入社手続きに必要な書類や効率化に役立つソリューション・事例を紹介！【人事・総務担当者必見】

従業員を新たに雇用する際には、さまざまな入社手続きが必要になります。

保険や税金関係の手続きで必要な書類だけでなく、社内規則や業務を遂行する上で必要な社内手続きも多数発生するため、新入社員にとっても各部門の担当者にとっても負担が大きくなりがちです。

そこで今回は、入社手続きで必要な書類や情報について解説するとともに、入社手続きを効率化するためのソリューションをご紹介します。

入社手続きの効率化・負担軽減を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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入社手続きで必要な書類

入社手続きで必要になる書類は会社によって異なりますが、多くの企業にとって必要な書類や内定者が準備する情報・書類を中心に紹介していきます。

企業が用意する入社手続き関連書類

まずは、従業員を新たに雇用する企業が用意する入社手続き関連の書類を見ていきましょう。

労働条件通知書・雇用契約書

従業員を雇い入れる際は、雇用主が労働条件通知書を交付することが労働基準法で義務付けられています。

労働条件通知書は、雇用主・従業員間の労働条件を取りまとめた文書です。

また、労働条件通知書と併せて雇用契約書を発行したり、労働条件通知書兼雇用契約書という形で発行したりするケースも存在します。

雇用契約書に関しては発行しなくても罰則はありませんが、雇用条件に関する認識の齟齬やトラブルを防止するために発行するケースが一般的です。

採用通知書（内定通知書）

交付が義務付けられているわけではありませんが、会社から内定者に対して採用通知書（内定通知書）を発行して「正式に採用する旨」を通知するのが一般的です。

なお、採用通知書の発行後に会社側（雇用主側）の都合で採用を取り消した場合には違法となります。

入社誓約書

内定者の入社意思を書面に残すために、入社誓約書（入社承諾書）を用意します。

形式や記載内容に決まりはありませんが、取り決めた条件で入社することを承諾する旨を記載し、内定者が署名捺印する欄を設けます。

扶養控除等申告書

扶養控除等申告書も入社手続きで必要な書類のひとつです。

税金や社会保険などの手続きを行うために必要であり、扶養者の有無に関わらず提出が求められます。

健康保険被扶養者異動届・国民年金第３号被保険者届

内定者に扶養者がいる場合、健康保険被扶養者異動届と国民年金第３号被保険者届の提出が求められます。

法定三帳簿（労働者名簿・賃金台帳・出勤簿）

企業には、労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3つからなる法定三帳簿の作成が義務付けられています。

