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アカウント管理とは?よくある課題や効率化に役立つシステム・ツールを紹介!

アカウント管理とは?よくある課題や効率化に役立つシステム・ツールを紹介!

本記事では、企業におけるアカウント管理の意味や重要性、よくある課題についてわかりやすく解説します。

アカウント管理の効率化に役立つシステム・ツールも紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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アカウント管理とは?

業務のデジタル化やDX化の機運が高まる現代、企業では多種多様なシステム・ツールが利用されています。そこで重要になるのがアカウント管理です。

アカウント管理とは、社内で導入・使用しているシステム・ツールなどのユーザー数やID・パスワードといったアカウント情報を適切に管理することを指します。

詳しくは後述しますが、アカウント管理はガバナンスやコストの観点で非常に大切な役割を果たし、業務のデジタル化が進む昨今、その重要性は一層高まっています。

アカウント管理はなぜ重要?

アカウント管理はなぜ重要?

では、企業におけるアカウント管理の重要性について詳しく見ていきましょう。

ガバナンスの強化

アカウント管理は、強固なガバナンスを確保するうえで重要な役割を果たします。

企業が利用するシステム・ツールには、機密情報が含まれるケースが少なくありません。なかには、特定の担当者以外の閲覧を制限すべき情報もあるでしょう。

アカウント管理を適切に行っていないと、権限を持たない従業員が無許可で情報を閲覧・持ち出したり、改ざん・削除などを行ったりする不正リスクが高まります。

また、業務委託者や退職者などのアカウントを放置していることで、システム・ツールに不正アクセスされてしまう可能性もあります。

アカウント管理を徹底することで、上記のような不正リスクを低減することができ、ガバナンスの強化につなげることができるでしょう。

コストの最適化

アカウント管理は、コスト最適化の観点でも重要です。

アカウント管理を行っていないと、実際には利用していないシステム・ツールに多額のコストがかかってしまい、実際の利用状況に見合わないコストが発生する可能性があります。

反対に、導入しているシステム・ツールの利用状況を定期的に調査し、アカウントの棚卸しを行うことで、無駄なコストの削減につなげることができるでしょう。

アカウント管理でよくある課題

次に、アカウント管理に取り組むうえでよくある課題を見ていきましょう。

入退社や人事異動、組織改編による負荷集中

アカウント管理は、従業員の入退社や人事異動、組織改編などのタイミングに作業が集中しがちです。

とくに年度初めや決算期末はアカウントの発行・削除やユーザー権限の変更といった依頼が増加し、アカウント管理の負担が急激に増加します。また、これらのタイミングは、システム・ツールのアカウント関係だけでなく、さまざまな手続きが重なることから、アカウント管理に手が回らないという状況にもなりかねません。

手動管理による負担の増大

アカウント管理を手動で行っている場合、管理の負担が大きく、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。

具体的には、Excel(エクセル)などの表計算ソフトを使ってアカウント管理を行っている場合や、紙のアカウント管理台帳に手書きで記入している場合などです。

このような手動によるアカウント管理は、担当者の負担が大きいだけでなく、登録情報を誤って入力・削除してしまうリスクも高まります。

また、紙媒体やExcelでの管理はリアルタイムな情報更新が行えず、情報の整合性・信頼性を担保することが難しくなってしまいます。

クラウド乱立による管理の煩雑化

近年はクラウドサービスの普及により、特定の業務領域に特化したシステム・ツールが多数登場しており、導入も以前に比べると容易になっています。そのため、部署部門や業務領域ごとに個別にシステム・ツールの導入が進められ、クラウド乱立に陥ってしまうケースが少なくありません。

クラウド乱立の状態に陥ると、各種システム・ツールのアカウント管理が煩雑化してしまいます。場合によっては、システム・ツールに関する情報がサイロ化してしまい、一元的なアカウント管理が困難になってしまいます。

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アカウント管理に役立つシステムは?

アカウント管理に役立つシステムは?

