複雑な決裁フローに対応、組織をまたいでも簡単設定

2020年08月07日
複雑な決裁フローに対応、組織をまたいでも簡単設定

 組織が大規模になるほど、また組織が複数になればなるほど、業務プロセスは複雑になっていきます。
 また、組織変更やプロジェクトごとに関係者が変更するとさらに複雑さを増します。

 そのような課題を解決するためにワークフローシステムの導入を検討する方が増えています。

 しかし、ワークフローシステム検討者はよく下記のような懸念・お悩みを持っています。

  • ・複雑な業務プロセスをすぐには改善できないため、システムでどうにか柔軟に対応したい
  • ・今まで探してはいたが、自社の業務プロセスを実現できるシステムがなかった
  • ・組織改編、人事異動などのタイミングで毎回メンテナンスに手間がかかるのは避けたい

 この記事ではワークフローシステムで複雑な承認プロセスをクリアし、全社さらにはグループ企業全体でシナジーを発揮されている株式会社大和総研、全日空商事株式会社の事例を解説していきます。

部署・組織をまたいでも問題なし! 複雑な承認プロセスをらくらく設定

株式会社大和総研の事例

 大和総研では、別のワークフローシステムを利用していましたが、利用可能な業務が限定的、メンテナンスが難しいなどの理由から、全社標準となりませんでした。AgileWorksへリプレイス後は、申請フォームの作成、承認ルートの設定まで各部門でセルフ運用できるようにまでになり、適用する範囲が拡大し、今では多くの申請業務をワークフロー運用に乗せています。

 

 ある業務特化型のワークフロー型システムもあるのですが、より業務改善の効果を求めるのであればAgileWorksのような汎用型のワークフローシステムを検討してみてください。

 汎用型のワークフローの特徴は、組織や役職に関する設定が豊富で、部署やその他組織をまたいでワークフローのルートを設定できるようになる点です。

 AgileWorksは汎用型ワークフローシステムの特徴に加え、部署や他組織を交えても簡単にワークフローを設定できる操作性も持ち合わせており、長い決裁フロー、組織改変に伴う変更作業も負担を最小限に抑えることができます。

<ワークフローのルート設定と細かな権限設定の図>

 

 また、部署や組織をまたぐと細かな権限設定などが気になるところかと思いますが、AgileWorksはフォームの細部設計もノンプログラミングで簡単に実現できます。

 上図で一部見えているワークフローのルートはドラッグ&ドロップで配置・決定できるほか、ステップごとに権限も決められるため、複雑で長いフローでも相手に承認をしてほしいのか、確認だけしてほしいのかなど、長い決裁フローや相手が他の組織に所属していたとしても意図を明確にしたワークフローを設定することができ、手間を減らすことができるのです。

 誰でも簡単に設定ができるため、大和総研では申請フォームの作成から承認ルートの設定まで、各所管部門内で「セルフ運用」をしていると言います。

>AgileWorksのフロー設定の機能について詳しく見る  

自社のみにとどまらずグループ企業もつなげて、シナジーを発揮

全日空商事株式会社の事例

 全日空商事でもすでにワークフローシステムを利用していたものの、グループ全社への展開を見据え、リプレイスを行いました。

 既存のワークフローシステムに不満があったわけではないのですが、将来的な事業展開とそれに伴う組織の変化に耐えうるシステムを検討していたということです。その際選定の軸となったのは、既存システムと同等かそれ以上の機能を持っていること、そして既存の他システムとの連携ができるかどうかという点でした。

 

 全日空商事では自社開発したマスタ一元管理システムを通して、組織変更、人事異動、職位変更といったデータを取り込むことを想定していました。AgileWorksではこのようにパッケージの基幹システム以外のシステムとも連携することが可能です。

>AgileWorksのシステム連携の機能を詳しく見る

 

>AgileWorksの人事システム連携の機能について詳しく見る

 

 企業規模が大きくなればなるほど、ワークフローシステムへの組織、役職などの人事データ取り込み・メンテナンスの作業が複雑になります。

 しかし人事システムと連携ができれば、その負担を大幅に減らすことができます。全日空商事ではAgileWorksと自社開発したシステムを連携させ、導入の課題を解消し、運用の効率化を図っています。

 システム連携のハードルもクリアし、AgileWorksを導入した全日空商事ですが、導入後、グループ内の会社をまたいだワークフローも問題なく設定、運用できていると言います。このようにワークフローのルートが設定できた次に気になるのは、物理的・組織的に距離がある関係者同士の意思疎通です。

 全日空商事ではワークフローの回付・承認時にコメントをつける機能を使って意思疎通と意思決定を円滑に行えていると言います。

<入力画面の例:左サイドバーのボタンから簡単に添付ファイルやコメントを追加できます>

 

 紙の文書を回覧する際は、回覧する人や起案した方が承認者へ直接説明をするか、あるいは別添の書類も一緒にすることが多いかもしれません。しかし拠点が離れていたり所属組織が異なる場合には郵送や移動の手間がかかり、回覧だけで多大な時間とコストがかかってしまいます。

 AgileWorksでは稟議書など該当する書類以外のコメントや添付ファイルなどを一緒にワークフローを進めることができます。これによりスムーズな意思疎通が実現されます。加えて、ワークフローと一緒に付随する情報やドキュメントも一緒に管理できるのは意思決定に至るまでのプロセスまで含めて資産として蓄積することにもつながるのです。

 ここまで、大規模、複雑な組織構成でも迅速な意思決定とコラボレーションを促進するワークフローシステムの使い方、機能をご紹介してきました。

 複雑なプロセスを経ると起案者と承認者が遠くなり手間ばかり増える......このようなお悩みをお持ちの方はぜひAgileWorksで複雑な承認プロセスのハードルを超えてみませんか?

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