株式会社大和総研のワークフローシステム導入事例

5年間で累計100万件を超える申請・決裁業務を遂行。所管部門がセルフ運用できるワークフローインフラは、社内の最重要システムに。

業種: 広告・情報通信サービス法人サービス金融

従業員規模: 1000〜4999名

課題: ペーパーレスワークフローの標準化運用改善

大和証券グループの一員として、調査・ITを担う国内有数の総合シンクタンクである大和総研では、以前から一部の業務で独自ワークフローを利用していましたが、適用業務が限定的でメンテナンスも難しく、全社標準として定着していませんでした。その結果、400種類もの申請書が紙ベースで処理されている状況でした。

これらの課題を解決するため、ワークフローシステム「アジャイルワークス」を導入。各部門が自律的に申請フォームや承認ルートを作成・管理できる「セルフ運用」を実現し、現在では約900種類の申請業務を電子化、月間約2万5千件の処理を行う全社の最重要インフラとして定着しています。

課題・背景

・旧システムは利用可能な業務が限定されており、メンテナンスも難しかったため全社標準として発展せず
・400種類もの申請書が紙ベースで処理されており、迅速なペーパーレス化が必要に
・他システムへの連携指示やログの突き合わせなどで人的チェックを行っており、確認作業に手間がかかる

業務効果

・物理的な書類の移動がなくなり、承認・決裁のスピードアップが図られたとともに、必須項目の記載漏れなどによる不備が大幅に減少
・ひな形をベースにした新しい帳票や業務の展開が可能になり、業務フローや申請フォームの標準化・統一化
・承認・決裁されたデータを検索・抽出して他システムと連携することで、業務の自動化を実現

全社標準化を阻んでいた旧システムの限界とセルフ運用の必要性

同社では以前から一部の業務で独自ワークフローシステムを利用していましたが、利用可能な業務が限定的であったり、メンテナンスが難しかったりと、数々の運用上の課題を抱えていました。
そのため、全社標準のシステムには発展させることができず、社内には約400種類もの申請書が紙ベースで残っていました。

操作性が良くセルフ運用を実現できるワークフローを検討開始

そこで、この膨大な紙業務を迅速にペーパーレス化するため、紙書類を迅速に電子化することが可能で、なおかつ所管部門自らが申請フォームを作成・管理する「セルフ運用」の仕組みを実現できるワークフローの検討を開始されました。
導入検討では、100以上の要件を設けたうえで、大きく3つの重要なポイントを軸に検討を進められました。

・セルフ運用を実現できる直感性
・利用者が使いやすい操作性
・長期的に利用できる信頼性

セルフ運用を実現するため、フォーマット作成や承認ルート設定などが容易に実装できることを要件とされました。また、使いにくいシステムだと社内で使われなくなってしまうことを懸念されて、利用者にとっても書類作成や申請承認がしやすい操作性であることも要件となりました。
また、長期的に運用をする想定だったため、実績や保守など製品として信頼できることも重要なポイントでした。

管理者にも利用者にも使いやすいことを決め手にアジャイルワークスを導入

国内シェア上位5つの製品の中から上記の要件に当てはまる製品を比較検討した結果、以下の3つのポイントが決め手となり、アジャイルワークスの導入を決定しました。

汎用的な運用をノーコードで実現する管理機能

アジャイルワークスでは、フォーマットや承認ルートの作成、組織設定など基本的な設定をノーコードで実装可能です。
フォーマット作成は「X-Web Form」という専用ソフトで、承認ルート作成は「Flow Editor」という専用ソフトでドラッグアンドドロップ操作で作成することができます。
プログラミングの必要なく運用できるため、システムの知見があまりない方でも運用ができる上に、管理コストを削減することもできます。

運用中の書類の見た目を再現可能な紙イメージのフォーマット

アジャイルワークスでは、紙イメージのフォーマットで申請承認業務を行うことが可能です。現在利用されている書類の見た目を再現したフォーマットを作成することも可能なため、システムをあまり使ったことがない方でも抵抗感が少なくご利用いただくことができます。

導入社数5,000社以上の実績

アジャイルワークスを提供している株式会社エイトレッドは、ワークフロー一筋で約20年間開発、販売を行っているメーカーです。アジャイルワークスのほかに中小企業向けワークフロー「エクスポイントクラウド」を提供しており、シリーズ累計で5000社以上の企業様に導入いただいております。導入実績として多くの企業様の導入事例や企業ロゴを公開させていただいております。

月間2万5千件を処理する最重要インフラとなり業務の自動化を実現

アジャイルワークスの導入後、月間約25,000件の申請が行われており、導入時からの累計処理件数は100万件を超えています（2016年6月時点）。また、その便利さが認知されるにつれて各部門が自発的に業務をワークフロー化するようになり、現在では約900種類の申請で利用されています。

決裁スピードの向上と業務品質の均一化

紙ベースによる拠点間の書類移動がなくなり、承認・決裁の迅速化において大きな成果が上がっています。また、必須項目の入力漏れなどの不備が大幅に減少し、スムーズかつ正確な業務遂行が可能になりました。

申請データの活用による業務の自動化

承認・決裁されたデータを他システムと連携させ、業務の自動化にも成功しています。以前は手作業で行っていた他システムへのコマンド実行を自動化し、作業ミスを防止しつつ迅速な処理を実現しました。
また、セキュリティールームの入室申請と実際の利用ログの突き合わせも自動化し、リスク管理の強化と大幅な省力化につながっています。