五百カ所で発生する月平均四千件におよぶ稟議書承認の迅速化、適正化、コスト削減を実現
株式会社ベスト電器

株式会社ベスト電器 様

ディスカウント路線ではなく専門店としての高付加価値の提供を掲げ、国内外で家電量販店チェーンストアを運営する株式会社ベスト電器(以下、ベスト電器)では、X-pointを導入し、稟議書の承認・決裁業務の効率化を実現した。数年間にわたりワークフローを検討してきた同社がなぜX-pointを選択したのか、その狙いと選択理由について詳しく話を聞いた。

お客様から愛され、長い付き合いができる店づくりを目指すベスト電器

─ベスト電器についてご紹介ください。

ベスト電器は、家電製品やパソコンなどの小売りを手がける家電量販店チェーンストアとしてご存じの方も多いと思いますが、家電製品の小売り以外にも関連会社を通じてアフターサービス、オール電化、ドラッグ、人材派遣といった事業も手がけています。

1956年より家電製品の販売を開始し、現在では九州地方を基盤に北海道から沖縄まで国内に直営店、フランチャイズ店をあわせ約450店舗を展開しています。

また、海外にも積極的に進出しており、シンガポール、マレーシア、インドネシア、クウェートなどで店舗を運営しています。

お客様に愛され長いお付き合いができる店づくりを目標としており、近年では、地球環境にやさしいオール電化製品の普及などにも力を入れています。

500カ所以上の拠点で発生する月平均4000件にもおよぶ稟議をX-pointで承認

500カ所以上の拠点で発生する月平均4000件にもおよぶ稟議をX-pointで承認

─X-pointによるワークフローをどのような業務で利用しているのでしょうか。

一般の物品購入などに関する社内の稟議書と外商などの売り掛けに関する稟議書の起案・承認・決裁にX-pointを利用しています。

─利用者数はどのくらいになりますか。

利用者数はライセンス数で見ると700ライセンスになります。直営店舗と営業所、流通センター、サービスセンターを合わせた500カ所以上で利用できるようになっており、管理部門の社員の他、店舗であれば店長やマネージャクラスの社員が利用しています。

─フォーム種類と処理数はどのくらいになりますか。

現在利用しているフォームは40種類ほどです。処理件数は2010年3月の利用開始以来、1年半ほどで6万7千件以上になりました。フォームの種類が増えるにつれて処理数も増えてきていますが、現状、月平均で見ると4千件ほどになります。

稟議書の電子化で、承認処理の迅速化と適正化、コスト削減を実現

─ワークフローを導入した目的を教えてください。

紙の稟議書を回覧していたため、円滑かつスピーディな承認処理ができず、手間やコストもかかっていました。

当社の場合、500カ所以上の拠点から稟議が発生し、その件数も膨大です。そのような状況で紙の稟議書を拠点間で回覧していると、どうしても承認・決裁の時間がかかり、途中で稟議書の所在がわからなくってしまうような危険性がありました。

ワークフローであれば、承認を迅速化できるだけでなく、業務の適正化も実現できると考えました。

また、膨大な数の紙文書が発生していたため、用紙コストや配送費、さらには保管・管理にかかる手間やコストも少なくはありませんでした。

ワークフローで帳票を電子化すれば、用紙や集配といった見えるコストはもちろん、管理・保管にかかる見えないコストも削減できると期待しました。

システムの信頼性が高く、使い勝手に優れたX-pointを選択

─X-pointを選定した理由を教えてください。

いろいろとワークフローを探していたところ、パートナーからの紹介でX-pointのことを知りました。

最初にX-pointを見たときに気に入ったのが「見た目」の良さです。X-pointは、紙の帳票と同じイメージで操作できるので、使い勝手がとても優れていると感じました。

また、システムの運用に関しても、Linuxサーバーでの運用が可能で、アプリケーションサーバーとWebサーバーと機能別に分けてシステムを構成できるので、信頼性を担保できると考えました。

