労務管理とは？効率化のポイントやシステム導入による改善事例を紹介

企業活動を続けるうえで欠かせない業務のひとつに「労務管理」があります。

しかし一方で、
「そもそも労務管理とはどんな業務？」
「労務管理で取り組むべき課題とは？」
「労務管理を効率化する方法は？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、労務管理の基本や取り組むべき課題、そして労務管理の改善に役立つITシステムを紹介します。

労務管理について詳しく知りたい方や課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

労務管理とは？

労務管理とは、従業員の労働に関連するさまざまな事柄を管理する業務です。

まずは、労務管理の目的や主な業務内容、混同しやすい人事管理や勤怠管理との違いを見ていきましょう。

労務管理を行う目的

労務管理を行う目的には、大きく以下の2つがあります。

従業員の労働条件や労働環境などは、労働法によってさまざまなルールが定められています。労働法は、労働基準法や労働組合法、最低賃金法など、労働に関する各種法律をまとめた総称のこと。

労働法を含む各種法令の遵守は企業としての社会的責任であり、労務管理が適切に行われていないと社会的信用の失墜や従業員の心身の健康を脅かすリスクとなります。

また、快適な労働環境を整えることで、従業員のモチベーションが高まり、優秀な人材も獲得しやすくなります。

つまり、労務管理に取り組むことで、結果的に組織全体の生産性向上にもつなげることが可能です。

労務管理の主な業務

労務管理の主たる業務として、以下を挙げることができます。

このように、労務管理は従業員の労働に関するあらゆる事柄を扱うため、業務内容は多岐にわたります。

人事管理や勤怠管理との違い

労務管理と混同しやすい業務に、人事管理があります。

労務管理は従業員が安全かつ快適に労働できる環境や制度を整備・管理するのに対し、人事管理は従業員の採用や育成、人事評価の作成・運用や人員配置などを行う業務です。

労務管理は「組織全体における環境やルール」を管理し、人事管理は「従業員一人ひとりの処遇」を管理する点が違いと言えるでしょう。

また、労務管理と混同されやすい業務として勤怠管理も挙げることができます。

勤怠管理は従業員の労働時間や休暇の取得状況など、従業員の労働状況を把握・管理する業務であり、労務管理の一部だと言えます。

労務管理で取り組むべき課題

次に、労務管理で取り組むべき課題として以下の3つをご紹介します。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

コンプライアンスの徹底

労務管理で取り組むべき課題のひとつが、コンプライアンス（法令遵守）の徹底です。

時代の変化に伴い、労働法をはじめとした各種法令が改正されたり、労務領域に関わる新たな法律が制定されたりと、企業に求められるコンプライアンスも変化し続けています。

そうしたなか、従業員の健全な労働環境を整備し、さまざまなリスクを回避するためにも、コンプライアンスの徹底に取り組む必要があるでしょう。

多様な働き方への対応

働き方改革が進む昨今、多様な働き方への対応も労務管理で取り組むべき課題のひとつだと言えます。

とくに近年では、新型コロナウイルス感染症の流行拡大に伴い、テレワークをはじめとしたオフィスにとらわれない働き方が浸透しつつあります。

また、フレックスタイム制やフリーアドレス制、ジョブ型雇用、副業・兼業の解禁など、従来の価値観とは異なる働き方が注目を集めています。

こうした多様な働き方に対応していくことは、生産性の向上やイノベーションの創出、ダイバーシティの推進といった観点でも非常に重要な取り組みになるでしょう。

生産性向上に向けた業務改善

従業員がパフォーマンスを存分に発揮できる労働環境を整備するという意味では、業務改善も労務管理の重要な取り組みのひとつと言えます。

業務プロセスのなかで非効率な工程は発生していないか、属人化していたりボトルネックになっている工程はないかなど、業務を見直し・改善することで組織全体の生産性を高めることが可能です。

労務管理の課題解決はペーパーレス化がカギ

先述したような労務管理で取り組むべき課題をクリアするには、アナログ業務のデジタル化が欠かせません。

なかでも最初に取り組むべきは、紙を使った業務のペーパーレス化です。

労務管理は文書の作成や管理、承認作業といった書類仕事が非常に多く、これらを紙ベースで行っていると、さまざまな「ムダ・ムリ・ムラ」が生じてしまいます。

たとえば、業務の過程がブラックボックス化してしまい、業務が属人化してしまったり、然るべき承認を経ずに重要な事柄が決定してしまったりといったリスクが高まります。

また、紙を使った業務は印刷や回覧、押印など、オフィスに居なければ行えない作業が多数発生し、作業効率の低下や業務の停滞を招くほか、テレワークなどの柔軟な働き方を取り入れられないケースも多々あります。

このように、労務管理の課題の多くは紙を使った業務に起因していると言えます。

そして、紙ベースで行っていた業務のペーパーレス化を進めることで、労務管理の課題解消につなげることができるでしょう。

労務管理の手続きをワークフローシステムで効率化

労務管理のペーパーレス化と聞くと、真っ先に思い浮かぶのが労務管理システムの導入です。

しかし、先述したような労務管理の課題をクリアするには、単に労務管理領域の書類を電子化するだけでは不十分だと言えます。組織内では労務管理以外にもさまざまな手続きが存在し、それらも含めて電子化を進めない限り根本的な解決は望めません。

