人事異動に伴う作業依頼はメールではなくアカウント申請書に移行しよう

情報システム部にとっては、期の変わり目や月末月初は、人事異動に伴うシステムアカウント変更の嵐ではないでしょうか？

店舗にアルバイトが増えた、○○支店で派遣社員が増えたとか異動したとか、人事異動に伴うシステム管理は、どの企業にとっても頭の痛い悩み。。

そんな人事異動に伴う作業依頼を、効率的に管理する術をご紹介したいと思います。

アカウント申請書ってご存知ですか？

会社には、メール、グループウェア、勤怠管理システム、社員証など、社員１人１人に付与される様々なアカウント情報が存在します。

正社員だけ無く、派遣社員やパートタイマーでも、業務に携わっていただく以上は、メールアカウントやシステムアカウントを用意してあげる必要があります。

社員が増えると、アカウントの管理は非常に煩雑になり、メールや電話で作業依頼できる次元を超えてきます。

アカウント申請書とは、そんな煩雑なアカウント情報を、社員の入社、退社、異動に合わせて、追加／変更／削除の依頼をする申請書です。

セキュリティ的なリスクにもつながるアカウント情報なので、アカウント申請書の業務フローを整備して、会社としてきちんとした管理をしておきたいものです。

アカウント管理をしない事のリスクについて

情報漏洩に伴う企業側の損害は計り知れません。セキュリティ事故の原因として最も多い原因は、故意や過失による人的要因による漏洩。人的要因については最も対策が難しく悩ましい問題です。

しかし、人的要因は内部統制や業務フロー強化により、相応の抑止効果を期待できます。

企業側の最も大きな瑕疵になりうる事故の1つは「退社した社員や派遣社員にそのままシステムを使わせていた」という問題です。

業務フローが整備されていない企業では、意外と定常的に起こりうる問題では無いでしょうか。

アカウント申請書のフォーマット例

社員の個人情報に加えて、どのシステムにアカウント登録するかを記入できるフォーマットです。

まとめ

アカウント申請書の導入は、企業にとって広範囲なメリットを生み出します。

業務のワークフローをシステム化する際に、アカウント申請書は初期フェーズで導入されることも多い申請書なんです。経費精算や稟議に比べると導入がしやすいので、全社員にワークフローシステムを慣れさせる意味でも有効なアカウント申請書。

エイトレッドのワークフロー製品「X-point」「AgileWorks」では、多くのアカウント申請書導入事例があります。アカウント申請書のシステム化についての相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。