これからの働き方を考える

【DX実態調査】小売業のバックオフィス業務運用を調査しました

【DX実態調査】小売業のバックオフィス業務運用を調査しました

約4割が紙ベースでの決裁業務となっている実態が明らかに

株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区、代表取締役社長:岡本 康広 以下、エイトレッド)は、小売業の情報システムの管理職、総務の管理職103名に対し、小売業におけるバックオフィス業務の実態調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。

調査サマリー

    ●バックオフィス業務の課題、約半数が「アナログ業務」「属人化」と回答
    約3社に1社が、未だ「申請・承認業務」がアナログだと回答
    ●本社と店舗間のやりとりにおいて、「意思決定に時間がかかり過ぎ」や「アナログなやり取りが多い」など課題の声

調査概要

調査概要:小売業におけるバックオフィス業務の実態調査
調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」の企画によるインターネット調査
調査期間:2022年12月16日〜同年12月19日
有効回答:小売業の情報システムの管理職、総務の管理職103名
※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

≪利用条件≫
1 情報の出典元として「株式会社エイトレッド」の名前を明記してください。
2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。
URL:https://www.atled.jp/wfl/

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こんな人におすすめ

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・全社的にDXを推し進めたいが、社内に反発がある。
・現場がDX推進を自分ごと化してくれず定着しない。
・デジタルツールの利用拡大に課題がある

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小売業の導入ITツール、「勤怠管理ツール」が73.8%で最多

Q1.あなたのお勤め先のバックオフィス業務において、導入しているITツールを全てお選びください。(複数回答)」(n=103)と質問したところ、「勤怠管理ツール」が73.8%、「給与管理ツール」が63.1%、「経費精算システム」が51.5%という回答となりました。

・勤怠管理ツール:73.8%
・給与管理ツール:63.1%
・経費精算システム:51.5%
・スケジュール管理ツール:47.6%
・ワークフローシステム:41.7%
・請求書発行ツール:38.8%
・電子契約・帳票システム:29.1%
・予算管理ツール:22.3%
・RPA:18.4%
・OCR/AI OCR:16.5%
・その他:0.0%
・特にない:4.9%
・わからない/答えられない:4.9%

勤怠管理・経費精算業務を効率化したい

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バックオフィス業務の課題、約半数が「アナログ業務」「属人化」と回答

Q2.お勤め先のバックオフィス業務の運用に関して感じている課題があれば、教えてください。(複数回答)」(n=103)と質問したところ、「アナログ業務が多い」が47.6%、「業務が属人化している」が46.6%、「人手不足になっている」が41.7%という回答となりました。

・アナログ業務が多い:47.6%
・業務が属人化している:46.6%
・人手不足になっている:41.7%
・労働生産性が低い:35.0%
・業務に無駄が生じており、余分なコストがかかっている:16.5%
・その他:1.0%
・課題は一切ない:6.8%
・わからない/答えられない:8.7%

属人化を解消したい

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他にも「業務が統一されていない」や「情報の共有化が出来ていない」などの課題も

Q2で「課題は一切ない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、お勤め先のバックオフィス業務の運用に関して感じている悩みがあれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=87)と質問したところ、「業務が統一されていない」や「情報の共有化が出来ていない」など63の回答を得ることができました。

<自由回答・一部抜粋>
・46歳:業務が統一されていない。
・52歳:紙媒体が多い。
・55歳:レガシーなシステムのまま続けてきたのでハードウェアもソフトウェアもEOLが近づいてきている。
・45歳:情報の共有化が出来ていない。
・52歳:コミュニケーション不足。
・54歳:アナログの資料のデジタル化やデジタルコンテンツの利用具合が人によりバラバラ。

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約3社に1社が、「申請・承認業務」をアナログ運用

Q4.お勤め先で、デジタル化されていないアナログな業務があれば、全て教えてください。(複数回答)」(n=103)と質問したところ、「申請・承認業務」は34.0%と約3社に1社がアナログでの運用という回答となりました。

・領収書管理:44.7%
・庶務業務(備品発注・名刺発注等):44.7%
・契約書管理:39.8%
・データ入力・更新:38.8%
・申請・承認業務:34.0%
・社内周知/情報伝達:34.0%
・勤怠管理:30.1%
・その他:0.0%
・特にない:9.7%
・わからない/答えられない:3.9%

アナログ業務に関する間接作業に、4割以上が「30分~2時間」費やす実態

Q4で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q5.Q4で回答したような、アナログな業務に関する間接作業について、1日あたりどのくらい労働時間を費やしているか、教えてください。」(n=89)と質問したところ、「30分~2時間未満」が42.7%という回答となりました。

・30分未満:15.7%
・30分~2時間未満:42.7%
・2時間~5時間未満:14.6%
・5時間以上:9.0%
・わからない/答えられない:18.0%

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本社と店舗間の申請・承認(決裁)業務、4割以上が「月に100件以上」発生

