亜細亜大学　のワークフローシステム導入事例

東京都武蔵野市に本部を置く亜細亜大学は、1941年設立、経営学部・経済学部・法学部・国際関係学部・社会学部・健康スポーツ科学部を擁する総合大学だ。同大学は2022年、稟議書の電子化を主眼にX-point Cloudを選定・導入した。導入にあたっては、紙の書類の様式をそのまま踏襲する方針を徹底し、現場が違和感なく移行できる環境を整えた。トップダウンで全部署に利用を強制するのではなく、各部署が利便性を実感しながら自発的に活用範囲を広げていくスタイルで、稟議書から出張申請・報告書、押印申請など、着実に対象業務を拡大してきた。現在は専任教職員あわせて約330名が利用している。

課題・背景

• 稟議書の運用が紙・押印中心で、稟議担当者が回覧・確認に手間をかけていた
• 電子化にあたり、書式を大きく変えると現場の混乱や反発を招く懸念があった
• 出張申請・報告書など、複数の書類が関連しあう業務の管理が煩雑になりやすかった

業務効果

• 稟議担当者にとって大幅な業務省力化を実現
• 決裁者・申請者にとっても、確かな負担軽減効果をもたらしている
• 紙の様式をそのまま用いたことで、現場が違和感なく電子化を受け入れられた
• 出張報告書の提出有無が一覧で把握できるようになり、管理の手間を削減
• 財務課など他部署からも活用の相談が寄せられるなど、利用の輪が自然に広がっている

同大学がX-point Cloudを導入したのは2022年。「稟議書の電子化」を最重要テーマに据え、サービスを選定した。選定の軸としたのは、現場が迷わず移行できることだ。紙時代に使っていた書類の様式を踏襲できる製品という基準で選定し、実際に紙の稟議書の内容欄（自由記述欄）を忠実にシステム上へ再現している。
運用面でも、現場の主体性を軸に据えている。各部署が所管する申請書類をX-point Cloudへ移行するかどうかは各部署の判断に委ねており、トップダウンで一律の移行を求めることはしていない。利便性を実感した部署から手を挙げてもらう、現場主導のスタイルだ。教職員が中心となって扱う業務から優先的に電子化を進め、この積み上げ型のアプローチによって、稟議書を起点に出張申請・報告書、押印申請など着実に活用範囲を拡大してきた。

導入のきっかけとなった稟議書は、物品購入や人事採用、経営に関する案件など、様々な用途で使われる汎用的な書式だ。紙時代からの自由記述欄をそのまま再現しており、書式としての汎用性の高さが特長となっている。そのぶんデータの蓄積は、運用の工夫によって的確に実現している。
・稟議確認担当者（総務課）の承認ステップに来たときにのみ、入力用のフォームが表示されるよう「書類制御」機能で設定。担当者が自由記述欄から支出金額を確認して入力することで、必要なデータを蓄積している
・人事関係の稟議など、一部の関係者だけに閲覧・承認をさせたい案件は、書式の最下部にチェックボックスを設置。ここへのチェックの有無を承認フローの分岐条件とすることで、対象を柔軟に絞り込んでいる
・文書管理規程で永久保存文書として扱う稟議かどうかは自動判定が難しいため、稟議確認担当者のステップで表示されるチェックボックスに担当者自身がチェックを入れ、人の目で仕分けている
・決裁完了後は、関連部署へ自動で回覧通知。物品購入など資産登録が必要な案件は全件を資産登録部署へ、海外出張に関する案件は件名に「出張」と入力があった場合のみ、保険加入を担当する部署へ通知が届くよう設定し、対応漏れを防いでいる

教員の出張申請書と、出張帰着後の報告書についても、紙で使っていたワード形式の書類をそのまま添付する形で決裁を受けられるようにしている。申請書と報告書は「関連書類」機能で結びつけて運用しており、検索結果の一覧画面から関連書類の有無が一目で分かる。これにより、規程上提出が必須となっている出張報告書が実際に提出されているかどうかを、一覧上で把握しやすくしている。

同大学は、ID管理基盤「extic」（エクスジェンネットワークス株式会社製）とX-point Cloudを連携させ、シングルサインオン（SSO）環境を構築している。exticは学術認証フェデレーション「学認（GakuNin）」対応のクラウドサービスとのSSOに強みを持つ基盤で、この連携により利用者の認証負担を大幅に軽減。1つのIDで複数のサービスへアクセスできる環境を整えたことで、教職員が日常的にX-point Cloudを使い続けやすい土台を築いている。

稟議書・出張申請書のほかにも、亜細亜大学では次のような業務をX-point Cloudで運用している。
直近では財務課から「金券使用の際の申請書でX-point Cloudを使いたい」という相談も寄せられており、部署から部署へと活用の輪が着実に広がっている。

・専任事務職員約140名・専任教員約190名、あわせて約330名が利用
・2022年の導入から約4年にわたり、稟議書を起点に活用業務が拡大

・稟議担当者にとって大幅な業務省力化となり、決裁者・申請者の負担も軽減
・紙の様式をそのまま踏襲したことで、現場が違和感なく電子化を受け入れられた
・書類制御機能を活用した運用の工夫により、自由記述形式のままでもデータの蓄積・仕分け・自動回覧を実現
・出張報告書の提出有無が一覧で把握できるようになり、規程順守の確認がしやすくなった
・トップダウンで強制しない運用方針により、各部署が納得したうえで自発的に利用を広げている

同大学では、2026年4月から教員もX-point Cloudのユーザーに加わり、活用の幅をさらに広げる段階に入っている。稟議書についても、自由記述形式ならではの使いやすさをさらに高めるべく、書式のブラッシュアップを検討している。財務課からの相談のように、部署から部署へと自発的に活用が広がる流れを追い風に、今後も着実に対象業務を増やしていく方針だ。