イオンペット株式会社のワークフローシステム導入事例

ペット用品販売、グルーミング、動物病院など多角的な事業を全国約200店舗で展開するイオンペット株式会社。
同社は長年、2つのシステムがワークフローとして並走しており、業務上の非効率と、ガバナンスへの懸念が課題となっていた。
この状況を打破するため、同社はX-point Cloud（エクスポイントクラウド）への基盤統合を構築パートナーのソフトクリエイトと共に実行。
280種におよぶ帳票を130種に集約、本社と店舗の約3,300名が「迷わず・正しく使える」、新たな承認基盤を構築した。

課題・背景

• 2システムが存在することで使い分けが分かりづらく、不備申請の手戻りも頻発
• 当時の設計意図が不明で、不具合があっても改修可否が判断できない
• 権限を超えた承認や申請者の自己承認が可能など、ガバナンス上の懸念

業務効果

• 法務も交え、職務権限規定に準拠した正しい承認ルートを確立
• 280帳票を130に集約。検索・抽出作業時間の削減により月次処理も迅速化
• 直感的なUI、直接差し戻し、催促メール機能などの標準機能で、承認の停滞を解消

ペット関連商品の販売、グルーミング、動物病院など「ペットの幸せな一生をサポートする」多角的な事業を、全国約200店舗で展開するイオンペット株式会
社（以下、イオンペット）。同社では従来、全社的な承認決裁用のBPMツールと、部署からの申請用システムの2つを併用してきた。しかしこの状態は、現場
とIT部門の双方にとって極めて負荷が高かったと、執行役員 IT推進本部 本部長の平井丈裕氏は振り返る。

「ワークフローとして2つのシステムが稼働していること自体、運用を困難にしていました。さらに各システムがどのような設計思想で構築されたのか、もは
や誰にも分からない。改善要望があっても、影響範囲が不明で、身動きがとれない状況でした」さらにこの状況は、本来あるべき職務権限規定の決裁基準と、
実際の運用にズレが生じるなど、企業としてのガバナンスにも影響を及ぼしていた。　
「現場ユーザーからも『どちらのシステムを使うべきか分かりにくい』との声が多く、業務上も起案時の不備による手戻りなどが常態化してしまっていまし
た。そもそも利用中の1つはBPMツールであるため、本来標準で備わっているべきワークフローとしての機能が不足。そのため、権限を超えて決裁できてしま
う、申請者が自ら承認できてしまうといった、ガバナンス上の懸念もありました」（平井氏）。

こうした状況の中、利用中だった1製品のサービス終了が発覚。同社はこの機会に、基盤の全面刷新を決断した。刷新にあたり、同社は複数のワークフロー製
品を比較検討。RFP（提案依頼書）の作成では、あえて不明点を「わからない」と明記し、製品の性能に加えて、運用設計の伴走力を重視した。さらに、検討
候補各社には既存2システムのアカウントを事前に付与し、実情を直接確認させた上で提案を求めたという。製品選定の決め手について平井氏はこう明かす。
「重視したのは、ワークフローとしての基本性能の充実と、メンテナンスの柔軟性です。複数の製品を比較しましたが、X-point Cloudは当社が求める機能の
多くが標準で揃っていました。以前のシステムは基本機能が不足していたため、カスタマイズなしで業務を標準化できる点は、将来のブラックボックス化を防
ぐ意味でも、高い安心感につながりました。人事異動や組織変更が頻繁な当社において、条件分岐などを自分たちで柔軟に設定できる点も大きな魅力でした」

IT推進本部 情報システム部の張替瑞枝氏は、全従業員3,300名のうち3,000名近い店舗スタッフへの定着も重視したと語る。
「X-point Cloudは、従来の帳票の見た目を再現できることに加えて、直感的に操作しやすいUIが魅力でした。特に店舗のスタッフは多忙でIT操作に不慣れな
方も多いので、これなら抵抗感なく受け入れてもらえると感じました」

プロジェクトは、構築パートナーであるソフトクリエイトの支援のもと、全帳票を精査するフェーズから着手した。RFP段階では見えていなかった潜在的な課
題を浮き彫りにするため、法務部門とも連携して、職務権限規定に基づいた「あるべき姿（ToBe）」を再定義。約3カ月におよぶ徹底した現状調査の結果、乱
立していた280種類におよぶ帳票を130種類へと集約した。システム構築において特に意識したのは、帳票の見た目を大きく変えないことだった。現場の抵抗
感を抑えるため、X-point Cloudの標準機能よる書類制御機能を活かし、工夫を施したと張替氏は語る。

