東亜建設工業株式会社のワークフローシステム導入事例

東証プライム上場の総合建設会社である東亜建設工業株式会社は、2020年からスタートした業務再構築プロジェクトの一環としてAgileWorksを導入。
従来、紙の帳票で運用していた稟議書などの150種類以上の申請書をデジタル化し、電子申請の体制を確立した。

これにより、同社では長いもので1ヶ月近くを要していた稟議書の承認期間が約1/4に短縮。
全社的な業務のデジタル化に成功したほか、AgileWorksとBoxの連携により、文書の閲覧権限の厳格な管理も可能にしている。

課題・背景

• 紙の申請書をはじめ、全社的に根強く残るアナログな業務
• 地方支店の稟議書で承認に最長1ヶ月を要する状況
• 申請書のデジタル化に不可欠な適切な閲覧権限の管理

業務効果

• 150種類以上の申請書を運用し、電子申請の体制を確立
• 承認期間が約1/4に短縮されるなど、意思決定が加速
• Boxとの連携で、厳格な権限管理を実現

東京都新宿区に本拠を置く、東証プライム上場の東亜建設工業。1908年に創業し、100年以上に渡って土木、建築の領域で事業を展開してきた。2021年には新たなコーポレートメッセージ「私たちの今が、社会の未来を創るCreate Value,Build the Future」を策定し、新たな時代に向けた姿勢を打ち出している。

北海道から九州まで日本各地に支店を有し、手がける事業も土木工事から不動産開発までと幅広い東亜建設工業。売上高は3,300億円以上にのぼり（2025年3月期）、従業員数は1,800名近い。そのため、経営においては組織をいかに統制し、かつ効率的に運営するかが肝になる。

2020年、同社は3年間の中期経営計画を発表し、事業戦略の柱の一つに「経営基盤の強化」を挙げた。さらに、この戦略を推進する専任部署として業務再構築推進室を2年間の期限付きで立ち上げ、デジタル化の推進による全社的な生産性向上を掲げている。この取り組みの一環として導入されたのがAgileWorksだった。なぜ中期経営計画に紐づく重要施策としてAgileWorksが選ばれたのか。当時の経緯をDX戦略部担当部長兼業務支援課長の山本威氏は振り返る。

「従来、アナログな手法で運用していた業務が限界を迎えつつありました。当社は日本各地でさまざまな工事やプロジェクトを展開しており、その内容や期間もまちまちです。結果として、業務のフローや形式には柔軟性が求められ、なおかつ上場企業としての内部統制も図らなければいけません。こうした背景から、柔軟に運用でき、証跡などの確保も可能なアナログな業務が温存されてきたのですが、デジタル化の波が高まるにつれて支障が生じるようになり
ました」（山本氏）。

その代表的な例が、申請書の承認期間の長期化だった。東亜建設工業では稟議書をはじめ数多くの申請書を紙の帳票で運用していたが、文書を物理的に持ち運んで回付し、承認者に決裁を受けなければいけないため、承認までの期間が長期化しがちだった。地方の支店で起案された社長決裁の稟議書などは、承認までに1ヶ月を要することも珍しくなかったという。こうした意思決定の遅滞は、デジタルの時代において組織の致命的な欠点になりかねない。そこで同社は、業務再構築のプロジェクトの一環として、申請業務のデジタル化に着手することになった。

東亜建設工業がAgileWorksを認知したのは、同業他社が集う定例の勉強会でのことだった。自社のデジタル化について発表し、建設業におけるDXについてディスカッションする会に山本氏らが参加したところ、同業他社のなかで複数社がAgileWorksを導入していることが判明したのだ。建設業で幅広い導入実績を有していることに好感を抱いた山本氏らは、申請業務のデジタル化にあたってAgileWorksを含む複数のワークフローシステムを比較検討した。

その末に、AgileWorksの導入が決まる。決め手になったのは、自社の特性にフィットしやすい機能群だった。例えば、AgileWorksは社内で運用しているリモートアクセスサービス「CACHATTO」と連携が可能だったため、既存の業務環境に馴染みやすかった。さらに、膨大かつ柔軟に組織設定ができる点も魅力だった。東亜建設工業は日本各地で工事やプロジェクトを推進しており、それぞれに従業員を配置している。そのため、プロジェクトの組成や解散、それに伴う従業員の配置転換などのサイクルが極めて速い。ワークフローシステムには、こうした特性に柔軟に対応できる機能が必要不可欠だった。その点、AgileWorksは1,000以上の組織を設定できるほか、組織改編や人事異動にも対応しやすい機能を数多く備えていた。さらに、自社では人事情報を管理しているシステムとデイリーでデータ連携をさせており、メンテナンスフリーで組織情報が更新される仕組みを構築している。

