人材派遣・紹介、ラインソーシング、テレマーケティング、データ入力・事務サービスなど、総合アウトソーシングサービスを提供する株式会社グロップは、全国60ヶ所以上の事業所で実施していた紙の申請書による申請業務を変革するため、AgileWorksを導入。

紙の申請書のデジタル化や他システムとの連携などを通じて、全国どこからでもスムーズな申請業務が可能な体制を構築し、従来、莫大な工数が発生していた処理業務も大幅に削減しています。

【導入の背景・課題】

• 全国の事業所でアナログな申請業務を実施
• 紙の申請書が円滑な組織運営を阻害
• 申請書のファイリングやデータ転記に毎日1時間ほどの業務負担が発生

【導入後の効果】

• アナログな申請業務を抜本的に変革
• 全国どこからでもスムーズな申請業務が可能に
• システム連携などにより処理業務をほぼゼロに削減

同社では、ほぼすべての申請業務を紙の申請書で行っていましたが、事業が拡大するにつれて組織運営の足かせになっていました。紙の申請書は上長が不在の際には承認を受けることができず、円滑な組織運営を妨げます。そのうえ、全国60ヶ所以上の事業所から承認を受けた紙の申請書を回収していたので、月に500枚の申請書をファイリングやデータ転記するのに、多大な業務負担が発生していました。

こうした課題を解消するため、ワークフローシステムの導入が期待されていましたが、巨大組織へのシステム導入には困難も多く、予算化や推進体制構築への壁は依然として高い状態でした。しかし、2019年ごろから経営層主導による業務改善プロジェクトが始動したことをきっかけに社内で業務効率化の機運が醸成。業務改善プロジェクトの一環として、ワークフローシステムの導入が検討されました。

当時、同社では人材派遣システムのリプレイスを検討していたこともあり、他システムとの連携は極めて重要な要件でした。

「たとえば、ワークフローシステムと会計システムなどを連携すれば、事務担当者のデータ転記を削減することができます。また、他のシステムのデータベースを参照して、申請書の入力項目に反映すれば、申請業務の効率化も期待できます。こうした連携を実現できる点がAgileWorksの魅力でした」と同社の担当者は話しています。

ほかにも、書類のイメージをシステム上で再現できるフォーム作成機能や「未来の組織図」を作成できる先付けメンテナンス機能を高く評価し、AgileWorksの導入を決定しました。

現在、同社では社内の全部門である約20事業部及び5社の子会社でAgileWorksが運用されています。これまでに電子化された申請書は約220種類。累計申請数は約110,000件にのぼり、従来型のアナログな申請業務は抜本的に変革されました。申請書の印刷や押印による承認、原本の郵送などは不要となり、全国のどこの事業所からでもスムーズな申請業務が可能になりました。

他システムとの連携による業務効率化も目覚ましい効果が表れています。申請書の承認後に他システムへとデータが自動連携される仕組みによって、従来、事務担当者1人につき約1時間／日を要していたデータ転記やファイ リングなどの処理業務がほぼゼロに削減されました。

【こんな企業におすすめです！】

• 事業拡大に伴い、紙の申請書が組織運営の足かせになっている
• 申請書類の処理業務に毎日1時間もかかっており、効率化したいと考えている
• アナログな申請業務を抜本的に変革したい