人事評価制度とは？基礎知識やよくある課題と解決策を解説！

4大経営資源（ヒト・コト・モノ・情報）という言葉があるように、人材は企業にとって欠かせない存在であり、近年では投資対象の重要資本として人材を捉える「人的資本経営」が注目を集めています。

そして、人材に関わる代表的な制度のひとつが「人事評価制度」です。

しかし、
「人事評価の目的や基準は？」
「人事評価でよくある課題とは？」
「人事評価の効率化に役立つITシステムはある？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょか。

この記事では、人事評価の目的や評価基準といった基礎知識、そして人事評価でよくある課題を解説します。

人事評価の課題を解消するITシステム・ツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

人事評価の基礎知識

「人事評価制度」とは、従業員の能力や業績への貢献度、仕事に向き合う姿勢などを加味して従業員を評価する制度です。

この評価制度は、等級制度および報酬制度と相互に関係して機能するものであり、一般的には評価制度・等級制度・報酬制度という3要素の集合体を総称して「人事制度」と呼びます。

まずは基礎知識として、人事評価の目的や評価方法、混同されがちな人事考課との違いについて確認していきましょう。

人事評価の目的

人事評価を行うことの主な目的として、以下の4点を挙げることができます。

処遇の根拠づけ

人事評価を行う目的として、従業員に対する処遇の根拠づけを挙げることができます。

人事評価を行うことで、従業員の能力や貢献度などが等級に見合っているかを確認することができ、給与や賞与などの報酬に反映することが可能になります。

人材育成・マネジメント

人事評価の結果は、人材育成やマネジメントにも役立ちます。

人事評価によって従業員それぞれの能力や経験を把握することができ、個々人に合った目標設計や配置転換など、育成戦略やマネジメントに役立てることが可能になります。

企業理念の浸透

人事評価を行うことで、従業員に企業理念を浸透させる目的もあります。

従業員に求める行動や姿勢を評価基準に盛り込むことで、企業理念に沿った行動を従業員に促すことができ、組織全体に企業理念を浸透させることができます。

モチベーションの向上

人事評価を行う目的として、従業員のモチベーション向上も挙げることもできます。

人事評価の基準を提示することで、従業員は「やるべきこと」が明確な状態で日々の業務に取り組むことができます。

また、人事評価の結果によって従業員自身が成長の度合いや目標に対する到達度を測ることが可能になり、モチベーション向上につなげることができるでしょう。

人事評価の主な基準

人事評価では、主に以下のような基準を用いて評価を決定します。

業績評価

業績評価では、一定期間における会社への貢献度を基に評価を決定します。

たとえば、売上や利益、KPI（重要業績評価指標）の達成率など、定量評価が可能な基準を評価項目として設けるのが一般的です。

能力評価

能力評価では、業務遂行のために必要なスキルや知識などの能力を基に評価を決定します。

業務のなかでで発揮した能力や、実務・研修などを通じて獲得・習熟した能力が対象となり、主な評価項目として企画力や実行力、指導力などが挙げられます。

情意評価

情意評価では、勤務状況や業務に対する姿勢などを基に評価を決定します。

与えられた仕事に対する責任感や、他の従業員との協調性、仕事に対する積極性など、業績評価と比べると定量的な評価が難しい評価方法だといえます。

人事考課との違い

人事評価とよく似た言葉に、「人事考課」があります。

人事考課も従業員を評価するための制度であり、一般的には人事評価と同義で用いられます。

あえて違いを挙げるとするならば、人事考課は賃金などの処遇面を査定することを主目的としているのに対し、人事評価は従業員の処遇面を決定するだけでなく、人材育成や人材配置に役立てる目的があります。

つまり、人事評価という大きな枠組みのなかに人事考課が含まれていると言えるでしょう。

人事評価でよくある課題

次に、人事評価でよくある課題として、以下の3点をご紹介します。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

適正な評価が難しい

人事評価でよくある課題のひとつとして、適正な評価が難しいという点を挙げることができます。

とくに基準の数値化が難しい情意評価においては、評価者個人の主観が入りやすく、誰が評価を行うかによっても評価結果に違いが表れやすくなります。

また、業務が属人化している場合、被評価者が「具体的に何をしているのか」「どれだけ効率的に作業を行っているのか」がブラックボックスになってしまい、評価者は適正な判断を下すことができません。

こうした理由から、人事評価の結果と従業員の自己評価のギャップが生まれやすく、従業員が不満を募らせてしまうケースが多々あります。

人事評価に工数がかかる

適正な評価が難しいことに加え、人事評価のプロセス自体に多くの工数が掛かってしまうケースも珍しくありません。

人事評価では、評価対象の従業員の上司や所属部門、人事部門での承認を経て、最終的な評価を決定するのが一般的です。

しかし、人事評価シートなどを紙媒体で運用している場合、手渡しによる書類の回付や承認者・決裁者の不在などにより、人事評価がなかなか進まないケースがあります。

また、人事評価の結果を等級や報酬に反映する際も、目視による人事評価シートの確認や手作業による人事システムへの入力作業などが発生し、効率が低下してしまいがちです。

働き方の多様化に対応できない

働き方改革の活発化や昨今の新型コロナウイルス感染症の流行拡大により、オフィスではなく自宅などで就業するテレワークが急速に普及しました。

また、短時間勤務（時短勤務）やジョブ型雇用、兼業・副業など、働き方は今まで以上に多様化しています。

このような働き方の多様化は、先述した適正な評価が難しくなる要因のひとつであり、従来のような画一的な項目・基準で従業員を評価することが難しくなりつつあります。

こうした背景から、評価・等級・報酬の3要素から構成される「従来の人事制度」から、多様な働き方を前提とした「新たな人材戦略」へと変革を図る企業が増えつつあります。

人事評価のトレンド手法

国内企業においては、長きにわたって「年功序列型」の人事評価が主流とされていました。

その後、人材が持つ能力を重視する「能力主義」、仕事の成果を重視する「成果主義」、さらには従業員に与えられた役割を重視する「役割主義」など、企業を取り巻く外部環境や働き方の変化に応じて、人事評価のトレンドも変化を続けてきました。

