これからの働き方を考える

「申請承認のストレス」に関する調査を実施しました~有給休暇申請に関するストレスは?

「申請承認のストレス」に関する調査を実施しました~有給休暇申請に関するストレスは?

ペーパーレス化により、申請・承認業務に関するストレスが軽減されることが明らかに!

業務手続きの電子化(ワークフローシステム)大手の株式会社エイトレッド(本社:東京都渋谷区 代表取締役社長:岡本康広)は、従業員数100 名以上の会社で、1 年以内に5回以上社内申請を行った人110 名に対し、「申請承認のストレス」に関する調査を実施いたしましたので、お知らせいたします。

\デジタル稟議でストレスフリーな有休申請/デジタル稟議の特設サイトはこちら

調査サマリー

  • 社内申請の形式、「電子」より「紙」形式の方がストレスを感じる人が14.1ポイント多い実態、「有給休暇申請」でのストレスは「電子」より「紙」形式の方が37.3ポイント多い結果に
  • 「有給休暇申請」でのストレス、「有休を申請しづらい雰囲気がある」が57.7%「紙での申請が面倒」が38.5%
  • 社内申請の形式が「電子」のみの企業の54.6%が、社内申請が「電子化」したことで、申請承認に関するストレスの低減を実感
  • 調査概要

    調査概要:「申請承認のストレス」に関する調査
    調査方法:インターネット調査
    調査期間:2022年4月15日〜同年4月16日
    有効回答:従業員数100名以上の会社で、1年以内に5回以上社内申請を行った人110名

    社内申請の形式、6割が「紙」を使用

    Q1.あなたの会社では、社内申請をどのような形式で行っていますか。」(n=110)と質問したところ、「電子のみ(ワークフローシステムなどで社内申請が電子化されている)」が38.2%「一部紙(電子化された申請書と紙の申請書が混在している)」が51.8%という回答となりました。

    ・紙のみ(印刷した申請書に押印し、提出):8.2%
    ・一部紙(電子化された申請書と紙の申請書が混在している):51.8%
    ・電子のみ(ワークフローシステムなどで社内申請が電子化されている):38.2%
    ・その他:0.9%
    ・わからない/答えられない:0.9%

    81.8%が社内申請を行う際に「ストレスや違和感」を感じる

    Q2.あなたは、社内申請を行う際にストレスや違和感を感じたことがありますか。」(n=110)と質問したところ、「何度もある」が40.9%「数回ある」が40.9%という回答となりました。

    ・何度もある:40.9%
    ・数回ある:40.9%
    ・一度もない:15.5%
    ・わからない/答えられない:2.7%

    何度もストレスや違和感を感じた会社員、紙使用企業は50.0%、電子のみの企業より21.4ポイント高い結果に(クロス集計結果)

    <紙のみ、一部紙>
    ・何度もある:50.0%
    ・数回ある:37.9%
    ・一度もない:10.6%
    ・わからない/答えられない:1.5%

    <電子のみ>
    ・何度もある:28.6%
    ・数回ある:45.2%
    ・一度もない:23.8%
    ・わからない/答えられない:2.4%

    半数以上が「経費精算申請」や「稟議書」にストレスや違和感を感じると回答

    Q2で「何度もある」「数回ある」と回答した方に、「Q3.どのような事項の申請を行う際にストレスや違和感を感じたことがあるか、教えてください。(複数回答)」(n=90)と質問したところ、「経費精算申請」が52.2%「稟議書」が50.0%「出張旅費申請」が38.9%という回答となりました。

    ・経費精算申請:52.2%
    ・稟議書:50.0%
    ・出張旅費申請:38.9%
    ・押印申請:31.1%
    ・有給休暇申請:28.9%
    ・勤務日報:16.7%
    ・育休・産休申請:6.7%
    ・その他:1.1%
    ・わからない/答えられない:2.2%

    有給休暇申請時、ストレスや違和感を感じる会社員、電子のみの企業に比べ、紙使用の企業が37.3ポイント多い結果に(クロス集計結果)

    <紙のみ、一部紙>
    ・稟議書:56.9%
    ・有給休暇申請:53.4%
    ・経費精算申請:51.7%
    ・押印申請:39.7%
    ・出張旅費申請:37.9%
    ・勤務日報:17.2%
    ・育休・産休申請:5.2%
    ・その他:1.7%
    ・わからない/答えられない:0.0%

