株式会社日立柏レイソルのワークフローシステム導入事例

Jリーグチーム「柏レイソル」を運営する株式会社日立柏レイソルは、紙の帳票での処理を中心とする既存業務を刷新し、組織運営のデジタルシフトを図るため、X-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入。発注申請などの財務・総務系の申請業務を数多くデジタル化し、ペーパーレス化や業務効率化を推進した。さらに、X-point Cloudのクエリ機能や関連書類機能を活用し、申請業務の後工程であった台帳管理の一元化も実現。
これらの取り組みは同社の業務環境を変革し、デジタルシフトに向けた推進力となっている。

課題・背景

• 紙の帳票での処理を中心とした既存業務の変革が不可避に
• 申請業務のリードタイムの長期化が業務効率化を阻害
• 申請業務の後工程である台帳管理がさらなる業務負担に

業務効果

• 財務担当者を中心に100件/月以上の申請業務をデジタル化
• 申請業務のリードタイムは1/2以下に短縮
• クエリ機能・関連書類機能などで台帳管理をX-point Cloudで一元化

2025年シーズンにはJ1リーグ2位の好成績を収めた強豪チーム「柏レイソル」。その運営会社である柏レイソルは1992年に設立された。1995年にはチームの
Jリーグ加入を実現し、2011年にはチーム初となるJ1リーグ優勝を達成。「”強く、愛されるクラブ”づくり」を掲げ、ホームタウンである柏での地域貢献活動
や青少年育成にも力を入れている。一方で、近年ではデジタル化の取り組みにも熱心だ。従来、同社では紙の帳票による処理が社内業務の中心であった。しか
し、社会的なデジタル化の加速やチーム強化に向けたリソース捻出の必要性などを受け、積極的なデジタルシフトを推進している。その手始めとして取り組ん
だのが、X-point Cloudの導入だった。同社が抱えていた課題とはどのようなものだったのか。財務部の小椋洋一郎氏は当時の状況を説明する。

「社内業務のなかでも特に負担となっていたのが紙の帳票による申請業務です。申請業務は日常的に発生するため件数が多く、些細な非効率や手作業が積み重
なって、膨大な負担を生んでしまいます。その一つが発注業務でした。発注業務は発注申請書を起案し、承認したのちにも納品、検収、支払いと後工程の業務
が続きます。これらの業務を紙の帳票やExcelの台帳で運用していると、必然的に多くの非効率や手間が生まれます。例えば、紙の帳票による発注申請は承認
者が不在の際には回付が滞り、リードタイムが長期化しがちでした。また、Excelの台帳による管理業務も手間が多く、入力ミスや更新漏れのリスクもありま
した。こうした負担を解消するためにも、申請業務のデジタル化が欠かせない状況でした」（小椋氏）。

そのほか、柏レイソルでは旅費精算や交通費精算で同様の課題を抱えていたという。こうしたなかで、同社は申請業務のデジタル化を決め、ワークフローシス
テムの導入に向けて動き出した。

ワークフローシステムの選定にあたって、柏レイソルが求めたのは「申請業務に留まらず、幅広くデジタル化できること」。申請書の回付や承認だけではな
く、後工程の業務も同時に効率化できる機能を備えていることがシステムの必須条件だった。しかし、当時、比較検討したなかに同社が求める機能を有する製
品は少なかった。その理由はサッカーチームを運営する企業の特性に由来する。例えば、同社の発注業務のなかには、申請書の起案から支払いまでに1年以上
の期間を要するものも少なくなかった。具体的な例が、観客の入場時に電子チケットを読み込む入場端末の年間使用料だ。これらの機器はシーズン開幕前に提
供業者へ発注し、シーズン終了後に使用料を一括で支払うため、発注の手続きから支払いまでに1年ほどの期間を要し、その間に発注申請の申請者や承認者、
担当部門などが変更されているケースが少なくなかった。こうした背景から、新たなワークフローシステムには、担当者や担当部門の変更にも対応できる柔軟
性が求められた。

こうした事情のなかで、選ばれたのがX-point Cloudだった。X-point Cloudを選定した理由を小椋氏は次のように振り返る。
「さまざまな製品を比較検討するなかで、当社の求めた機能を最も多く備えていたのがX-point Cloudでした。例えば、その一つが未定義ステップ機能です。
未定義ステップは、承認権限を特定の個人に紐付けるのではなく、複数の候補者のなかから承認者を指定できる機能なのですが、この機能があれば仮に発注業
務の過程で承認者が変更されても、設定変更をせずに業務を完了できます。何より有り難かったのは、こうした便利な機能を、導入前の商談の段階でいくつも
紹介いただいていたことです。私たちが現状の課題や懸念点を共有すると、エイトレッドの担当者は『その課題であれば、この機能で解決できます』と提案し
てくれました。これはベンダーへの信頼にも繋がり、導入の後押しにもなりました」（小椋氏）。

