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校務DXとは?必要性や推進方法、有効なシステム・ツールと成功事例を紹介

校務DXとは?必要性や推進方法、有効なシステム・ツールと成功事例を紹介

本記事では、校務DXの概要や必要性、推進のポイントについてわかりやすく解説します。

校務DX推進に有効なITシステムと活用事例も紹介しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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校務DXとは?

校務DXとは何かについて確認していきましょう。

そもそもDX(デジタルトランスフォーメーション)とは、「デジタル技術による(生活やビジネスの)変革」を意味します。

つまり校務DXは、「デジタル技術の活用により、学校・教育現場における業務(=校務)を変革していくこと」だと言えます。

校務全般をデジタル技術によって効率化することで、教職員の負担を軽減するとともに、教育活動の質を向上・高度化していくことが校務DXの狙いです。

校務DXが注目を集める背景と必要性

校務DXが注目を集める背景と必要性

日本の教育政策を管轄する文部科学省は、2019年から教育現場のICT化を目的とした「GIGAスクール構想」を提唱しており、そのなかで教職員の業務をデジタル化する校務DXについても提言してきました。

その背景には、「教職員の働き方改革」や「教育活動の質向上」の必要性が高まっている状況があります。

学校の教職員においては、授業等による教育指導に加え、児童生徒の情報管理や保護者対応、学校内外の連絡・調整業務など多岐にわたる校務を担っており、その負担は非常に大きいと言えます。また、基礎自治体を超えた広域人事が行われるなかで、教育委員会ごとに異なる校務支援システムを導入しているケースは珍しくありません。そのため、人事異動のたびに新たなICT環境や校務処理フローに対応しなければならないという課題もあります。

その一方で、教育活動の質を高めていくには、教育実践によって蓄積された情報・データを活用するとともに、教職員と児童生徒が直接関わる十分な時間を確保していくことが重要になります。

教職員の負担軽減および働きやすい環境の整備、そして蓄積されたノウハウとICT教育の融合による教育活動の高度化を実現するためにも、校務DXの推進が必要不可欠となっているのです。

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校務DXを推進する方法とポイント

校務DXを推進する方法とポイント

校務DXを推進する上ではいくつかの課題が存在しますが、とくに重要なポイントとなるのが以下の3点です。

  • 校務のペーパーレス化
  • 校務支援システムのクラウド化
  • 情報セキュリティの確保

それぞれ詳しく確認していきましょう。

校務のペーパーレス化

教育現場では、紙ベースのアナログ業務が数多く残っています。

たとえば、校務分掌に基づく各種文書を校務用端末で作成した後、印刷して手渡しで回覧を行い、ハンコによる押印で決裁を受けたり、手書きの修正指示を再度反映したりといった非効率な場面は珍しくありません。

校務DXの取り組みとしてペーパーレス化を進めることで、紙ベースの校務で生じていた非効率が解消されるとともに、リアルタイムな情報共有が可能になります。

また、ペーパーレス化により書面の情報をテキストデータとして扱えるようになれば、さまざまな用途での活用が容易になり、校務や教育活動へのデータ活用が促進されます。

加えて、電子データは閲覧権限や編集権限などを細かにコントロールすることが可能なので、紙ベースの情報管理よりも強固なセキュリティ環境を構築することができるでしょう。

校務支援システムのクラウド化

校務支援システムのクラウド化も、校務DXを推進する上で大切なポイントです。

教育現場にはさまざまな校務支援システムが存在し、生徒に関する情報を管理する教務管理システムや学習管理システム、教職員間の情報共有に用いるグループウェア、校内備品の管理に用いる備品管理システムなど、その種類は多岐に渡ります。

これらのシステムを校内サーバーで構築・運用している場合、職員室に設置されたPCなどの校務用端末からのアクセスが前提となっているケースがほとんどです。

その結果、職員室などの特定の場所でしか校務を行えない原因となってしまい、柔軟かつ効率的な校務処理が妨げられてしまいます。また、地震や津波といった大規模災害により学校施設が損傷・損壊した場合、校務再開の障害となってしまうリスクが高まります。

一方、校務支援システムをクラウドサービスに代替することで、各種デバイスからの利用が可能になります。その結果、校務のロケーションフリー化が進み、教職員が働きやすい環境につながるでしょう。また、各種校務データをクラウドサーバー上で管理することで、非常時における校務の継続性確保にも有効です。

加えて、各自治体の教育委員会における汎用クラウドサービスの活用が進めば、ICT環境や校務処理フローの標準化にもつながり、人事異動に伴う負担の軽減にも効果が期待できます。

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情報セキュリティの確保

従来の校内サーバーを利用したオンプレミス型のシステム運用に比べ、パブリッククラウドを利用したシステム運用では、情報セキュリティの確保が一層重要になります。

具体的には、ゼロトラストを前提としたセキュリティの構築に加え、各種校務情報へのアクセス権限を細かに制御できる体制を整えることが大切です。

そのため、クラウドサービスの導入にあたっては、文部科学省の「教育情報セキュリティポリシーに関するガイドライン」の要件を確認するとともに、ベンダーのセキュリティ体制に注目して製品・サービス選定を行うべきだと言えます。