新たに従業員を雇用した際には、速やかにこれらの帳簿に必要事項を記載し、保管しなければなりません。

内定者に準備してもらう情報・書類

入社手続きにあたり、内定者に準備してもらう情報や書類もあります。

主な情報・書類としては以下の通りです。

雇用保険番号（被保険者番号）

過去に雇用保険加入履歴がある内定者の場合、雇用保険番号（被保険者番号）が必要です。

雇用保険番号は雇用保険に最初に加入したときに割り当てられ、転職した場合でも同じ番号が使われます。

基礎年金番号

基礎年金番号も、社会保険の手続きで必要になります。

基礎年金番号は10桁の数字で構成され、年金手帳や基礎年金番号通知書で確認することができます。

なお、年金手帳は本人が保管するのが原則ですが、紛失防止を目的に企業側が回収・保管するケースもあるようです。

マイナンバー（個人番号）

入社時には、雇用保険や社会保険、税金関係の手続きのためにマイナンバー（個人番号）が必要になります。

マイナンバーカードを取得している場合、マイナンバーカードのコピーを提出します。

マイナンバーカードを取得していない場合、通知カードやマイナンバーが記載された住民票とあわせて、運転免許証やパスポートなどの本人確認書類の提出が必要です。

給与振込先の口座情報

給与振込に使用する銀行口座の情報が必要です。

会社が用意した書類に振込先情報を記入するケースのほかにも、通帳の口座情報が掲載されているページをコピーして提出するケースがあります。

源泉徴収票

内定者に前職がある場合、年末調整の手続きのために源泉徴収票が必要なケースがあります。

前職を退職したタイミングが入社時期と同じ年の場合、1年間の給与総額を把握するために源泉徴収票を提出してもらいましょう。

入社手続きで大切なポイント

次は、入社手続きを行う上で大切なポイントとして、以下の3点をご紹介します。

それぞれ詳しく見ていきましょう。

書類管理を厳重に行う

入社手続き関連で扱い書類には、個人情報を含む機密情報が多く含まれます。

なかには、法律で保管方法や保存期間が厳密に定められているものも存在します。

そのため、書類の管理には細心の注意を払う必要があります。

紛失や破損が起こらないよう注意するのはもちろん、関係者以外の閲覧・持ち出しが発生しないような管理体制が求められます。

また、保管期間を満了した書類に関しては、個人情報取扱いの観点から適切かつ速やかに廃棄する必要があります。

必要に応じて速やかに書類を閲覧したり廃棄したりできるよう、管理方法に関するルールを策定し、ルールを遵守して運用しなければなりません。

手続きは迅速かつ正確に

入社手続きでは、書類のやり取りだけでなく、業務システムへの入力作業なども発生します。

入社手続きを円滑に完了することができないと、入社後速やかに業務に取り掛かることができなくなってしまいます。

また、入社手続きは正確さも重要になります。

入社手続き書類に不備があると、保険や税金関係の手続きに影響があるだけでなく、業務システムにも誤った情報を入力してしまうことになりかねません。

とくに、紙媒体での手続きの場合、手続きが完了するまでに時間がかかりやすく、入力・記入ミスも発生しやすいため注意が必要です。

人事システムの導入が効果的

入社手続きを円滑に行うには、人事システムの導入が効果的です。

製品によって搭載している機能はさまざまですが、入社・退職の手続きやマイナンバーなどの従業員に関する情報管理、人事評価など、人事・労務領域の業務を効率化するための機能が搭載されています。

入社手続きの効率化に取り組む際は、最初に導入を検討するシステム・ツールだと言えるでしょう。

従業員の入社時に発生する社内手続き

ここまでは、入社手続きのなかでも、法令等で定められている保険や税金関係の手続きを中心に説明してきました。

しかし、新たに従業員が入社する際には、先述した手続き以外にもさまざまな社内手続きが発生します。

たとえば、入社にあたって以下のような手続きが必要になる会社も多いのではないでしょうか。

とくに、社内でさまざまな業務システムを利用している場合、アカウント発行申請や情報入力作業が多数発生します。

利用している各システムで申請・入力を行わなければならず、混乱を招きやすいため注意が必要です。

また、これらの社内手続きには、人事システムでカバーできない申請・手続きも数多く含まれます。

そのため、社内手続きも含めた入社手続きの効率化を図るには、申請・手続き業務全般を電子化する仕組みが不可欠だと言えるでしょう。

ワークフローシステムで面倒な入社手続きを効率化

すでにお伝えしている通り、入社手続きでは数多くの書類を扱わなければならず、必要な社内申請の種類も多岐にわたります。

これらの手続きを紙ベースで行っている場合、管理部門・新入社員のどちらも大きな負担がかかってしまいます。

また、人事管理システムを導入している場合においても、多岐にわたる社内申請をすべてカバーすることは困難だと言えます。

入社手続きを効率化し、速やかに本来の業務に取り掛かってもらうためにも、入社手続きを電子化することが大切です。

そして、入社手続きの電子化に有効なソリューションのひとつが、ワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは、社内で行われるさまざまな業務手続きを電子化するシステムのことで、入社手続きの効率化にも役立てることができます。

