＊ 取材日時 ２０１３年８月
＊ 記載の担当部署は、取材時の組織名です。
