日報とは？テンプレートや書き方、日報管理を効率化するツールを紹介！

日々の業務を報告する手段として、「日報」を取り入れている会社は多いことでしょう。

とくに近年、テレワークが普及したことにより、従業員の業務内容を把握するために日報提出をルール化している企業が増えつつあります。

しかし一方で、
「日報には何を書けばいいの？」
「日報作成・管理のポイントやルールは？」
「日報の作成・管理を効率化する方法は？」
といった疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、日報の意味や目的、テンプレートや書き方、そして日報作成・管理の効率化に役立つツールを紹介します。

日報作成・管理に課題を感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。

日報とは？

日報とは、日々の業務内容や進捗などを報告する文書のことです。

「業務日報」や「作業日報」と呼ばれる日報のほか、営業活動に特化した「営業日報」や、店舗運営に特化した「店舗営業日報」など、さまざまな種類が存在します。

とくに近年、テレワークが普及したことで日報提出をルール化した企業も多いことでしょう。

オフィスでの勤務と異なり、テレワーク勤務では従業員の作業内容や進捗、成果などが目に見えづらくなります。そうしたなか、従業員の作業内容や進捗の管理に日報を役立てている企業は多いのです。

日報の役割

日報には、大きく以下3つの役割が存在します。

それぞれ確認していきましょう。

業務の振り返り

日報の大きな役割のひとつが、業務の振り返りです。

日報として日々の業務内容を記録しておくことで、「いつ・何を行ったのか」を把握することが可能です。

また、過去の日報を見返すことで、作業効率がどれだけ向上したのかを確認することができるでしょう。

業務の進捗管理・タスク整理

日報は、タスクの整理・進捗管理にも役立ちます。

日々の業務を目に見える形で記録することで、業務やプロジェクトの進捗状況が可視化され、やるべきタスクが整理されます。

ノウハウ・ナレッジの蓄積

ノウハウ・ナレッジの蓄積という面でも、日報は有効です。

日々の業務の気付きや工夫を日報に記しておくことで、その後の業務改善に活かすことができます。

また、日報を組織内で共有することで、個のノウハウ・ナレッジが集合知として蓄積され、組織全体の生産性向上やスキルアップにつなげることができるでしょう。

日報の種類・テンプレート

次は、代表的な日報の種類として、以下4つの日報の概要とテンプレートをご紹介します。

それぞれ確認していきましょう。

業務日報（作業日報）

会社で使われる代表的な日報が、業務日報（作業日報）です。

業務内容や進捗状況、特記事項等を記載する欄が設けられている、もっともスタンダードな日報だと言えます。

営業日報

営業日報は、訪問が多い営業担当者向けの日報です。

時刻ごとに訪問先や面談内容を記載する欄が設けられている形式が一般的です。

店舗営業日報

店舗営業日報は、小売業などの店舗型ビジネスで用いられる日報です。

売上や仕入、従業員の勤怠状況などを記載する欄が設けられています。

工事日報

建設業などで用いられる日報に、工事日報があります。

作業責任者や作業員数、作業内容や進捗を報告する欄が設けられています。

日報の書き方やルール

次は、日報の書き方や運用のルールについてご紹介します。

日報の記載項目

日報にはいくつかの種類がありますが、基本的には以下のような項目を記載します。

上記項目のほか、自社の業務形態や用途に応じて必要な項目を設定しましょう。

日報のフォーマットを統一する

日報に決まった様式は存在しませんが、組織内やチーム内でフォーマットを統一することが大切です。

従業員によって日報フォーマットがバラバラだと、管理者が確認する手間が増えてしまうだけでなく、スムーズに検索・集計することができなくなってしまいます。

自社にあったテンプレートを利用したり、独自にフォーマットを作成したりして、日報フォーマットを一元管理しましょう。

第三者が見ても伝わるように

日報は、作成する本人だけでなく日報を管理する上司や、組織内のメンバーに共有する場合があります。

そのため、第三者が見ても伝わるように日報を書くことが大切です。

そこで意識したいのが、「5W1H」です。

上記の5W1Hを意識して日報を書くことで、誰が読んでも内容が明確に伝わる日報に仕上げることができるでしょう。

日報はその日のうちに作成

日報は、その日の終業時に提出するのが原則です。

忙しいからといって翌日以降に後回ししてしまうと、その日に行った業務内容や工数を正確に記録できなかったり、その日に感じた気付きや課題などを忘れてしまう恐れがあります。

業務内容を正確に記録し、後の業務改善につなげていくためにも、日報はその日のうちに作成・提出するようにしましょう。

管理者は日報に対してフィードバックを

提出された日報に対して、管理者はフィードバックを行いましょう。

管理者からのフィードバックがない場合、提出者にとっては日報作成がただの作業になってしまいます。

反対に、的確なフィードバックをすることで部下の成長やモチベーション向上につながり、社内のコミュニケーション活発化にも効果が期待できます。

日報作成・管理でよくある課題

次は、日報作成・管理でよくある課題として、以下の2点をご紹介します。

それぞれ詳しく確認していきましょう。

日報作成・確認の負担が大きい

よくある課題のひとつが、日報作成・確認の負担が大きいという課題です。

日報は業務内容や進捗の記録であり、日報を作成すること自体は企業に利益をもたらす作業ではありません。そのため、本来であれば日報作成・管理に多くの工数を割くべきではないと言えます。