では、ワークフローシステムが入社手続きの効率化に役立つ理由を見ていきましょう。

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入社時の社内手続きを電子化

前述の通り、ワークフローシステムは社内で行われるさまざまな手続きを電子化することができます。

あらかじめ用意されている申請フォームを利用したり、必要に応じて申請フォームを作成することで、入社手続きで必要な申請・手続きをシステム上で運用することが可能です。

入力を効率化するための補助機能が備わっている製品もあるので、効率的に申請書類に入力することができるでしょう。

また、入社手続きでは関係部門や役職者の承認・決裁が必要になるケースが多々あります。

人事システムにワークフロー機能が備わっているケースもありますが、複雑な承認ルートの設定に対応していない場合がほとんどです。

ワークフローシステムであれば、申請に対する承認・決裁もシステム上で完結することができるので、効率的に手続きを処理することができます。

申請内容によって承認ルートを自動で判別することもできるので、どの部門の誰に提出すればよいのか迷ってしまうこともないでしょう。

入社前後の社内手続きの効率化にも有効

ワークフローシステムを活用することで、入社時の手続きに限らず、従業員の採用前後の社内手続きも効率化することができます。

たとえば、人材の採用においては社内での稟議・決裁が欠かせません。

ワークフローシステムであれば、面接内容の社内共有や採用稟議も電子化することができ、採用プロセスの効率化・迅速化につなげることができるでしょう。

また、社員研修や目標管理、人事考課における報告作業や承認・決裁作業も電子化・効率化することができるので、入社後の手続きも効率的に行うことが可能です。

さまざまな業務システムと連携可能

ワークフローシステムの特徴として、さまざまな業務システムと連携して業務効率化の範囲を拡張していける点を挙げることができます。

たとえば、ワークフローシステムで処理した入社手続き関連の申請データを他の業務システムと連携することで、入力作業の工数を削減することができるでしょう。

また、近年は手軽に導入可能な業務システム・ツールが多数登場していることもあり、部署部門単位でさまざまなシステム・ツールを利用しているというケースも少なくないでしょう。

その結果、システム・ツールごとに手続きが分散してしまい、結果として生産性が低下してしまうことがあります。

そのような場合、ワークフローシステムを活用することでシステム・ツールごとに行っていた手続きをワークフローシステム上に集約・一元化することができ、生産性の低下を防ぐことができます。

入社手続きの効率化におすすめのワークフローシステム

最後に、入社手続きの効率化に役立つワークフローシステムとして、エイトレッドが提供する「AgileWorks」と「X-point Cloud」の特徴をご紹介します。

入社手続き関連の申請書サンプル

「AgileWorks」や「X-point Cloud」は、それぞれフォーム作成ツールが備わっているため、必要な申請書を簡単にシステム上に再現することができます。

