これからの働き方を考える

組織変更・人事異動に伴うバックオフィスの苦労 調査を実施いたしました~「業務マニュアルの整備」や「ペーパーレス化促進」に期待の声~

組織変更・人事異動に伴うバックオフィスの苦労 調査を実施いたしました~「業務マニュアルの整備」や「ペーパーレス化促進」に期待の声~

組織変更・人事異動に伴うバックオフィスの苦労 調査を実施いたしました

業務手続きの電子化(ワークフローシステム)大手の株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区 代表取締役社長:岡本 康広)は、3月決算4月新年度の会社で、2022年3月〜4月に組織改編や人事異動に伴う対応を行った、大企業(従業員数1,000名以上)のバックオフィス(総務・人事)勤務者110名に対し、組織変更・人事異動に伴うバックオフィスの苦労調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。

\組織改編や人事異動の作業工数を大幅削減/

組織改変時のトラブル解決! 組織改編に強いワークフローシステムとは

調査概要

調査概要:組織変更・人事異動に伴うバックオフィスの苦労調査
調査方法:インターネット調査
調査期間:2022年5月18日〜同年5月18日
有効回答:3月決算4月新年度の会社で、2022年3月〜4月に組織改編や人事異動に伴う対応を行った、大企業(従業員数1,000名以上)のバックオフィス(総務・人事)勤務者110名

調査サマリー

  • 81.9%が組織改編や人事異動に伴う対応にストレスを感じ、その理由として75.6%が「業務量が膨大だったから」と回答
  • 組織改編や人事異動に関する対応に伴い、76.4%が「残業」増加
  • 約半数が「45時間以上」残業が増えたと回答し、残業内容としては「社内周知」(64.3%)や「関連書類の作成・管理」(60.7%)が挙げられた
  • 3月~4月の組織改編・人事異動でストレスを感じたバックオフィス勤務者は、81.9%

    Q1.あなたは、2022年3月~4月の組織改編や人事異動に伴う対応において、ストレスを感じましたか。」(n=110)と質問したところ、「かなり感じた」が32.8%「やや感じた」が49.1%という回答となりました。

    ・かなり感じた:32.8%
    ・やや感じた:49.1%
    ・あまり感じなかった:12.7%
    ・全く感じなかった:4.5%
    ・わからない/答えられない:0.9%

    ストレスを感じた要因、「業務量が膨大だったから」が75.6%で最多

    Q1で「かなり感じた」「やや感じた」と回答した方に、「Q2.組織改編や人事異動に伴う対応に関して、ストレスを感じた要因を教えてください。(複数回答)」(n=90)と質問したところ、「業務量が膨大だったから」が75.6%「成果が見えにくい業務だったから」が43.3%「機密情報を取り扱う業務が多かったから」が36.7%という回答となりました。

    ・業務量が膨大だったから:75.6%
    ・成果が見えにくい業務だったから:43.3%
    ・機密情報を取り扱う業務が多かったから:36.7%
    ・未だにアナログな業務が多かったから:30.0%
    ・電話やメールでの問合せが多かったから:22.2%
    ・問い合わせで何度も同じことを聞かれたから:17.8%
    ・その他:1.1%
    ・わからない/答えられない:1.1%

    「突発的な業務が生じる」や「手続きが煩雑」などもストレスを感じる要因の声

    Q2で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、組織改編や人事異動に伴う対応に関してストレスを感じた要因があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=89)と質問したところ、「突発的な業務が生じる」「手続きが煩雑」など42の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・43歳:突発的な業務が生じる。
    ・47歳:手続きが煩雑。
    ・51歳:慣れない仕事が膨大。
    ・57歳:急にスケジュールや異動内容などが変更になるケースが散見されたこと。

    76.4%が、組織改編・人事異動に関する対応に伴い、残業増加

    Q4.あなたは、組織改編や人事異動に関する対応に伴い、2022年3月~4月の残業が増えましたか。」(n=110)と質問したところ、「増えた」が76.4%「増えていない」が20.0%という回答となりました。

    ・増えた:76.4%
    ・増えていない:20.0%
    ・わからない/答えられない:3.6%

    過半数が、1ヶ月あたり「45時間以上」残業が増えたと回答

    Q4で「増えた」と回答した方に、「Q5.具体的に、1ヶ月あたりどのくらい残業時間が増えたか、教えてください。」(n=84)と質問したところ、「50〜60時間未満」が22.6%で最多という回答となりました。

    ・80時間以上:4.7%
    ・70~80時間未満:1.2%
    ・60~70時間未満:13.1%
    ・50~60時間未満:22.6%
    ・45~50時間未満:9.5%
    ・40~45時間未満:4.8%
    ・30~40時間未満:13.1%
    ・20~30時間未満:16.7%
    ・10~20時間未満:9.5%
    ・1~10時間未満:3.6%
    ・1時間未満:1.2%
    ・答えられない:0.0%

    組織改編や人事異動に関する対応によって増えた業務、「社内周知」(64.3%)や「関連書類の作成・管理」(60.7%)