こうしてX-point Cloudを選定した柏レイソルだったが、課題はまだ山積していた。同社の組織は小規模であり、多くのメンバーが複数の業務を兼任してい
る。情報システムを専任する従業員はおらず、X-point Cloudの導入にあたっても財務部や総務部のメンバーで対応する必要があった。しかし、この際にも、
サポートが大きな支えになったと小椋氏は続ける。導入作業の着手前には全４回の管理者向け講座が開催されたほか、導入の過程でも3回のオンサイトサポー
トが提供された。こうしたサポートのなかで、小椋氏ら導入担当者は、各種機能の活用法や帳票の作成方法などを身に付けていく。こうして、柏レイソルは約
3ヶ月でX-point Cloudの運用を開始。さらに、その後も紙の帳票のデジタル化を継続し、導入効果をより広い範囲へ波及させていった。

現在、柏レイソルでは12種類の申請書がX-point Cloudで運用されている。月間の申請数は100件以上。特に申請数の多い発注申請書は月間50件ほどがX-
point Cloud上で処理されている。これにより、申請業務のリードタイムや手間は大幅に低減。従来、承認までに2~3日ほどを要していた申請業務は、その多
くが1日で完了している。また、紙の帳票のデジタル化に伴い、申請書の回付や保管に要していた手間も不要になった。また、効率化が進んだのは申請業務だ
けではない。従来はExcelの台帳で実施していた管理業務もX-point Cloud上に移行され、入力や更新の手間が大幅に削減されている。このとき、大きな役割
を果たしているのが関連書類機能とクエリ機能だ。関連書類機能は、複数の申請書を業務フローに沿う形㳃紐付け、先行する申請書の承認が完了すると、後工
程の申請書が自動生成される機能。また、クエリ機能は、X-point Cloud上に蓄積されたデータを抽出・集計し、CSVファイルなどに二次加工できる機能を指
す。柏レイソルでは、これらを活用し、発注業務の後工程で実施していた管理業務を代替している。

その状況について小椋氏は説明する。
「発注業務は発注→納品→検収→支払という業務フローを辿り、それぞれの工程で申請書を起案します。X-point Cloudでは、これらの申請書を関連書類機能
で紐付けて、起案漏れや承認漏れなどを防止しています。また、発注申請書を起案したのちには、購入する物品の名称や個数、納品や検収のステータス、支払
いの状況などをExcelの台帳で管理していましたが、これらはクエリ機能で代替しました。以前は、物品のステータスが変化するたびに情報を更新しなければ
いけないため、管理の手間は相応にかかり、更新漏れのリスクもありましたが、現在では物品の個数やステータスを即座に集計できます。このように、申請業
務だけではなく、後工程の付随業務まで効率化できたことが、X-point Cloudを導入した最も大きな成果だと思っています」（小椋氏）。

そのほか、柏レイソルでは旅費や交通費を精算する際の申請書をX-point Cloudでデジタル化。領収書などを電子データで保存する機能などを活用し、電子帳
簿保存法に対応した管理体制も確立している。

今回の導入を振り返って、小椋氏は「カスタマイズ性の高さとサポートの手厚さが成功要因でした」と述べる。
「全社員が利用するワークフローシステムを導入するにあたって、不安がなかったといえば嘘になります。導入前には『いずれ大きなトラブルが生じるので
は…』と戦々恐々としていましたが、今のところ大きな支障はなく、システムが停止することもありません。それが可能だったのは、システムの柔軟性とベン
ダーのサポートがあったからではないでしょうか。複雑な設定を施す際には、エイトレッドの担当者の方に逐一確認ができましたし、そのおかげで運用開始後
には頻繁に設定を変更する必要もありませんでした。当社のようにリソースや経験が乏しい組織には、まさにぴったりの製品だったと思います」（小椋氏）。

X-point Cloudの導入に成功した柏レイソルは、この経験を糧にデジタルシフトをさらに進める方針だ。業務効率化が生み出す余剰リソースは、チーム強化へ
と還元される。「強く、愛されるクラブ」づくりを下支えするデジタル化の取り組みは、まだ始まったばかりだ。