さらに、申請書サンプルが豊富に用意されているので、目的に合った申請書をお使いいただけます。

ワークフローシステムで利用できる入社手続き関連の書類の例として、申請書サンプルをいくつか紹介します。

ここで紹介する申請書サンプルはあくまでも一部ですので、さらに知りたい方は申請書一覧をご覧ください。

新入社員諸事項届出書・雇用契約書

（左が新入社員諸事項届出書、右が雇用契約書）

新入社員に関する各種情報を登録する際や、雇用契約に使える申請書・契約書サンプルです。

住所・定期代新規登録/変更申請書・社宅入居申込書

（左が住所・定期代新規登録/変更申請書、右が社宅入居申込書）

入社に伴い、住所情報や定期代を登録する際や、社宅（会社が所有・借り上げている住宅）に入居する際に利用できる申込書サンプルです。

社員証貸与依頼書・名刺作成依頼書

（左が社員証貸与依頼書、右が名刺作成依頼書）

入社にあたり、社員証の貸与や名刺作成を依頼する際に使える申請書サンプルです。

制服貸与依頼書・ロッカー・メールボックス利用申請書

（左が制服貸与依頼書、右がロッカー・メールボックス利用申請書）

制服の貸与や、ロッカー・メールボックスなどの設備利用を依頼する際に使える申請書サンプルです。

社内ネットワーク接続申請書・LAN利用アカウント申請書

（左が社内ネットワーク接続申請書、右がLAN利用アカウント申請書）

社内ネットワーク接続やLAN利用を依頼するための申請書です。

パソコン貸出申請書・パソコンセットアップ依頼書

（左がパソコン貸出申請書、右がパソコンセットアップ依頼書）

新入社員が利用するパソコンの貸出やセットアップを依頼するための申請書サンプルです。

ユーザID登録申請書・メールアドレス申請書

（左がユーザID登録申請書、右がメールアドレス申請書）

各種システムやネットワークを利用するためのユーザID登録や社用メールアドレスの付与を依頼するための申請書サンプルです。

関連書類の自動申請で手続きを効率化

「AgileWorks」と「X-point Cloud」には、関連書類機能が備わっています。

ひとつの申請書のデータをもとに、関連する書類を自動で起票・申請することができます。

入社時に必要な申請書を関連書類化しておくことで、何度も同じ内容を入力する手間を軽減し、申請漏れの防止にもつなげることができるでしょう。

提出期限管理機能で書類提出の遅れを防止

書類提出の遅れを防止する機能も備わっています。

「X-point Cloud」であれば、管理者が提出期限を設定することができ、管理画面で未提出の申請書を表示させることができます。

また、申請書類の承認状況についても可視化されるため、申請・承認の過程で作業が停滞するのを防ぐことができます。

ワークフローシステムで入社手続きを効率化した事例

水環境事業や地熱開発などの資源開発事業を展開するドリコ株式会社は、「X-point Cloud」の導入により入社手続きを含む申請業務をデジタル化することに成功しました。

「X-point Cloud」の導入以前、同社には紙文化が根強く残っており、人事や総務をはじめとした各種業務を紙帳票で運用していました。紙ベースで申請書を回付し、承認が完了した申請書の内容を各種業務システムに手入力するというアナログな手法が取られており、多くの手間に加えて書類の紛失や入力ミスといったリスクも生じていました。

そうしたなか、コロナ禍をきっかけに同社は在宅勤務への移行を決定。しかし、紙の帳票への押印や回付のために出社せざるを得ない社員が後を絶ちませんでした。

こうした状況を問題視した同社は、業務環境の抜本的なデジタル化に着手。ノートPCの配布やネットワークの整備、Web会議ツールの導入など、在宅勤務に対応する業務環境の構築に乗り出しました。

さらに同社は、ワークフローシステムの導入にも取り掛かります。かねてよりワークフローシステムの導入を検討していた同社ですが、社内に情報システム部門を設けていないことから、リソースの観点で導入に踏み切れずにいた背景がありました。しかし、コロナ禍の苦境がワークフローシステムの導入に踏み出すきっかけとなりました。

複数のワークフロー製品を比較した結果、最終的に「X-point Cloud」の導入を決定。決め手となったのは、紙のイメージを再現できる帳票作成機能があり、アナログ業務に慣れていた従業員にも定着しやすい点、そして長年ワークフローシステムを提供してきた実績でした。

カスタマーサクセスによる導入支援を活用しつつシステムの構築を進め、現在では全社的に「X-point Cloud」の展開が完了。約70種類ほど存在していた紙の帳票のほぼすべてをデジタル化することに成功しました。なかでも同社が重宝しているのが、従業員の入社時に利用するチェックシートです。

従業員の入社時に行うアカウント作成や物品配布などの業務をリスト化。X-point Cloud上でチェックシートとして管理している。

入社時に実施するアカウント作成や物品配布などの業務をリスト化し、「X-point Cloud」上で管理するチェックリストを作成したことで、入社時に発生する各種手続きが効率化。実施漏れのリスクが低減したほか、押印や回付のための出社が不要になり、書類の処理や保管にかかる手間も削減されています。

まとめ

今回は、入社手続きに注目して必要な書類や手続き、効率化に有効なシステムを紹介しました。

企業が新たに従業員を雇い入れる際、数多くの法的な手続きだけでなく、業務を始めるにあたってさまざまな社内手続きを行わなければなりません。

それらの入社手続きを紙ベースで行っている場合、新たに雇用される従業員だけでなく、各部門の担当者にとって大きな負担となってしまうでしょう。

入社手続きの効率化に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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