しかし、紙媒体で運用を行っている場合や、日報の運用フローが確立されていない場合、日報作成・管理に時間がかかってしまう可能性があります。

そのような状況では、日報作成・管理のための工数が膨らんでしまい、本来注力すべき業務の時間が圧迫されてしまう恐れがあります。

ノウハウ・ナレッジとして活用できていない

日報作成・管理を行っているものの、ノウハウ・ナレッジとして活用できていないケースも少なくありません。

とくに、日報を紙媒体で運用している場合、過去の日報を後から見返すのが億劫になりがちです。

また、メールやチャットなどで日報を運用している場合も、特定の業務に絞って検索したり集計したりといった処理が難しく、ノウハウ・ナレッジとしての活用ハードルが高くなってしまいます。

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日報を管理・共有する手段

次は、日報を管理・共有する主な手段として、以下の4点をご紹介します。

それぞれの特徴を確認していきましょう。

メール・チャットツール

日報を共有する方法として、メールやチャットツールを利用する方法があります。

メールやチャットの本文に日報を記入することができるため、手軽に日報を作成・共有することができます。

ただし、日報の提出状況を把握したり、後から特定の日報を探し出すのは手間がかかり、管理者の負担が大きくなりがちです。

Excel・Word

ExcelやWordで作成した日報のテンプレートに記入して提出する方法もあります。

日報の形式を統一することができ、ファイルをメールなどに添付して提出するほか、プリントアウトして書面で提出することも可能です。

ただし、ExcelやWordを立ち上げて入力し、メールに添付したりプリントアウトしたりといった手間が発生するため、日報作成の負担は大きいと言えます。

グループウェア

日報機能が備わっているグループウェアを利用するのもひとつの方法です。

グループウェアとは、組織内のコミュニケーションや情報共有を目的としたソフトウェアのことです。

日報だけでなく社内の情報共有全般を効率化したいと考えている場合には有効な選択肢となるでしょう。

日報管理システム

日報の管理・共有に特化したシステムやアプリケーションも存在します。

テンプレートや検索機能、コメント機能といった機能が備わっているため、日報管理を効率的に行うことができるでしょう。

ただし、日報管理・共有に特化しているぶん、それ以外の用途では活用が難しいことも理解しておきましょう。

日報作成・管理の効率化にワークフローシステム

先述したような課題を解消し、日報作成・管理を効率化したいと考えるのであれば、ワークフローシステムの活用が効果的です。

ワークフローシステムとは、社内で行われる各種申請を電子化するツールのことで、日報の提出や管理にも役立てることができます。

次は、日報作成・管理の効率化にワークフローシステムが役立つ理由を確認していきましょう。

日報作成・管理の負担が軽減

ワークフローシステムで日報を作成・管理することで、負担軽減につなげることが可能です。

たとえば、入力補助機能が備わっているワークフローシステムであれば、誤字脱字や入力漏れなどのミスを防ぎつつ、効率的に日報を作成することができるでしょう。

また、コメント機能や電子印鑑などで、従来の日報確認のフローをシステム上で再現することもできます。

さらに、日報のフォーマットや、提出された日報のデータをシステム上で一元管理できるため、管理の負担軽減にも効果を期待できるでしょう。

ナレッジ・ノウハウの有効活用

ワークフローシステムを利用することで、日報で蓄積したノウハウ・ナレッジを有効活用することができます。

たとえば、ワークフローシステムには検索機能が備わっているものが多く、過去に提出した日報をさまざまな条件で検索することができます。

また、日報の情報を集計してグラフ化したり、CSVファイルやPDFファイルで出力したりと、ナレッジマネジメントに役立つ機能を備えているワークフローシステムも存在します。

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ワークフローシステムによる報告業務の効率化事例

最後に、ワークフローシステムを活用して報告業務を効率化した事例を紹介します。

オフィス関連事業を展開する株式会社ユニマットライフ様は、全国130か所の営業拠点から本部への各種申請・報告業務にワークフローシステムを活用しています。

ワークフローシステムの導入以前、営業拠点から本部への申請・報告業務は紙媒体で行っており、本部の担当者に届くまでに時間がかかるだけでなく、データ入力や書類管理の負担が大きいという課題を抱えていました。

ワークフローシステムを導入したことで、申請や報告をPCから行えるようになり、業務効率化を実現。さらに、ペーパーレス化の促進という面でも大きな成果を実感されています。

まとめ

今回は、日報の意味や書き方、日報作成・管理でよくある課題と解決策をご紹介しました。

作業内容や進捗状況の把握に役立つ日報ですが、紙媒体での運用にはデメリットも存在します。

ワークフローシステムを活用することで、紙媒体での日報作成・管理の課題を解消し、業務を効率化することが可能です。

日報作成・管理の効率に課題を感じている企業は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。