株式会社WorkVisionのワークフローシステム導入事例

芙蓉総合リースグループの一角としてシステムインテグレーション事業を展開する株式会社WorkVisionは、Excelと紙の帳票で運用していた申請業務を電子化するため、2016年にAgileWorks（アジャイルワークス）を導入。
社内のほぼすべての申請業務をペーパーレス化し、意思決定の迅速化を実現した。
さらに、同社は見積システムをはじめとした各種システムとの連携を推進。
その結果、独自のDXソリューションを作り上げ、自社ソリューションとしての提供も検討している。

課題・背景

• 申請業務の承認に多大な時間を要し、意思決定が遅滞
• 各種システムが分断されており、さまざまな非効率が発生
• 芙蓉総合リースグループ入りをきっかけに、旧体制下の業務の見直しに着手

業務効果

• ほぼすべての申請業務の電子化を実現
• 約6割の申請書を1日で承認完了するなど、意思決定が迅速化
• システム連携を促進し、自社独自のDXソリューションを構築

東京都品川区に本拠を置き、全国9拠点を展開するWorkVision。芙蓉総合リースグループのICT部門の一角として、クラウド・パッケージを中心としたITソリューションを提供している。さらに、同社は中期経営計画の一環としてDXにも注力。「ステークホルダーから見て魅力のある会社」を目指し、社内環境のデジタル化や業務改革、それらの土台を支える組織の風土改革に取り組んでいる。

その具体的な事例が「スタッフDX」だ。スタッフDXとは、人事、マーケティング、技術開発など、バックオフィスの各部門と情報システムグループが連携して、DXを推進する取り組み。プロジェクトメンバーが各現場の業務フローを可視化しながらデジタル化を進め、既存業務を効率的な形に作り替えていく。2019年の芙蓉総合リースグループ入りに伴い、旧体制下における統制を見直して、業務の属人化などの非効率を解消するのが狙いだった。取り組みは2021年から2年以上にわたって継続しており、同社のDXの原動力となっている。

新たな時代に向けデジタル活用に余念のないWorkVisionだが、その姿勢は長年にわたって一貫している。同社は2016年にAgileWorksを導入し、申請業務の電子化に取り組んでいた。その経緯について、経営企画部情報システムグループ担当部長の森田英明氏は説明する。

「2016年まで、当社はほぼすべての申請業務をExcelと紙の帳票で運用していました。Excelで申請書を作成し、紙の帳票に印刷して、承認者に回付するといった運用です。承認作業はハンコの押印で行い、承認完了後には担当部門が紙の帳票を保管していました。これらの作業に費やす工数は決して少なくなく、業務効率を低下させる要因でした。また、意思決定の遅滞も課題視されていました。当社は全国に9ヶ所の拠点を有しているため、紙の帳票に時間を要し、意思決定に遅れが出ることもありました。これらの課題の解消に向け、ワークフローシステムの導入が検討されはじめます」（森田氏）。

こうしたなかで、WorkVisionはワークフローシステムの導入を決定。申請業務の電子化を目指して動き出すことになった。

ワークフローシステムの選定にあたって、WorkVisionが定めた要件は「最低限の開発工数」「外部システムとの連携」「投資対効果」の3つ。なかでも、重視したのが「外部システムとの連携」。当時、同社は営業部門で見積システムを利用しており、顧客との見積書のやり取りと申請業務の連携を目指していた。また、将来的には、その他システムとの連携も視野に入れていたことから、多彩な連携機能を求めた。

その結果、選定されたのがAgileWorksだった。AgileWorksはCSV連携、API連携、SSO連携など多彩な連携方法により、人事、会計、グループウェア、契約管理など、さまざまなシステムとの連携が可能で、これらの機能を高く評価されたからだ。そして、WorkVisionは導入プロジェクトに着手。1名のプロジェクトリーダー、3～4名のチームメンバーという体制で導入を開始する。導入時に注意したポイントとして、経営企画部情報システムグループの遠藤雅治氏は「優先順位を明確にすること」を挙げた。

「当初から3ヶ月間でのカットオーバーを目標にしていたのですが、その期間内ですべての申請業務を電子化し、システムを完璧に構築することは困難です。そのため、優先度の高い申請業務を電子化し、その後はシステムを稼働しながら、帳票の追加や運用の高度化を進める方針を採りました。結果的には、この方針が功を奏し、計画通りに3ヶ月でシステムをリリースすることができました」（遠藤氏）。

