情報の一元化とは?メリットや有効なツール、成功事例を紹介!
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本記事では、情報の一元化とは何かを解説するとともに、メリットや有効なITシステム・ツール、情報の一元化を推進した事例を紹介します。
情報管理やデータ活用の推進に課題を感じている企業は、ぜひ参考にしてみてください。
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情報の一元化とは?
情報の一元化とは、さまざまな情報を集約して一元的に管理できる状態にすることを意味します。反対に、各種情報が散在していて連携が取れていない状態を、情報(データ)のサイロ化と呼びます。
企業では、部署・部門や業務領域ごとに多種多様な情報を取り扱います。それらの情報を個別に管理していると、組織内での情報共有に多くの無駄・非効率が生じてしまったり、情報の信頼性・整合性が低下したりといった状況が発生しやすくなります。また、情報が分断されていることで、データ活用の高度化やデータドリブンな意思決定を妨げる要因にもなりかねません。
一方、組織内の情報を一元化することで上記のような課題を解消でき、後述するメリットを享受することが可能です。
情報を一元化することのメリット

次に、情報を一元化することのメリットについて見ていきましょう。
業務効率化・生産性向上
情報を一元化することで、業務効率化や生産性向上といった効果が期待できます。
情報が散在している状況では、さまざまな場面で同じ情報を入力・更新する手間が発生したり、情報の整合性を確かめる手間が発生したりと、多くの無駄が発生してしまいがちです。
一方、情報が一元化されていれば、必要な情報を速やかに確認したり利用したりすることができ、効率的に業務を進めることが可能になります。また、情報の二重入力や転記、突合作業といった無駄が解消されれば、全社的な生産性向上にもつながるでしょう。
セキュリティリスクの低減
情報の一元化により、情報セキュリティにおけるリスクを低減することが可能です。
部署部門ごとや担当者ごとに属人的な方法で情報管理を行っている場合、情報の整合性・信頼性を担保することが困難です。また、情報の管理方法が統一・徹底されないことで外部への情報漏えいや情報改ざんといったリスクが高まってしまいます。
情報を一元化していれば、統一的なルールでの情報管理を徹底することができ、情報の信頼性・整合性を担保しやすくなります。また、属人的な情報管理によるミスや不正のリスクも低減することが可能です。
データ活用の高度化
情報が一元化されていれば、より高度なデータ活用が可能になります。
情報が部署・部門や業務領域ごとに分断されている状況では、保有している情報の用途が限定されてしまいます。
全社横断で情報を一元化していれば、組織全体で保有する情報資産として活用していくことが可能になり、さまざまな情報を組み合わせた多角的な分析や戦略立案が可能になります。これにより、精度の高い意思決定につなげたり、部署・部門や業務領域の垣根を越えた全体最適化につなげることができるでしょう。
情報の一元化に有効なツールは?