    <電子のみ>
    ・稟議書:38.7%
    ・有給休暇申請:16.1%
    ・経費精算申請:54.8%
    ・押印申請:16.1%
    ・出張旅費申請:41.9%
    ・勤務日報:16.1%
    ・育休・産休申請:9.7%
    ・その他:0.0%
    ・わからない/答えられない:3.2%

    一方、社内申請を行う際に「ストレスや違和感」がない理由は、「電子化されており、気軽に申請できる」が52.9%

    Q2で「一度もない」と回答した方に、「Q4.社内申請を行う際に、ストレスや違和感を感じない理由・秘訣を教えてください。(複数回答)」(n=17)と質問したところ、「電子化されており、気軽に申請できる」が52.9%「申請をしやすい企業文化になっている」が47.1%「上司・同僚の目を気にしすぎない」が17.6%という回答となりました。

    ・電子化されており、気軽に申請できる:52.9%
    ・申請をしやすい企業文化になっている:47.1%
    ・上司・同僚の目を気にしすぎない:17.6%
    ・申請時のコミュニケーションを工夫する:5.9%
    ・その他:0.0%
    ・わからない/答えられない:11.8%

    「有休申請」をする際のストレスや違和感、「有休を申請しづらい雰囲気がある」が約6割で最多

    Q3で「有給休暇申請」と回答した方に、「Q5.「有休申請」をする際にどのようなストレス・違和感を感じたことがあるか、教えてください。(複数回答)」(n=26)と質問したところ、「有休を申請しづらい雰囲気がある」が57.7%「紙での申請が面倒」が38.5%という回答となりました。

    ・有休を申請しづらい雰囲気がある:57.7%
    ・紙での申請が面倒:38.5%
    ・申請時に有休の理由を繰り返し聞かれる:30.8%
    ・申請することになんとなく罪悪感を感じてしまう:30.8%
    ・上司が不在がちでスムーズに申請できない:23.1%
    ・その他:15.4%
    ・わからない/答えられない:0.0%

    「有休申請」をする際にストレスや違和感を感じたエピソード、「休暇理由を詳細に書かなければならないこと」や「大型連休に有休をくっつけようとすると、いやな顔をされた」など

    Q5で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q6.「有休申請」をする際にストレスや違和感を感じた具体的なエピソードがあれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=26)と質問したところ、「休暇理由を詳細に書かなければならないこと」や「大型連休に有休をくっつけようとすると、いやな顔をされた」など20の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・47歳:休暇理由を詳細に書かなければならないこと。
    ・52歳:大型連休に有休をくっつけようとすると、いやな顔をされた。
    ・44歳:他の人と重なると休暇が取れなかったりする。
    ・58歳:半年以上前に申請しても休み間際になって、愚痴を言われる。
    ・42歳:上司が不在で、連絡を取るのが面倒でした。

    社内申請の形式が「電子」形式の企業、半数以上が社内申請の「電子化」で、申請承認に関するストレスの低減を実感

    Q1で「電子のみ」と回答した方に、「Q7.あなたは、社内申請が「電子化」したことで、申請承認に関するストレスが低減したと感じていますか。」(n=42)と質問したところ、「非常にそう思う」が18.9%「ややそう思う」が35.7%という回答となりました。

    ・非常にそう思う:18.9%
    ・ややそう思う:35.7%
    ・あまりそう思わない:28.6%
    ・全くそう思わない:4.8%
    ・わからない/答えられない:12.0%

    申請承認に関するストレスが低減したと思う理由、「申請業務の手間が減った」が73.9%で最多

    Q7で「非常にそう思う」「ややそう思う」と回答した方に、「Q8.社内申請が「電子化」したことで、申請承認に関するストレスが低減したと思う理由を教えてください。(複数回答)」(n=23)と質問したところ、「申請業務の手間が減った」が73.9%「申請から承認までの期間が短くなった」が39.1%「リモートでも申請できるようになった」が34.8%という回答となりました。