AgileWorksの導入を決めた東亜建設工業は、業務再構築推進室を中心にプロジェクトチームを組成。外部コンサルタントなどの知見も借りながら、申請業務のデジタル化を推進した。この際、ポイントになったのが「複雑な承認経路の申請書を優先してデジタル化する」というアプローチだ。その狙いについてDX戦略部業務支援課の宮下証氏は説明する。

「具体的には、稟議書を優先的にデジタル化しました。稟議書は稟議の内容や購入する物品の金額などにより承認経路が異なるほか、関連部署の承認権限のないユーザーにも文書を通知するステップも設けなくてはいけません。ゆえに、承認経路の分岐が膨大で、決裁ルールをシステムに落とし込む導入初期の段階ではなかなか手に負えない状態でした。そこでまずは、外部コンサルタントの業務分析手法を用いて業務分析に着手し、その結果を踏まえて業務効率化のためのシステム化計画を策定、それに沿ってデジタル化を実施しました。同じ要領でその他の申請書もデジタル化する方針を採りました」（宮下氏）。

この方針は功を奏し、東亜建設工業はAgileWorksの導入を円滑に進めていった。まずは稟議書と支店内で決裁する伺書の2種類からシステムの運用を開始し、約2年間で帳票数を150種類にまで増加。初期に作成した稟議書の承認経路の仕組みやJavaScriptによるカスタマイズが参考となり、その後の開発を円滑化させた。こうして東亜建設工業は申請業務のデジタル化を全社規模に拡大させていく。

現在、東亜建設工業ではAgileWorksで月間3,000件ほどの申請業務が行われている。日本全国の支店や営業所の従業員が日常的に利用しており、毎日の業務を支えるツールとして定着を果たした。これにより、東亜建設工業では申請業務のデジタル化が大幅に進んでいる。その一つが、「工事合併伺及び報告書」の申請書だ。その内容について、荻野氏は解説する。

「この申請書は、同一の場所や監督者のもとで行われている複数の工事を、コストなどを一元的に管理するために合併して処理する際に用います。以前は、紙の申請書で運用していたのですが、工事名や発注者、工期などの数多くの情報を記載しなければならず、作成が煩雑で記入ミスも少なくなかったようです。しかし、現在はAgileWorksを工事情報の統合データベースと連携しているため、工事番号さえ入力すればその他の複数の情報が自動的にフォームに反映されます。これによる業務効率化の効果は大きく、記入ミスも大幅に削減されました」（荻野氏）。

150種類にも及ぶ申請業務のデジタル化により、東亜建設工業では円滑な意思決定が可能になっている。従来は、1ヶ月を要することもあった稟議書の決裁は、現在では1週間ほどで承認されており、承認期間は1/4に短縮。その他、事業部長が最終承認者の申請に関しては即日で決裁が下りることも珍しくない。意思決定のスピード化は、より効率的な組織運営を可能にし、全社的な生産性向上を後押ししている。

さらに、直近では、ストレージツールの「Box」との連携も実現し、文書の閲覧権限の管理強化も図っている。東亜建設工業ではプロジェクトの組成や解散に伴い、組織改編や配置転換が発生する。このような環境では、文書の閲覧権限についても頻繁な変更が求められるが、その度にメンテナンス作業が発生すれば管理者の工数は膨れ上がってしまう。そこで、一部の機密性の高い文書については、承認後にAgileWorksからBoxに自動連携し、個別に閲覧権限を設定している。これにより、東亜建設工業では厳密な情報管理とシステム運用の効率化を両立している。

中期経営計画に紐づく施策の一環としてAgileWorksを導入し、申請業務の大幅なデジタル化を実現した東亜建設工業。今後はさらにデジタル化の取り組みを推し進め、時代の変化にしなやかに対応できる業務体制の確立へ歩みを進めていく。今回の導入を振り返って、DX戦略部業務支援課の上野淳氏は、AgileWorksの操作性や導入のしさすさが成功のカギだったと語る。高度な技術や知識を要さずにシステムを構築・運用できるユーザビリティの高さが、組織全体でのデジタル化を可能にした。

「AgileWorksはプログラミングの知識がなくてもシステムを構築できますし、ユーザー画面も直感的で分かりやすいです。複雑な申請書や承認経路の設定には多少の知見が必要ですが、サポートを活用すれば十分に対応できると思います。紙の帳票やアナログ業務を刷新したい企業にとって、とても馴染みやすいシステムだと思います」（上野氏）。

「私たちの今が、社会の未来を創る」――そう掲げる東亜建設工業。その未来への飛躍を、AgileWorksはデジタルの力で確かに後押ししている。