株式会社ソリトンシステムズのワークフローシステム導入事例

株式会社ソリトンシステムズは、東京都新宿区に本社を置く1979年創業の「ものづくり」「独創」にこだわる独立系ITメーカーで、東証プライム市場に上場している。上場企業として求められる厳格な内部統制・監査体制のもと、同社の情報システム部は2007年からワークフロー製品「X-point(エクスポイント)」（パッケージ版）を導入し、社内の申請・承認業務を電子化してきた。利用の拡大に伴い、1つのフォームに部署・勘定科目・金額の組み合わせで最大150パターンもの承認ルートが集約される構造となったが、X-point（パッケージ版）のサポート終了を機に「AgileWorks(アジャイルワークス)」へ移行。承認者を手動で追加できない設計を維持したまま、複雑な分岐ロジックをノンカスタマイズのFlowEditorだけで実装し、内部統制・監査の要件をクリアし続けている。現在は最大約700名が、年間1万2,000件超の申請にAgileWorksを利用している。

課題・背景

• 1フォームに部署×勘定科目×金額の掛け合わせで最大150パターンの承認ルートが集約され、非常に複雑だった
• 150パターンにおよぶ分岐ルートの中から、修正したいルートを探し出すには相応の手間がかかっていた
• 承認ルートの設計図をExcelで別管理しており、実際の設定内容との突き合わせに手間がかかっていた
• 組織変更のたびに承認ルートへ人事異動を反映する必要があり、丸1日程度システムを止めていた

業務効果

• 承認フローの設定がFlowEditorにより視覚的になり、社内ルールに沿って列を揃えることで一目で構造を把握できるように
• 承認者を手動で追加させない設計を、ノンカスタマイズのまま維持し、内部統制・監査要件をクリア
• 帳票（フォーム）のデザインを変更前から大きく変えない工夫により、切替後の問い合わせはほとんどなかった
• Soliton OneGateとのSSO連携で、セキュリティレベルをさらに強化

情報システム部は、社内のイントラシステムやPC環境の構築・運用に加え、セキュリティ管理までを担う部門。以前は紙で回していた社内の承認業務をデジタル化するため、2007年からワークフロー製品「X-point」（パッケージ版）を導入し、約19年にわたって全社の申請・承認基盤として利用してきた。
申請者や承認者の管理負担を抑えるため、部署・勘定科目・金額といった複数の条件を掛け合わせて自動的に承認ルートを判定する仕組みを構築していたが、この設計により、1つのフォームの内部に最大150パターンもの分岐ルートが集約される、非常に複雑な構造になっていた。

部署×勘定科目×金額の組み合わせにより、1フォームに最大150パターンの分岐ルートが1本のフローへ集約。ルートの新規作成・修正のたびに、担当者には相応の負荷がかかっていた。

150パターンにおよぶ分岐ルートの中から、修正したいルートを探し出すには相応の手間がかかり、管理担当者のスキルに運用が依存しがちだった。

人事異動を承認ルートへ反映する作業のため、組織変更のたびにシステムを丸1日程度停止する必要があり、業務への影響が避けられなかった。
こうした状況の中、X-point（パッケージ版）のサポート終了（EOS）を機に、後継システムの選定が課題となった。

後継システムの検討にあたっては、X-point Cloud(エクスポイントクラウド)のほか、Microsoft 365に備わる汎用的な承認機能なども候補に挙がった。総務・情報システムの両面から複数の製品を比較検討し、次の条件を満たすシステムとして、AgileWorksを選定した。なお、決め手となったポイントは以下の3点。

最大の決め手である「柔軟な承認ルート設計」を実現するFlowEditorについて、情報システム部システム運用グループ部長中村克久氏は「視覚的にアイコンで見えるので、この途中で抜けているのはなぜだっけ、というのがすぐに分かるようになりました」とコメントする。