最終的には、帳票やルートの設定なども容易で、導入・運用コストなども適正だったこと、そしてパートナーがエイトレッドと協力しながらサポートしてくれるということが確認できましたのでX-pointの導入を決めました。

 

業務のムリやムダを省くきっかけとなり、期待以上の成果を上げることができた

業務のムリやムダを省くきっかけとなり、期待以上の成果を上げることができた

─導入時に苦労した点などがあれば教えてください。

システムの構築はパートナーにデモ環境を構築してもらったこともあり、とてもスムーズに進みましたが、帳票を電子化するにあたり社内の関係者との調整や帳票の整理には少し手間がかかりました。

使い勝手の部分でも話をしましたが、ワークフロー導入の成否はエンドユーザーがどれだけ利用しやすい環境を構築できるかがポイントになります。

そのため、帳票を電子化してワークフローで運用するにあたり、情報システム部門だけですべてを決めるのではなく、総務部や経営企画部、そして各帳票を利用する現場と連携を取りながら、システムの仕様や帳票の作成を進めていきました。

また、電子化する帳票を検討・作成していく段階で、ほとんど使われていない帳票や統廃合できる帳票などの存在が明確になり、改変の要望なども数多く出てきました。電子化してからそのような作業をすると二度手間になってしまうので、「帳票の棚卸し」とも言える整理の作業が必要となりました。

手間のかかる作業ではありましたが、結果として関係者や現場を巻き込みながら「帳票の棚卸し」をしたことで、帳票の統一化や標準化が進み、それが業務上のムリやムダを省くことにつながり、単にワークフローを導入する以上の成果を上げることにつながったと考えています。

エンドユーザーの業務が効率化され、検索や集計も容易に

エンドユーザーの業務が効率化され、検索や集計も容易に

─そのほかに、導入効果などはありましたでしょうか。

(1)決裁のスピードと確実性の向上

決裁のスピードと確実性が向上し、承認の経過が容易に確認できるようになりました。社内業務がスピードアップしたことにより、お客様の要望にも迅速に対応できるようになり、サービスレベルの向上に結びつく成果が得られています。

(2)コスト削減

目に見える部分だけでも、これまで稟議書関連で使用していた年間数万枚の用紙や保管スペース、配送のコストを削減することができました。電子化する帳票や提供業務が増えてくれば、さらにコスト削減効果は大きくなると考えています。

(3)エンドユーザーの業務効率化

以前起案された稟議書をコピーして、簡単に新たな稟議書を作成することで業務を効率化したり、必須項目の記載漏れなどもなくなったことで、ミスや書類の不備による稟議の差し戻しなども大幅に減少しました。

(4)集計が容易にできるようになった

X-pointでは検索や集計が簡単にできるので、過去の決裁の情報を探したり、特定の稟議項目に関して金額を集計したりといったことができるようになりました。このような作業は、紙の稟議書では簡単にできませんでした。

今後は帳票数を増やし、他のシステムとの連携も視野に

─今後の拡張予定などはありますか。

エンドユーザーから数多くのリクエストが来ており、帳票の種類は2~3倍に増やしていく予定です。また、既に一部で他システムとの連携も開始しており、適用業務の範囲を拡張していく予定です。

─エイトレッドへの期待などあればお聞かせください。

優れたワークフロー製品を提供していただき、エイトレッドさんにはとても感謝しています。

私たちは常にお客様へ提供するサービスレベルの向上を目指し、新たなシステムの開発に取り組んでいますので、引き続き機能の追加や幅広いクライアント環境のサポートなどに期待しています

─ベスト電器様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

* 取材日時 2011年11月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

利用シーン・関連キーワード

  • 導入製品:X-point
  • 従業員規模:1,000名以上
  • 業種:卸売業、小売業
  • 目的:コスト削減、ペーパーレス化、内部統制強化、業務効率化、決裁スピードの迅速化、電子承認、電子申請

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