「旧システムのフォームを参考に、可能な限り画面レイアウトを再現していただきました。その上で、特定の項目を選択した際に関連する入力欄を動的に表示
させる、必須項目の入力漏れを防ぐ制御をかけるといった入力補助機能でさらに便利になったことが、スムーズな移行を実現したポイントだと思います」
（張替氏）。
また、書類の入力内容に応じて別項目をノーコードで制御できる“書類制御機能”を多分に活用し、フォーム種類を統合した。さらに、将来にわたる安定運用を
見据え、メンテナンス体制の再構築も実施。異動に伴う役職変更などのデータ更新フローを明確化したほか、ヘルプデスク業務の委託先企業を含めた3社での
運用方針を策定した。これにより、ブラックボックスに悩まされることのない、継続的に安定運用が可能な体制が確立された。

導入から半年が経過した現在、X-point Cloudは大きな業務効率化をもたらしている。財務経理本部 経理部 部長の日影梨沙氏は、実務に即したメリットを次の
ように語る。
「大前提として、旧システムと比べて入力画面が非常に分かりやすくなりました。特に検索機能の向上。X-point Cloudの『クエリ機能』は用途に合わせて柔
軟に検索でき、固定資産の除却･移動決裁なども従来に比べ、圧倒的に早く抽出できます。経理部門では部署全体で月に3時間ほどの作業時間を削減できていま
す。他にもメール通知やコメント機能により、不備の修正依頼がX-point Cloud内で完結できる点も、非常に好評です」（日影氏）。

利便性の向上はコミュニケーションの質も変えた。入力必須項目がピンク色で強調されるため視覚的に分かりやすく、また申請内容が間違っているとエラーが
出て進めない仕組みにより、形式不備による差し戻しが大幅に減少。さらに、従来のシステムでは差し戻しは「直前の人にしか戻せない」制約があったが、X-
point Cloudでは「申請者に直接戻す」ことが可能になった。この効果を、平井氏は実体験を交えてこう補足する。
「以前は、不備を見つけて差し戻しても、直前の承認者が中身を確認せず再承認してしまい、いつまでも内容が修正されないという無駄なループが頻発してい
ました。今は直接本人に差し戻せるため、こうした停滞がなくなりました。決裁スピードも、以前は不在時に数日間止まっていた稟議が数時間で承認されるよ
うになるなど、大幅に短縮されています」（平井氏）。

こうした実務に即した機能は、各店舗スタッフからも好評と、日影氏は語る。
「店舗ではスタッフと店長が常に同じシフトに入っているわけではなく、対面でのコミュニケーションが難しい場面も多い。さらに、常にPCを操作できる環境
ではないため、承認が止まっている際に届く『催促メール』が非常に有効です。これにより、シフトのズレによる承認の遅れに気付きやすくなりました。ま
た、以前は商品内容に応じて異なる担当バイヤーを自分たちで探し、手入力して申請していたことが大きな負担でしたが、今はバイヤーがマスタ一覧で表示さ
れて、選択できる。こうした細かな改善が、現場のストレスを大きく軽減しています」（日影氏）。

このほか、自分が申請した後に間違いに気付いた際に承認を止める「取り戻し機能」や、承認ルートが自動で設定される利便性、そして進捗状況が「誰の印鑑
まで進んでいるか」一目でわかる視覚的な安心感など、現場の視点に立った機能がフルに活用されている。

今回の刷新により、同社はガバナンスを含めた「あるべき姿」に向けた確実な土台を構築した。今後の展望について、張替氏は次のように述べる。
「当社は人事異動や大きな組織変更が頻繁にあるので、今後も現場からの要望にスピーディーに応えられる、運用に柔軟な機能拡充に期待しています」
（張替氏）。

最後に平井氏は、今回のプロジェクトの成果とエイトレッドへの期待を、次のように締めくくった。
「現場から経営層まで利用するシステムなので刷新は不安でしたが、何の問題もなく、当たり前に利用されています。必要な機能が揃い、UIも分かりやすい製
品のよさに加えて、弊社の課題に向き合い、丁寧にシステムに落とし込んでいただけた成果だと感謝しています。業務システムは地味で評価されにくいもので
すが、電気や水道などのインフラと同じく、何事もなく動き続けていること自体が、実は凄いことだと思っています。私自身、いち利用者として使ってみて
『めっちゃいい、便利』と素直に感動しました。これこそが、最高の成果だと。エイトレッドには、今後も製品機能の充実や、引き続いての支援に期待しています」（平井氏）。