そこでおすすめしたいのが、ワークフローシステムの活用です。

ワークフローシステムとは、組織内で行われる各種申請や手続きを電子化するシステム・ツールのことで、労務管理領域を含む社内文書のペーパーレス化を実現します。

では、労務管理の課題解決にワークフローシステムが役立つ理由を見ていきましょう。

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コンプライアンスの徹底に有効

ワークフローシステムで業務手続きを電子化することで、コンプライアンスの徹底という面で効果が期待できます。

ワークフローシステムでは、職務権限規程に従い組織図をシステム上に反映し、申請の種類や内容に応じて適切な承認ルートを設定・自動判別することができます。

また、「いつ・誰が・何をしたのか」という記録をデータとして残すことができるので、証跡の改ざんや、然るべき承認を経ずに決裁されてしまうリスクを防ぐことができます。

紙ベースの業務と異なり、物理的に文書が紛失したり破損したりする恐れがなく、閲覧権限を個別に設定することもできるので、機密情報の漏洩といったセキュリティリスクも軽減することが可能です。

さらに、必要に応じて過去の決裁データを検索・参照することができるので、社内からの問い合わせや監査で証跡の提出を求められた際も速やかに対応することができるでしょう。

時間や場所の制約を解消

ワークフローシステムを導入することで、時間や場所の制約を解消し、テレワークなどの柔軟な働き方を促進・定着させることができます。

先述したように、紙ベースの業務にはオフィスに居なければ完結できない作業が多々発生します。

また、労務管理システムを導入していたとしても、労務以外の手続きのために出社せざるを得ない状況が起こりうるでしょう。

一方、ワークフローシステムであれば、ノートPCやタブレット、スマートフォンなどから申請や承認を行うことができ、労務管理の領域に留まらず社内で行われるあらゆる業務手続きを電子化することが可能です。

そのため、時間や場所の縛りを受けることなく、テレワークをはじめとした多様な働き方を柔軟に取り入れることができるでしょう。

組織全体の生産性向上に寄与

ワークフローシステムの導入は、組織全体の生産性向上に寄与します。

各種申請や稟議といった手続きは、部署部門を問わず行われる業務である一方、直接的に利益を生み出すことがない間接業務に該当します。

ワークフローシステムで業務手続きを電子化し、紙業務の無駄や非効率を解消することで、間接業務に充てていた工数を削減でき、より付加価値の高い業務に注力することが可能になります。

また、ワークフローシステムでは、紙ベースの業務では見えてこなかった業務の流れが可視化されます。ボトルネックとなっている工程の特定やモニタリングが容易になることで、継続的な業務改善に役立てることが可能です。

福利厚生などの制度利用を促進

労務管理には福利厚生の整備・管理といった業務がありますが、社内制度を整えたとしても利用されなければ意味はありません。

しかし、紙ベースで福利厚生などの手続きを行っている場合、申請のハードルが高くなりがちで、制度が定着しないというケースが多々あります。

ワークフローシステムで手続きを電子化していれば、PCやスマートフォンなどのデバイスから気軽に申請を行うことができ、社内制度の利用を促進することができるでしょう。

システム連携でさらなる効率化を実現

システム連携によって効率化の範囲を拡張できる点も、ワークフローシステムのメリットです。

たとえば、ワークフローシステムで処理した労務関係の手続きデータを人事システムや勤怠管理システムに引き継ぐことで、データの二重入力やメンテナンスの負担を軽減することが可能です。

各業務領域で行っていた手続きをワークフローシステムに集約することができるので、システム・ツールの乱立による生産性の低下を防ぐことにもつながります。

労務手続きの効率化を実現した企業事例

ワークフローシステムが労務管理の課題解決に役立つことをお伝えしましたが、数ある製品のなかからどう選べばよいかわからないという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そのような場合におすすめしたいのが、シリーズ累計導入数4,000社以上を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」や「AgileWorks」です。

では、「X-point Cloud」や「AgileWorks」を活用して労務関連の手続きを効率化した事例をご紹介します。

建設DXに向けた組織基盤の構築に成功

土木工事に強みを持つ株式会社加藤建設は、ワークフローシステム「X-point Cloud」の導入により工事関係書類を含む約100種類の申請書を電子化しました。

同社では従来、申請・承認業務を紙と印鑑で行っており、社長決裁の申請書は全国約20か所の拠点から本社に郵送する運用体制となっていました。

しかし、本社に送られてくる申請書の量は毎月段ボール10箱分にものぼり、誤記による手戻りやシステムへの入力作業など数々のムダ・非効率が生じていました。

グループウェアのワークフロー機能で申請業務の電子化を試みた同社ですが、複雑な申請業務を電子化することができず、ワークフローシステムの導入を検討開始。

申請フォームや承認ルートを細かく設定でき、入力補助機能や承認ルートの自動分岐機能が備わっている点などが決め手となり、「X-point Cloud」の導入に至りました。

