ノンプログラミングでIT部門に負担をかけない運用を実現

2020年07月30日
ノンプログラミングでIT部門に負担をかけない運用を実現

 ワークフローシステムに対してどのようなイメージをお持ちでしょうか?

  • ・自分たちで紙の書類をゼロからフォームに落とし込まなければならない
  • ・操作が複雑で非IT職では使いこなせない
  • ・IT部門が一括管理しなければならず、メンテナンス含めた運用のリソースが心配
  • ・新しいシステムを導入するにあたり、導入の手間はどれくらいか
  • ・導入後の運用の手間が増えるのではないか

 上記のような不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

 今回は導入後、ノンプログラミングで運用できるため、IT部門の負担を軽減できるワークフローシステムの機能と効果について、東京エレクトロン デバイス株式会社、清水建設株式会社の事例とともにご紹介していきます。

フォームを作成、複雑なルート設定までをセルフ運用で実現

 ワークフローシステム検討時の懸念として、現在会社で独自に作成している書類フォーマットを本当にシステム上で表現できるのか、メンテナンスの手軽さなどが挙げられます。
ワークフローシステムを社内の広範囲に活用していきたい企業ほど気になる問題かと思います。

東京エレクトロン デバイス株式会社の事例

 東京エレクトロン デバイスでは、すでに社内で導入していたワークフローシステムからのリプレイスでAgileWorks(アジャイルワークス)を導入しました。決め手は導入・運用に担当SEも必要なく、ルート設定・帳票作成がドラッグ&ドロップで簡単にできたことでした。

 東京エレクトロン デバイスでは全社的に利用する帳票や承認フローの中でも特に複雑なものはIT企画部で管理・運用していますが、それ以外は各部署がフローや帳票を作成・管理・運用しており、IT企画部は必要に応じてそれをサポートするだけです。

 このようにITのバックグラウンドがなくても管理・活用できるのは、AgileWorksのノンプログラミングでフォームを作成できる機能群に秘密があります。

 すでにご説明した通り、フォーム作成はドラッグ&ドロップで紙の文書を見たまま配置、完成画面のプレビューを見ながら作成することができます。


>AgileWorksのフォーム設定について詳しく見る

 さらには大規模な組織であっても、同じく直感的に承認プロセスや承認者を定義することができます。


>AgileWorksのフロー設定について詳しく見る

 上図は業務フローの設定画面です。同時に複数の承認ルートが走る「並列型」、A部門またはB部門の承認があれば次のステップへ移る「OR条件」のような複雑な承認ルートでも、プログラミングなしでドラッグ&ドロップで簡単に設定することが可能です。

 AgileWorksはこのように、直感的な操作画面で利用・管理ができるため、フォーム設定やルート設定のために社内のエンジニアの方の工数を捻出する必要も、外部へアウトソーシングする必要もありません。中にはインターンやアルバイトの方が帳票作成を担当する企業事例もあるほどです。

スピーディな意思決定と運用コスト削減を実現

 フォーム画面が紙イメージで操作に慣れやすい、直感的で高い操作性、プログラミングなしで誰でも操作できるという特長を解説しましたが、AgileWorksのメリットはシステムに慣れやすい、活用しやすいだけではありません。

 導入から運用がスムーズに行われることで、紙文書で時間のかかっていた意思決定や運用、紙文書の保管・管理業務から解放され、大幅なコスト削減に成功した事例をご紹介します。

清水建設株式会社の事例

 清水建設では導入後3年間で、段ボール箱約30箱分の保管スペースと、起案者の書類作成にかかっていた月1,200時間のコスト削減を実現したと言います。

   

 AgileWorksでは書類の作成を、過去の書類からコピーして行うことが可能です。書類の検索性にも優れ、ゼロから作り上げる必要がなくなります。結果起案者の書類作成時間の削減に繋がりました。

 また、書類ごとに必須の項目や記載内容のルールがありますが、AgileWorksでは入力制御をかけることができるので手戻りもなくなったと言います。

   

 ちなみにエイトレッドでは1,000種類ものサンプルフォーム集を用意しています。もちろんこれらも自由に編集していただけるので、近しいフォーマットの書類を検索する→自社に合わせて少しだけカスタマイズしてお使いいただくことも可能です。

<エイトレッドが提供するサンプルフォーム集ページ>

 このようにAgileWorksは、ノンプログラミングで書類作成・運用ができることに加え、電子化のメリットを活かした細かな標準搭載機能で、様々な企業の業務効率化をサポートしています。

 新しいシステムの検討軸は大きく導入のしやすさ、導入後は社内で本当に使ってもらえるか、メンテナンス等管理面も含めて運用コストを抑えられるかが選定のポイントでしょう。
特にワークフローシステムは、人と人、組織と組織を繋ぐためのシステムです。そのため全社標準で、誰でも負担なく利用できなければなりません。

 AgileWorksのノンプログラミングでユーザーフレンドリーな操作性は導入時のハードルを下げるだけでなく、中長期的にも負担のかからないセルフ運用を実現しています。それが結果として素早い意思決定と運用コスト削減に繋がるのです。

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ワークフローとは

ワークフローとは、一般的には業務の流れのことを指しますが、ワークフローシステムを導入することにより、業務手続きを電子化し、これまでかかっていた業務の負担を減らせます。ワークフローの基本やシステム導入をする上でのポイントなどをご紹介します。

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