    ・申請業務の手間が減った:73.9%
    ・申請から承認までの期間が短くなった:39.1%
    ・リモートでも申請できるようになった:34.8%
    ・申請時に上司の機嫌やスケジュールを気にする必要がなくなった:30.4%
    ・申請の状況が可視化されるようになった:30.4%
    ・申請が通りやすくなった:8.7%
    ・その他:0.0%
    ・わからない/答えられない:4.3%

    他にも「書類の管理が減少した」や「自分のタイミングで申請できる」などの理由も

    Q8で「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q9.Q8で回答した以外に、社内申請が「電子化」したことで、申請承認に関するストレスが低減したと思う理由があれば、自由に教えてください。(自由回答)」(n=22)と質問したところ、「書類の管理が減少した」など8の回答を得ることができました。

    <自由回答・一部抜粋>
    ・43歳:書類の管理が減少した。
    ・57歳:自分のタイミングで申請できる。

    まとめ

    今回、従業員数100名以上の会社で、1年以内に5回以上社内申請を行った人110名に対し、「申請承認のストレス」に関する調査を実施しました。

    まず、社内申請の形式を伺うと、6割の企業が「紙」を使用していることが判明しました。また、81.8%が社内申請を行う際に「ストレスや違和感」を感じており、その中でも半数以上が、ストレスや違和感を感じるものとして「稟議書」「経費精算申請」を挙げました。特に「稟議書」「経費精算申請」については、電子申請でもストレスを感じる人が一定数いたものの、「有給休暇申請」については、ストレスを感じる割合が「紙」53.4%「電子」16.1%と、紙と比較して電子申請の方が、ストレスを感じる人が大幅に少ないという結果になりました。

    さらに、「有休申請」にストレスや違和感を感じたことのある方に理由を伺うと、「有休を申請しづらい雰囲気がある」が57.7%で最多、次いで「紙での申請が面倒」が38.5%の結果となりました。「有休申請」をする際にストレスや違和感を感じたエピソードとして、「休暇理由を詳細に書かなければならないこと」や「大型連休に有休をくっつけようとすると、いやな顔をされた」なども挙がりました。

    本調査では、社内申請を行う際にストレスや違和感を感じたことがない人の内、半数以上が「電子化されており、気軽に申請できる」と回答しており、社内申請においてペーパーレス化が進んでいる企業の従業員は、申請にストレスを感じにくい事実が明らかとなりました。また、社内申請の一部である有休申請については、「紙」ベースの申請によりストレスを感じやすい傾向があることが分かりました。その背景として上司と対面で申請することで、理由を聞かれたり、雰囲気を読まなければいけないなど、申請することへの億劫さを感じている実態があるようです。ゴールデンウィークが差し迫る中、長期休暇を計画している方も多いのではないでしょうか。ペーパーレス化が進む企業では、手間や時間が省け気軽に申請しやすくなったことや書類管理が減ったことなどにより、有休申請を含む社内申請にストレスを感じにくくなった人が多いようです。

    <p>今回の結果から、ペーパーレス化は従業員の申請・承認に関する心的ストレスを軽減する意味でも非常に有効であると言えます。今後はペーパーレス化により、業務を円滑化・効率化することに加えて、気軽に社内申請できる雰囲気を醸成していくことが、働きやすい組織づくりのカギとなってくるでしょう。

    稟議のデジタル化が経営にもたらす6つの効果
    ワークフロー総研編集部
    この記事を書いた人 ワークフロー総研編集部

    「ワークフロー総研」では、ワークフローをWork(仕事)+Flow(流れ)=「業務プロセス」と定義して、日常業務の課題や顧客の潜在ニーズの視点からワークフローの必要性、重要性を伝えていくために、取材やアンケート調査を元にオンライン上で情報を発信していきます。また、幅広い情報発信を目指すために、専門家や企業とのコラボレーションを進め、広く深くわかりやすい情報を提供してまいります。

    紙のような感覚で、直感的に操作ができる
    ATLED のワークフローシステム

    AgileWorks

    組織改編に柔軟に対応できる大企業向けワークフローシステム。他言語に対応。

    X-point

    社内業務の手間から解放される簡単・お手軽なワークフローシステム。中小企業や部門単位での導入に最適!

    X-point Cloud

    社内の業務・書類手続きを電子化するクラウドワークフロー。1ユーザー月額500円から手軽に導入できます。