アカウント管理に役立つITシステムのひとつが、ワークフローシステムです。

ワークフローシステムとは、各種申請や稟議、報告といった社内手続きを電子化するツールのことで、アカウント管理の効率化にも役立てることが可能です。

では、ワークフローシステムがアカウント管理に有用な理由を見ていきましょう。


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アカウント管理に関わる手続きを一元化

ワークフローシステムを活用することで、各種システム・ツールを新規導入する際の稟議から、アカウント登録・削除の申請、パスワード等の再発行や変更・初期化の届け出など、アカウント管理に関連するさまざまな手続きを電子化し、一元管理することが可能です。

ワークフローシステムのなかには、直感的な操作で申請書を作成できる帳票設計ツールを搭載している製品や、用意されたテンプレートをそのまま利用したりアレンジして使えたりする製品もあります。

ワークフローシステムで利用できる稟議書・申請書の例 ワークフローシステムで利用できる稟議書・申請書の例

また、ワークフローシステムで処理した情報はさまざまな条件で検索・参照したり、集計したりすることができるので、システム・ツールの利用状況の確認やアカウントの棚卸し作業を効率的に行うことができるでしょう。

システム連携でさらに便利に

ワークフローシステムは、さまざまなシステム・ツールとの連携により利便性を高めることが可能です。

先述した通り、クラウドサービスの普及によりシステム・ツールの導入が容易になった反面、部署部門や業務領域ごとに個別最適が進み、クラウド乱立の状態に陥ってしまうケースは珍しくありません。

ワークフローシステムは、部署部門や業務領域の垣根を超えて各種システムとつながり、システム間のデータ連携を促進します。一元的にマスタメンテナンスを行うことが可能になるため、入退社や人事異動、組織改編が重なる繁忙期の負担軽減にも有効です。

また、システム・ツールごとに行われていた手続きをワークフローシステム上に集約したり、SSO(シングルサインオン)によりシステム・ツール利用時の手間を簡素化することができ、クラウド乱立の課題を解消することが可能です。

あわせて読みたい

ワークフローシステムとの連携で相乗効果を生むシステム・ツール9選

ワークフローシステムを活用したアカウント管理事例

最後に、ワークフローシステムをアカウント管理に役立てている企業事例をご紹介します。

入社時のアカウント管理にも活用(ドリコ)

ドリコ株式会社は、コロナ禍への対応を目的に「X-point Cloud」を導入し、業務環境のデジタル化を推進しました。

従来、同社には紙文化が深く根付いており、社内のほとんどの業務が紙の帳票とアナログな入力作業で構成されていました。紙ベースのアナログ業務の負担は大きく、帳票の紛失や入力ミスといったリスクも課題に。そうしたなか、コロナ禍に突入して在宅勤務に移行したものの、紙帳票の存在が出社せざるを得ない状況を生んでいることがきっかけとなり、同社は業務環境の抜本的なデジタル化を決断。

紙の帳票レイアウトをそのまま再現でき、豊富な導入実績を有している点などを評価し、「X-point Cloud」の導入に至りました。当時、同社では情シス部門が新設されたばかりでリソースや経験が十分ではなかったものの、カスタマーサクセス支援活動を活用することでシステム展開を推進。

現在、同社ではグループ会社を含むほぼすべての従業員210名が「X-point Cloud」を利用しており、ほぼすべての帳票をデジタル化することに成功しています。

入社手続きのチェックリスト

また、同社では申請業務以外にも「X-point Cloud」を活用。従業員の入社時に実施するアカウント作成などの業務をリスト化し、「X-point Cloud」上で管理するチェックシートを作成したことで、実施漏れのリスクを低減しています。

コロナ禍を機にアナログな業務環境を刷新

ドリコ株式会社 ワークフローシステム導入事例をダウンロード|X-point Cloud

まとめ

今回は、アカウント管理の意味や必要性、効率的な管理に有効なソリューションをご紹介しました。

さまざまな業務システム・ツールが登場している昨今、アカウント管理の重要性は今まで以上に高まっています。

アカウント管理に課題を感じている担当者の方は、今回ご紹介した情報も参考にワークフローシステムの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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