また、移行にあたって同社が特にこだわったのが画面の配色だった。X-pointの基調色だったオレンジに、AgileWorksの画面上部の帯をあえて合わせることで、ブランドカラーが変わることへの現場の抵抗感を排除。ボタン配置だけでなく帳票（フォーム）のデザイン自体も変更前から大きく変えないよう配慮した結果、切替後の問い合わせはほとんどなかったという。

同社における、AgileWorksの現在の活用と効果は下記の通り。

現在、AgileWorksは最大約700名が利用し、年間の申請件数はグロスで1万2,000件を超える。フォーム数は約70〜75種類で、月1回以上稼働しているものだけでも約60種類にのぼる。また、Soliton OneGateによるクライアント証明書ベースの多要素認証（MFA）をAgileWorksへ適用し、利用者の利便性を維持したまま本人確認を強化。年間1万2,000件超の申請・承認業務を支えるワークフロー基盤のセキュリティ向上を実現。

・社内システム変更依頼書：部門構成（一般社員・グループマネージャー・部長・本部長）を部門コードで判定し、部長不在の部門は自動でグループマネージャー承認をスキップする分岐ロジックを実装
・仕入先マスター登録申請：ERPへの仕入先マスタ登録と連動。購買部門・情報システム部門など複数部門のチェックを経ないと発注できない統制を構築
・製品リリース判定申請：クラウドサービス・アプライアンス製品のリリース可否を判定。2025年実績で年間114件のリリースがこの仕組みで決裁
・予算申請・購入申請：支出前の伺い申請と、支払い時にERPへ添付する証跡としての活用を使い分け

なお、2025年実績の年間申請件数をもとにすると、上位3フォームは次のとおり。

同社は、自社の国産IDaaS「Soliton OneGate」とAgileWorksをSAML連携させている。Soliton OneGateは、デジタル証明書による多要素認証（MFA）やシングルサインオン（SSO）を、クラウドサービスや社内システムに適用できる認証サービスであり、社内ポータル（Garoon）からのリンクを経由してSoliton OneGateのログイン画面に遷移し、認証後にAgileWorksへアクセスする構成をとっている。ID・パスワードだけに依存せず、デジタル証明書を活用して、情報資産へのアクセスを信頼できるユーザーとデバイスに限定できる点が特長であり、さらに、社内ネットワークからのみアクセス可能な構成と組み合わせることで、利用者の利便性を損なわずに、申請・承認基盤であるAgileWorksの認証セキュリティを高めている。

部署・勘定科目・金額を組み合わせた複雑な承認ルートを、追加のカスタマイズを行うことなくFlowEditorだけで実装し、承認者を手動で追加させない設計を維持したまま可読性を高めたことは、上場企業として求められる内部統制・監査対応の面でも、同社にさまざまな効果をもたらした。

定量的な効果
・年間申請件数：グロスで1万2,000件超
・アクティブフォーム数：約70〜75種類（月1回以上稼働は約60種類）
・製品リリース判定：2025年実績で年間114件を決裁
・移行時の問い合わせ：切替後もほとんど問い合わせなし
定性的な効果
・承認ルートが視覚的に把握できるようになり、複雑な組織構造でも構造上の見落としに気づきやすくなった
・承認者を任意に選べない設計を、ノンカスタマイズのFlowEditorのまま維持し、内部統制・監査要件を継続的にクリア
・配色や操作性を維持した移行により、現場が抵抗感なくスムーズに新システムへ移行
・Soliton OneGateとのSAML連携により、デジタル証明書を活用した多要素認証（MFA）とシングルサインオン（SSO）をAgileWorksに適用し、利便性と認証セキュリティを両立

AgileWorksへの移行から間もない同社は、今後、現在構築中のステージング環境を活用した本番リリース前のフォーム検証や、レポーティング機能を使った決裁リードタイムの可視化・差し戻し頻度の分析など、活用の幅を広げていく方針だ。併せて、組織・部門の「予約（未来予約）」機能の活用も進め、人事異動のタイミングでもシステムを止めずに運用ルートを切り替えられる体制を目指す。