    Q4で「増えた」と回答した方に、「Q6.組織改編や人事異動に関する対応に伴って、どのような業務が増えたか、教えてください。(複数回答)」(n=84)と質問したところ、「社内周知」が64.3%「関連書類の作成・管理」が60.7%という回答となりました。

    ・社内周知:64.3%
    ・関連書類の作成・管理:60.7%
    ・バックオフィスへの問い合わせ対応:41.7%
    ・データの入力・更新:41.7%
    ・各種申請:34.5%
    ・備品の発注:13.1%
    ・その他:8.3%
    ・わからない/答えられない:1.2%

    「コロナに関する対応」や「諸々の庶務業務」なども、組織改編や人事異動に関する対応に伴い増えた業務の声

    Q6で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q7.Q6で回答した以外に、組織改編や人事異動に関する対応に伴い増えた業務があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=83)と質問したところ、「人事異動の承認」「根回し」など36の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・46歳:人事異動の承認。
    ・56歳:とにかく雑用的なこと。
    ・55歳:支店予算の管理に時間を要した。
    ・40歳:根回し。

    「新入社員」や「退職前の社員」からが、バックオフィスへの問い合わせが多い傾向

    Q6で「バックオフィスへの問い合わせ対応」と回答した方に、「Q8.傾向として、どのような社員からの問い合わせが多かったか、教えてください。(自由回答)」(n=35)と質問したところ、「新入社員からの問い合わせ」「退職前の社員からの問い合わせ」など20の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    27歳:新入社員からの問い合わせ。
    27歳:退職前の社員からの問い合わせ。
    ・40歳:年輩社員。
    ・50歳:ITを上手く使いこなせない50代以上の社員。

    人事異動に関する対応に伴う負担を軽減するために期待すること、「業務マニュアルの整備」が59.1%

    Q9.あなたは、組織改編や人事異動に関する対応に伴う業務負担を軽減するために、今後どのようなことを期待したいですか。(複数回答)」(n=110)と質問したところ、「業務マニュアルの整備」が59.1%「ワークフローシステム等によるペーパーレス化の促進」が43.6%「管理・運用がしやすい業務効率化ツールの導入」が42.7%という回答となりました。

    ・業務マニュアルの整備:59.1%
    ・ワークフローシステム等によるペーパーレス化の促進:43.6%
    ・管理・運用がしやすい業務効率化ツールの導入:42.7%
    ・使用システムの連携による業務効率化、自動化:40.9%
    ・バックオフィス人員の増強:35.5%
    ・社内FAQページの充実:22.7%
    ・その他:3.6%
    ・特にない:2.7%
    ・わからない/答えられない:1.8%

    人事異動に関する対応に伴う負担を軽減するために、「完全リモート化」や「承認フローの時間削減」などを期待する声

    Q9で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q10.Q9で回答した以外に、組織改編や人事異動に関する対応に伴う負担を軽減するために、期待することがあれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=108)と質問したところ、「完全リモート化」「承認フローの時間削減」など47の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・56歳:完全リモート化。
    ・52歳:承認フローの時間削減。
    ・50歳:働き方改革の推進。
    ・55歳:人事異動の最小化。

    まとめ

    新年度を迎え、多くの企業で組織改編や人事異動が行われたのではないでしょうか。社会的に「働き方改革」の重要性が問われる一方で、本調査では、組織改編や人事異動に伴う対応に関して「業務量が膨大だった(75.6%)」ことを一番の要因に、過半数の方が3月〜4月に「45時間以上」残業が増えた実態が明らかになりました。

    組織改編や人事異動の具体的な対応項目として挙げられた「バックオフィスへの問い合わせ対応(41.7%)」や「データの入力・更新(41.7%)」をはじめ、ストレスの原因として挙げられた「電話やメールでの問合せが多かった(22.2%)」、「問い合わせで何度も同じことを聞かれた(17.8%)」といった事項に対しては、業務負担を軽減するために期待することとしても挙げられた「ワークフローシステム・業務効率化ツールの導入」や「社内FAQページの設置」などによって、社員が自ら解決できるような環境を整備することで、社内業務を飛躍的に効率化できるのではないでしょうか。いつでもどこからでも全社員が同じ社内情報を見ることができるクラウドを活用した管理は、業務負担軽減と共に、働き方をも自由にします。

     毎年業務の増加が予測できる人事異動のタイミングを見越し、今回明らかとなった業務課題の改善に向け、組織を円滑に運営していくための環境整備をしてみてはいかがでしょうか。

    組織改編に強いワークフローシステムとは
    ワークフロー総研編集部
    この記事を書いた人 ワークフロー総研編集部

    「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

    紙のような感覚で、直感的に操作ができる
    ATLED のワークフローシステム

    AgileWorks

    組織改編に柔軟に対応できる大企業向けワークフローシステム。他言語に対応。

    X-point

    社内業務の手間から解放される簡単・お手軽なワークフローシステム。中小企業や部門単位での導入に最適!

    X-point Cloud

    社内の業務・書類手続きを電子化するクラウドワークフロー。1ユーザー月額500円から手軽に導入できます。