導入から3年で約100種類の申請書を電子化し、申請業務に要していた時間が平均で約50%削減。

勤務時間や残業代などを申請する勤務届は、自動計算やカレンダーとの連携により申請工数を約90%削減することに成功しています。

さらに同社では、「X-point Cloud」と業務システムをRPAで連携する取り組みも進めています。

「X-point Cloud」で処理したデータを業務システムに自動転記する仕組みづくりに取り組むなど、社内全体の業務効率化を図っています。

勤怠申請を電子化し業務のスピードアップと効率化を実現

「ABC-MART」を全国に展開する株式会社エービーシー・マートは、ワークフローシステム「X-point」を導入して勤怠関連の申請・承認をペーパーレス化することに成功しています。

同社では従来、各店舗で紙の勤怠申請書を記入し、FAXやメール便で本社に集約する運用を行っていました。

しかし、本社に届く申請書の量は毎月4,000部以上にのぼり、受け取った申請書類を6人のオペレーターが1日がかりで入力作業を行う必要があるなど、大きな負担となっていました。

そこで同社は、勤怠関連の申請・承認の電子化を図り、システム導入を検討開始。

紙の帳票のイメージをそのまま電子化することができる点や、システム導入が容易な点、そして勤怠管理だけでなく他の申請業務にも応用できる点が決め手となり、「X-point」の導入を決定しました。

各店舗におけるタイムカードの打刻漏れや公休日変更、直行・直帰などによる勤怠情報の修正や申請のほか、休暇や結婚・弔辞の申請といった勤怠申請・承認に関する業務に「X-point」を適用。

申請書の紛失や申請の遅れ・ミスなどがなくなり、業務の正確性やスピード、効率を改善することに成功しました。

また、書類の保管スペースや勤怠管理システムへの入力作業が不要になったことで、大幅なコスト削減も達成。

勤怠をはじめとした労務管理以外の申請業務にもペーパーレス化の範囲を拡大し、組織全体の生産性向上に「X-point」を役立てています。

「フルリモし放題制度MAX」など独自制度の円滑な運用を実現

法人向けのWebサービス開発・制作・コンサルティングなどをコアビジネスとする株式会社ゆめみは、2009年にオンプレミス版「X-point」を導入、2021年にはクラウド版「X-point Cloud」に移行し、申請業務のペーパーレス化を果たしました。

ティール組織（自律分散型組織）を実践する同社では、ホームオフィス費用を全額会社負担とする「フルリモし放題制度MAX」など、独自の社内制度を運用。

こうした社内制度のなかには複雑な内容の申請業務も少なくありませんが、「X-point」および「X-point Cloud」の各種機能を活用することで円滑な運用を実現しています。

たとえば同社では、従業員が購入した備品を退職時に自ら買い取ることができる制度を設けており、備品購入・買取の申請を「X-point Cloud」で電子化しています。

備品購入の申請書に備品買取の申請書を紐づけることで、購入日などを入力するだけで減価償却分の金額を自動計算し、購入費用から差し引いた金額を算出する仕組みを構築。

また、購入・買取された備品をクエリ機能で一覧化することで、備品・資産管理にも役立てています。

今後は「X-point Cloud」と電子契約システムを連携し、契約関連業務の自動化を計画するなど、従業員が働きやすい環境・ルールの整備・運用や業務効率化に「X-point Cloud」を活用しています。

紙と場所に縛られないワークスタイルを推進

暮らしや社会に変革をもたらすソリューションを提供し続けるコニカミノルタジャパン株式会社は、ワークフローシステム「AgileWorks」を活用して「紙と場所に縛られない」ワークスタイルを推進しています。

2013年から「働き方変革プロジェクト」に取り組んできた同社では、2014年の本社移転を機にフリーアドレス制を採用したほか、コアタイムのないフレックス制やテレワークの導入など、労働環境や働き方の制度を整えてきました。

しかし、紙ベースの業務プロセスにより働く場所が縛られてしまい、これらの制度は徐々に形骸化。

そこで同社は、いつでもどこでも誰でも働ける環境づくりを図り、「保管文書ゼロ化プロジェクト」をスタートし、ワークフローシステム導入を検討開始しました。

製品選定にあっては、複雑な承認フローであっても対応でき、誰でも簡単に帳票作成や申請手続きを行える使い勝手の良さを評価し、「AgileWorks」の導入に至りました。

「AgileWorks」の導入後、社内稟議や各種申請の電子化を実現し、年間12,000時間の処理工数削減を達成。

また、社内文書の一元管理が可能になったことで全社のガバナンス強化につながっているほか、場所に縛られない働き方が可能となり各種制度の定着にも効果を実感しています。

まとめ

今回は、労務管理の基礎知識や取り組むべき課題、そして労務管理の業務改善に有効なソリューションを紹介しました。

労務管理はコンプライアンスの徹底および組織の生産性向上を図る上で非常に重要な業務です。

そして、労務管理でよくある課題の解消には紙を使った業務のペーパーレス化が重要です。

労務管理に課題を感じている方は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。