1887年の創立から130年以上の歴史を持ち、哲学教育を礎に世界に求められる「グローバル人財」の育成に努める東洋大学。

教育を支える職員の働き方改革にも積極的に取り組む同大学では、2020年4月からAgileWorksによる稟議書のペーパーレス化を実行。新型コロナウイルス感染拡大により急きょ実施されたテレワーク期間中も業務を止めることなく、事務手続きの迅速化を実現しました。

【導入の背景・課題】

• キャンパス間の書類の発送工数やコストが増大、決裁までに時間がかかる
• 回付中に添付書類の組み合わせが不明確になり、その都度確認作業が発生している
• 監査時に決裁書類の収集・仕分けに多くの手間がかかる

【導入後の効果】

• 部署ごとに異なっていたファイル形式や記載項目が統一され、業務の安全性が向上
• 書類の作成、回付の効率性が高まり、事務手続きと意思決定が迅速化
• 稟議書データが添付資料も含めて一元管理され、監査時にも有効

同大学では、ペーパーレス化への取り組みを数年前から進めてきましたが、稟議書についてはまだ紙による運用が残っていました。

複数のキャンパスがあるため、キャンパス間の人と書類の移動が発生し、発送の準備工数やコストの増大に加え、決裁までに時間がかかるといった課題がありました。また、添付書類の点数も多く、回付中に稟議書の添付ファイルの組み合わせや資料の並びが不明確になり、その都度確認作業が必要になることもあり、業務負荷の高い状態でした。

部内稟議は各部門で保管していたため、監査時には決裁書類の収集や仕分け作業を行う必要があり、経理や内部監査部門での対応に多くの手間がかかる非効率さも課題になっていました。

同大学で働く約500名の職員に活用を促すため、日々の業務で頻繁に利用するグループウェアとの連携は必須と考え、その条件を満たすワークフロー製品に絞り込んで選定を実施。

数種類の製品を検討・検証し、AgileWorksを評価した点として、グループウェアからシングルサインオンで利用できる点、大規模ユーザーへの対応実績が豊富である点、本学での利用に耐えうる詳細な帳票の設計が可能である点を挙げています。

さらに、コスト効果が非常に高い、同時ログインユーザーライセンスという提供形態も他の製品にはない大きな決め手になりました。また、AgileWorksが、グループウェアを構築しているサーバのLinux OSに対応している点もメンテナンス性の評価につながりました。

AgileWorksの稼働開始から半年間で約700件の部内稟議書が電子化されました。AgileWorksは、これまでの紙の稟議書の見た目を再現でき、UIもわかりやすいことから、利用者が各自うまく使いこなし、導入もスムーズに進みました。

これまで部署ごとにWordやAccessなどバラバラだったファイル形式や、記載項目の細かな違いが統一され、システムで一元管理が可能となったことで業務の安全性が向上。
さらに、コピーによる新規作成ができることで書類作成も楽になり、回付についても場所に縛られずに申請・承認できることで事務手続きと意思決定が迅速化しました。
監査対応も、添付資料を含めたすべての稟議書データがAgileWorksから確認できるようになり、大きく効率化すると期待の声があがっています。

同大学では、「その他の稟議書も移行できるものから早く進めたい」という声があり、AgileWorksの対象帳票の拡大に加え、部をまたぐ本稟議書のペーパーレス化にも取り組む予定です。

【こんな企業におすすめです！】

• グループウェアとシームレスな連携ができるワークフロー製品を探している
• 監査時に発生する書類の収集や仕分けといった手間を削減したいと考えている
• 回付中に添付資料の並びが不明確になり、その都度確認作業が発生している