Q6.お勤め先の本社と店舗間で行われる申請 ・承認(決裁)業務は月におよそ何件発生しているか、教えてください。」(n=103)と質問したところ、「100件~500件未満」が18.4%、「500件~1000件未満」が9.7%という回答となりました。

・50件未満:16.5%
・50件~100件未満:18.4%
・100件~500件未満:18.4%
・500件~1000件未満:9.7%
・1000件~3000件未満:4.9%
・3000件~5000件未満:2.9%
・5000件以上:4.9%
・発生しない:3.9%
・わからない/答えられない:20.4%

申請・承認業務、約4割が紙ベースでの運用に

Q6で「発生しない」「わからない/答えられない」以外を回答された方に、「Q7.お勤め先の本社と店舗間では稟議や申請・承認(決裁)業務を主にどのような方法で行っていますか。」(n=78)と質問したところ、「Word、Excelに記入し印刷してFAXや郵送で申請」が29.5%、「紙に手書きしてFAXや郵送で申請」が12.8%という回答となりました。

・電子決裁システム(ワークフローシステム)で申請:34.6%
・メール・チャットで申請:15.4%
・Word、Excelに記入し印刷してFAXや郵送で申請:29.5%
・紙に手書きしてFAXや郵送で申請:12.8%
・その他:5.1%
・わからない/答えられない:2.6%

本社と店舗間でのやりとりにおいて、「アナログなやり取りが多い」や「意思決定までに時間がかかり過ぎ」など課題の声

Q6で「発生しない」「わからない/答えられない」以外を回答された方に、「Q8.お勤め先において、本社と店舗間での稟議や申請・承認(決裁)業務において感じている課題があれば、全て教えてください。(複数回答)」(n=78)と質問したところ、「アナログなやり取りが多い」が47.4%、「意思決定までに時間がかかり過ぎている」が35.9%という回答となりました。

・アナログなやり取りが多い:47.4%
・意思決定までに時間がかかり過ぎている:35.9%
・無駄なコストがかかっている:29.5%
・情報の管理が難しい:29.5%
・進捗状況がわからないため問い合わせする/または受けることが多い:21.8%
・何度も差し戻しが発生する:16.7%
・その他:0.0%
・特にない:9.0%
・わからない/答えられない:1.3%

他にも「回覧途中に紛失」や「相手の不在時や都合の悪い時間帯が分かりにくい」などの課題も

Q8で「特にない」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、本社と店舗間で行われるやり取りにおいて感じている課題があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=70)と質問したところ、「回覧途中に紛失」や「相手の不在時や都合の悪い時間帯が分かりにくい」など47の回答を得ることができました

<自由回答・一部抜粋>
・48歳:回覧途中に紛失。
・54歳:相手の不在時や都合の悪い時間帯が分かりにくい。
・55歳:間違いが多い。
・50歳:ルールの認識齟齬による手戻り。
・53歳:システムを導入してもどのように使うかの周知徹底が不足している。
・51歳:未だに印鑑を関連部門と役職にもらうため歩きまわっている。

まとめ

円安や物価高の影響もあり、企業の生産性がより問われる中、バックオフィス業務における効率化やDXへの注目度は益々高まる傾向にあります。そこで、小売業の情報システムの管理職、総務の管理職へバックオフィス業務の実態に関して調査を行いました。

4割以上の小売業においては、本社と店舗間の申請・承認(決裁)業務が「月に100件以上」発生していながらも、約4割が紙ベースでの運用であったり、申請・承認業務の課題として47.4%が「アナログなやりとりが多い」、35.9%が「意思決定に時間がかかり過ぎている」と回答しており、アナログな申請・承認業務によって生じる業務負担が垣間見えました。

「回覧途中に紛失」「ルールの認識齟齬による手戻り」などの声も上がっており、ワークフローの明確化、ペーパーレス化で解決できる問題も数多くあると言えるでしょう。さらにワークフローが整備されることで、店舗側の負担が減り、本来注力するべき店舗業務に割ける時間が増えれば、店舗の売上アップにもつながっていくため、小売業においてワークフローシステムによる申請承認業務のデジタル化は、今後必須であると考えられます。

一方で、「勤怠管理」や「給与管理」では他の領域と比較して、デジタル化が進んでいることもわかりました。一般的に「必ず発生する管理業務」は、デジタル化が進んでいると言われていますが、小売業でも同様の傾向が見られています。ITの活用として「業務効率化を通じた生産性向上」が出発点となることが多いですが、別の側面として、ITを活用して「企業価値」を生み出すことが考えられます。企業価値を生み出すためには、企業内での意思決定スピードを向上させ、社会変化に対応することが必要です。

申請・承認とは意思決定プロセスであり、このプロセスをデジタル化することによって、企業価値を生み出す体制が構築できます。社会変化が激しい現代では、小売業も同様にこのような体制が求められているのではないでしょうか。

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こんな人におすすめ

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ワークフロー総研編集部
この記事を書いた人 ワークフロー総研編集部

「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

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