情報の一元化の意味やメリットについてご紹介しましたが、具体的にどのように一元化を進めればよいかわからないという方もいらっしゃるかもしれません。
次は、情報の一元化を効率的に推進するソリューションとして、ワークフローシステムをご紹介します。
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社内手続きの情報を一元化
ワークフローシステムとは、社内で行われる申請・稟議などの各種手続きを電子化するツールのこと。
企業では、部署部門を問わず日々さまざまな手続きが行われています。これらの手続きを紙ベースで行っていると、手渡しによる回覧やハンコによる承認、手動での入力作業など、さまざまな無駄・非効率が生じてしまいます。また、紙媒体の情報は検索性が低く、後から情報を参照したり二次活用したりするハードルが高いと言えます。
一方、ワークフローシステムで社内手続きを電子化していれば、紙ベースの手続きよりも効率的に申請・承認を行うことが可能です。また、ワークフローシステムで処理した手続きは、「誰が何を申請し、どのように処理されたのか」という情報がログとして保存されます。蓄積した情報はさまざまな条件で検索・参照したり集計したりすることができ、閲覧権限も細かに設定することが可能です。
全従業員が関わる社内手続きだからこそ、電子化によって全社的な生産性向上や情報資産の有効活用につなげることができるでしょう。
システム連携で各種データを集約
各種システム・ツールとシームレスに連携できる点も、ワークフローシステムの強みです。
クラウドサービスの普及により、近年では多種多様なITシステム・ツールが登場しています。たとえば、人材にまつわる情報を一元管理する「人事管理システム」、顧客に関する情報を一元管理する「CRM」、営業活動に関する情報を一元管理する「SFA」などです。
これらのITシステム・ツールは、あくまで特定の業務領域に関する情報を管理するシステムであり、そのままではシステムごとに情報が分断されている状態だと言えます。
ワークフローシステムと各種システム・ツールを連携することで、システムごとに散在していた各種情報を一元化することができ、各システムで個別に行っていた手続きもワークフローシステム上に集約することが可能です。
これにより、システム間での転記・二重入力やマスタ管理、アカウント管理の手間を解消することができるだけでなく、部署部門や業務領域の垣根を超えた多角的なデータ分析・活用を実現できるでしょう。
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ワークフローシステムで情報の一元化を推進した事例
最後に、シリーズ累計4,500社超の導入実績を誇るワークフローシステム「X-point Cloud」「AgileWorks」を導入している企業のなかから、情報の一元管理を推進した事例をご紹介します。
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情報の一元管理により内部統制強化を達成(石垣)
上下水道向けの環境機械などで知られる株式会社石垣は、「X-point Cloud」の導入によって紙の稟議書を電子化し、分散していた申請業務の情報一元化に成功しました。
同社は従来、申請業務が紙帳票・e-mail・SharePoint・Notesという4つの手段に分散しており、多くの手間や無駄な時間を要していました。また、SharePointとNotesに関しては、重複している申請書も少なくなく、開発手法が異なることから、申請書作成やマスタ管理の負担や属人化が問題となっていました。
コロナ禍で申請業務の停滞や決裁の遅延といった状況が発生していたこともあり、同社はワークフローシステム導入を決定。複数製品を比較検討した結果、申請フォームや承認ルートをGUIで設定でき、クラウドならではのスピーディーな導入が可能である点を評価し「X-point Cloud」の採用に至りました。
現在、同社における「X-point Cloud」のユーザー数は約750名にのぼり、年間申請数は3000件超に。4つの手段に分散していた申請業務は「X-point Cloud」に集約され、社内の広い範囲で業務効率化が実現。開発効率が従来の2~3倍に向上し、導入による経費削減効果は年間約800万円にものぼると試算されています。
情報の可視化とデータ活用を促進(WorkVision)
システムインテグレーション事業を展開する株式会社WorkVisionは、「AgileWorks」を導入して分断されていた各種システム連携を促進し、生産性向上を実現しました。
同社では従来、ほぼすべての申請業務をExcelと紙帳票で運用しており、業務効率の低下や意思決定の遅延が課題となっていました。
この課題を解消するため、同社はワークフローシステムの導入を決定。システム選定の結果、外部システムとの連携性などを評価し「AgileWorks」の採用に至りました。
導入後、ほぼすべての申請の電子化を実現し、分断されていた各種システムの連携が進んだことで、業務効率化と全社的な生産性向上を達成しています。さらに、AgileWorks上で組織内の情報が可視化されたことで、業務へのデータ活用が加速。

同社は現在、「AgileWorks」をデータプラットフォームと位置づけ、「AgileWorks」を中心に据えたDXソリューションの構築に取り組んでおり、将来的には自社ソリューションとしての提供も検討されています。
まとめ
今回は、情報の一元化の意味や必要性、有効なツールと成功事例をご紹介しました。
DXやデータドリブンの必要性が高まる昨今、情報の一元化を推進し、社内に蓄積された情報を有効活用できる体制を構築することは非常に重要です。
記事内でもご紹介した通り、ワークフローシステムを活用することで社内に散在する情報を一元管理することが可能です。情報の一元化・一元管理を目指している方は、「X-point Cloud」や「AgileWorks」の活用を検討してみてはいかがでしょうか。
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