たとえば近年では、以下のような人事評価の手法がトレンドとなっています。

ワークフローシステムが人事評価に役立つ理由

人事制度のなかでも重要な役割を果たす人事評価ですが、先述したようにいくつかの課題も存在することがわかりました。

次は、人事評価でよくある課題の解決に役立つソリューションとして、ワークフローシステムを紹介します。

ワークフローシステムとは、社内で行われる稟議や申請などの手続きを電子化するツールのことで、人事評価にも役立てることが可能です。

では、ワークフローシステムが人事評価に役立つ理由を見ていきましょう。

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業務の可視化

適正な人事評価を行うためには、業務内容を把握する必要があります。

ワークフローシステムを導入する際は、既存の業務の流れを棚卸しすることになります。

「誰が」「いつ」「何をするのか」という一連の業務の流れを可視化するとともに、職務権限を整理してシステム上に反映していきます。

そのため、従業員が具体的に何をしているのかがわからないという状況を解消することができ、組織体制の明確化にもつながります。

人事評価の効率化

先述したように、人事評価は複数人の評価者の承認を経て最終決定するため、多くの工数と時間を要してしまいます。

ワークフローシステムで人事評価シートを運用していれば、いつでも・どこでも申請・承認・決裁という一連の流れを遂行することができます。

また、所属部署・人事部門・最終決裁者のように部署部門をまたがる承認であっても、承認ルートを自動判別して然るべき承認者に人事評価シートを回付できるため、人事評価のプロセスを効率化・迅速化することが可能です。

さらに、ワークフローシステムで運用している人事評価シートの情報を人事システムと連携することで、人事評価に関する業務をより効率的に行うことができるでしょう。

以下のページでは、ANAグループの多角化事業を担う総合商社である全日空商事株式会社がワークフローシステムと人事システムを連携した事例を無料でダウンロードいただけます。

人事評価の透明性向上

ワークフローシステムの導入は、人事評価の透明性向上にも効果が期待できます。

ワークフローシステムには、申請された文書に対して承認者がコメントを残す機能が備わっている製品があります。

こうした機能を活用し、人事評価シートに評価理由や補足説明をコメントとして残すことで、主観に頼った不公平な評価が行われていないか、評価結果に対する根拠は明確か、といった判断に役立てることができます。

もちろん、人事評価シートの閲覧権限を個別に設定することもできるので、セキュリティを担保しつつ人事評価の透明性を高めることができるでしょう。

テレワークへの対応

先述の通り、近年はテレワークをはじめとした多様な働き方が普及してきています。

ワークフローシステムを導入することで、紙と印鑑で行っていた社内業務をシステム上で完結することができ、オフィスに縛られることなく業務を遂行できる基盤が整います。

また、ワークフローシステム上で日報を運用することで、ノートPCなどのモバイルデバイスから日報の申請・確認・承認を行えます。

そのため、テレワークを実施していても従業員の業務内容・進捗を把握することができ、人事評価に役立てることが可能です。

人材戦略への投資にも

ワークフローシステムを活用することで、経営戦略と連動した「人材戦略」を実践するための投資を強化することも可能です。

ワークフローシステムの導入によって業務効率化を実現することで、人的コストを削減することが可能です。

また、書面の印刷や拠点間での輸送が不要になるため、紙の業務で発生していたコストを削減することも可能です。

こうして削減した工数やコストを、人材マネジメントのためのシステム投資や、従業員の育成・リスキリングなどの予算に充てることで、効果的な人事戦略を実践することができるでしょう。

ワークフローシステム活用で人事評価が効率化した事例

最後に、ワークフローシステムを導入して人事評価の効率化につながった事例をご紹介します。

総合アウトソーシングサービスを提供する株式会社グロップは、紙ベースの申請業務を変革するためにワークフローシステムを導入しました。

ワークフローシステム導入以前、同社では全国約60の事業所で紙ベースの申請業務を行っており、迅速な組織運営の妨げとなっていたほか、事務担当者1名につき1日あたり約1時間の処理工数を費やしていました。

ワークフローシステムを導入したことで、全国どこの事業所からでも申請を行えるようになったほか、外部システムとの連携により大幅な業務効率化を実現。

また、申請状況が可視化されたことでマネジメントの効率化につながり、適正な人事考課にも役立っています。

まとめ

今回は、人事評価の概要やよくある課題などをご紹介しました。

紙ベースで人事評価を行っている場合、評価に不公平感が生じたり、多くの工数を要したり、あるいは多様な働き方への対応が困難になったりと、課題に直面してしまいがちです。

ワークフローシステムを活用することで、人事評価の透明性や効率を高めることができ、テレワークをはじめとした多様な働き方にも対応することができます。

人事評価に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。