約3ヶ月のプロジェクトを通じて、WorkVisionは約60種類の申請書を電子化。その後も電子化を推進し、着実に帳票を追加していった。

また、リリース後の運用の高度化にも力を注いでいる。その一つが、慶弔見舞金の申請書とグループウェアの自動連携だ。WorkVisionでは、慶弔見舞金の申請書が承認されると、その内容がグループウェアに連携され、トップ画面上のインフォメーション欄に訃報などの慶弔関連のお知らせが掲載される。従来、このケースでは、総務部門の担当者がグループウェアにお知らせの内容を入力していたが、現在ではその作業が省略された。こうした連携機能の活用や業務効率化を実践しながら、WorkVisionはAgileWorksの運用を磨き上げていった

現在、WorkVisionでは約120の部署、500名以上の従業員にAgileWorksが利用されている。申請帳票数は約120種類。リリース後から着実に帳票を追加し、約7年の運用を経て、その数を倍増させた。これにより、同社ではほぼすべての申請業務の電子化が実現。申請業務に要する時間は大幅に短縮され、約6割の申請書が1日以内に承認されているという。

また、AgileWorksの導入により、WorkVisionではデータ活用の体制も強化された。その状況について、遠藤氏は次のように説明する。

「従来、紙の帳票で保管されていた申請書が、AgileWorksで簡単に確認できるようになったため、組織内の情報が可視化され、業務へのデータ活用が進んでいます。活用の範囲は幅広く、例えば、マーケティング担当の役員からは『マーケティングに関する予算執行をAgileWorks上で確認して、予算配分の調整や合理化に活用している。各部門で似たような施策や契約をしていることに気付けるようになり、経費削減に効果が出ている』と聞いています。今や、AgileWorksは当社のデータプラットフォームといっても過言ではありません」（遠藤氏）。

さらに、注目すべきはシステム連携だ。同社では、見積システム、契約管理システム、プロジェクト管理システム、グループウェアなどとAgileWorksの連携を行っている。例えば、プロジェクト管理システムでは、プロジェクトが完了すると、AgileWorksで申請書が自動的に起案され、承認後には承認結果がプロジェクト管理システムにフィードバックされる連携を実施している。そのほかにも、見積システムで見積書が作成された際には、AgileWorksの見積り関連の申請書が自動的に起案されるほか、AgileWorksをハブに契約管理システムと基幹システムの契約情報を連携するなど、多種多様なシステム連携を確立している。これにより、マスタメンテナンスをはじめとした数多くの業務が効率化しており、同社の生産性向上を後押しする。

しかし、WorkVisionにおけるAgileWorksの活用は、これに留まらない。同社は、2024年からの改正電子帳簿保存法の電子取引義務化に対応するため、AgileWorksを中心に据えたDXソリューションを構想。現在、その実現に向けて開発を進めている。

具体的には、電子契約システムや文書管理システム、電子取引システム、基幹システムなどとAgileWorksを連携し、見積から受発注、請求処理までをデジタル上で一気通貫に繋げる計画だ。AgileWorksの充実した連携機能が、各システムを繋ぎあわせるハブとして重要な役割を担っている。これが実現すれば、申請業務を起点としたバックオフィス業務のDXが可能だ。

さらに、同社は、この独自の体制を自社ソリューションとして提供することも検討している。すでに一部連携については情報提供をはじめているが、顧客からの反響は大きく、好評を博している。今後は、ソリューションの構築を進めながら、段階的に顧客への提供を開始する方針だ。当初、申請業務の電子化を目的に導入されたAgileWorksは、現在ではWorkVisionの次世代を担うキーアイテムとして期待を集めている。

最後に、AgileWorksの導入ポイントについて尋ねると、森田氏は「スモールスタート」と答えた。導入範囲を限定したスピーディーな導入が、現在の充実した体制に繋がったのだという。

「もともと、当社は『申請業務の電子化』にのみ焦点を当て、導入範囲も限定的でした。しかし、AgileWorksはシステム連携などの充実した機能を有しているので、システムを利用しながら、徐々に運用を高度化できます。そのため、AgileWorksを効率的に活用するには、まずは導入してみて、その後に既存のシステムなどとの連携を深めながら、自社独自のDXを模索していくのがお勧めです」（森田氏）。

限定的かつスピーディーな導入を起点に、長年の運用を通じて、AgileWorksをDXの中心に据えたWorkVision。業種、業界、組織規模の大小を問わず、多くの企業の手本となる好事例といえるだろう。同社が開発中のDXソリューションにも期待だ。