ワークフローシステムで校務DXを加速

ワークフローシステムで校務DXを加速

ここまでは、校務DXの概要や推進のポイントについて説明してきましたが、具体的に何から着手するべきか迷ってしまう方もいらっしゃるかもしれません。

そのような場合、校務DXの第一歩としてワークフローシステムを活用することをおすすめします。

では、ワークフローシステムが校務DXの推進に役立つ理由を見ていきましょう。

校務処理のペーパーレス化を推進

ワークフローシステムは、組織内で行われている各種申請や稟議、報告などの手続きをペーパーレス化するツールのこと。

ワークフローシステムを導入することで、従来は紙ベースで行われていた各種校務をシステム上で再現することが可能です。

文書の作成から回覧、押印による承認、決裁後の管理まで一気通貫でデジタル化することができ、職員室に縛られることなく校務を行える環境を構築することができます。

デジタルへの抵抗感を軽減可能

効率的に校務DXを推進していくには、デジタルに不慣れな教職員の抵抗感を軽減する工夫が求められます。

ワークフローシステムには、デジタルへの抵抗感払拭に役立つ機能を備えた製品が存在します。

たとえば、紙のイメージを再現できる帳票設計ツールを備えた製品があります。直感的な操作で帳票を設計することができるので、使いなれた帳票フォーマットを再現したり、新たに帳票フォーマットを作成したりするのも、専門知識不要で簡単に行えます。紙のイメージを残しつつ電子化できるので、紙に慣れ親しんだ教職員の抵抗感を軽減することができるでしょう。

また、回覧や押印による承認のフローもシステム上で再現されるので、従来の業務フローを極力変えることなくデジタル化を進めることが可能です。

各種システム・ツールをつなぐハブとして機能

各種システムと柔軟に連携できる点も、ワークフローシステムの特徴です。

先述の通り、教育現場にはさまざまな校務支援システムが存在しますが、それらのシステム・ツールを個別に管理・運用していると、データ入力やメンテナンスの負担が大きくなったり、手続きが分散してしまい管理者・利用者の双方の手間になってしまったりといった事態に陥りがちです。

ワークフローシステムは、それらのシステム・ツールをつなぐハブとして機能し、システム・ツール間のデータ共有を円滑にするとともに、分散していた手続きやマスタ管理を集約することが可能です。

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ワークフローシステムで校務のデジタル化を推進した事例

最後に、ワークフローシステムで校務のデジタル化を推進した事例を見ていきましょう。

ここでは、シリーズ累計導入数4,500社超のワークフローシステム「AgileWorks」を利用している学校の活用事例をご紹介します。

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ペーパーレス推進と業務手続きの迅速化(学校法人 東洋大学)

学校法人 東洋大学は、「AgileWorks」の導入により稟議書のペーパーレス化を推進し、事務手続きの迅速化を実現しました。

数年前よりペーパーレス化の取り組みを進めてきた同大学ですが、稟議書については紙による運用が残されている状況でした。紙による運用は工数やコスト増大に加え、決裁の長期化や監査対応の負担増にもつながっていました。

そこで同社は、稟議書の電子化に向けて情報収集を開始。グループウェアとのシングルサインオン連携が可能で、大規模組織への対応実績が豊富である点や詳細な帳票設計が可能な点、同時ログインユーザーライセンスという料金形態でコスト効果が高い点を評価し、「AgileWorks」の導入に至りました。

新型コロナウイルス感染症の流行拡大により、急遽職員のテレワークが実施が決定したものの、システム連携も含めスムーズに導入・構築が進められ、学内約20の事務局および約500名の職員を対象に「AgileWorks」の利用を開始。直感的なUIが功を奏し、利用者からの問い合わせもほとんどなく、テレワーク初日からスムーズにペーパーレスへと切り替えることに成功しました。

また、部署ごとにバラバラだったファイル形式や帳票フォーマットが統一され、一元管理が可能になったことで業務の安全性が向上。文書の作成や回付・承認が効率化したことで事務手続きと意思決定の迅速化にもつながっています。

業務の安全性向上と事務手続き迅速化を実現

学校法人 東洋大学 ワークフローシステム導入事例をダウンロード|AgileWorks

全学的なIT基盤統合を加速(学校法人 帝京大学)

学校法人 帝京大学は、「AgileWorks」の導入により決裁業務の効率化やガバナンス強化を実現するとともに、全学的なIT基盤の統合を加速することに成功しました。

同大学では従来、紙の稟議書の持ち回りによって決裁業務を行っており、学内ではさまざまな非効率が生じていました。決裁までに1ヶ月を要するケースもあるほか、後から決裁情報を確認・参照することも難しいなど、業務効率だけでなくガバナンスの観点でも課題となっていたことから、同大学は稟議書のデジタル化を検討開始。

システム選定の結果、教員と職員が混在する複雑な承認ルートに対応できることや、ノーコードで構築でき、紙のような入力フォームを作成できることなどが決め手となり、「AgileWorks」の導入に至りました。

導入後、段階的に「AgileWorks」の利用範囲を拡張していき、複数拠点へと展開。現在、3,000件以上の稟議書がデジタル化され、約200名の教職員に利用されるシステムに成長しています。課題であった決裁期間は平均5日程度まで短縮され、決裁業務が可視化されたことでガバナンスの強化にも寄与。

今後は「AgileWorks」の全学展開を進め、基幹システムやグループウェアなどのIT基盤の統合を進めていく計画です。

決裁業務の効率化とガバナンス強化を実現

学校法人 帝京大学 ワークフローシステム導入事例をダウンロード|AgileWorks

まとめ

今回は、校務DXの概要や必要性、推進に役立つツールをご紹介しました。

教職員の負担を軽減しつつ、教育活動の質を高めていくためには、校務DXの取り組みが欠かせません。

そして、ワークフローシステムを活用することで、校務DXの取り組みを加速していくことが可能です。校務DXの推進に課題を感じている担当者の方は、ぜひお気軽にエイトレッドへとご相談ください。

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ワークフロー総研 編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研 編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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