電子帳簿保存法とは？基礎知識と対応のポイントを解説【2022年1月改正】

2022年1月から、改正電子帳簿保存法が開始されました。

働き方改革やSDGsの取り組みが活発化している昨今、ペーパーレス化に着手する企業が増えつつあるなかで、今回の改正をきっかけに帳簿書類の電子化を検討している企業は少なくないのではないでしょうか。

そこで今回は、電子帳簿保存法の基礎知識や改正のポイント、対応するメリット・方法について分かりやすくご紹介します。

電子帳簿保存法について詳しく知りたいという方や、帳簿書類の電子化を検討している企業担当者の方は、ぜひ参考にしてみてください。

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電子帳簿保存法の基礎知識

まずは、電子帳簿保存法とはどのような法律なのか、概要と制定の背景を確認していきましょう。

電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿や国税関係書類（決算関係書類・取引関係書類）について、電磁的記録（電子データ）による保存を認める法律です。

電子帳簿保存法で定められている要件を満たすことで、従来は紙文書での保管が義務付けられていた帳簿書類を、以下の方法で電子データとして保存することができます。

電子帳簿保存法の要件

電子帳簿保存法には、大きく「真実性の確保」と「可視性の確保」という2つの要件が定められています。

これら2つの要件は、先述した3つの保存区分によってさらに細かな規定が設けられています。

電子帳簿保存法制定の背景と目的

次に、電子帳簿保存法が制定された経緯について見ていきましょう。

電子帳簿保存法は、1998年の税制改正の一環として制定されました。これは、各産業でのデジタル化が進むなかで、企業の税務・会計分野においてもIT技術を活用したコスト削減および業務効率化のニーズが高まっていたという背景があります。

しかし、電子帳簿保存法が制定された当初、制度の普及は順調とは言えませんでした。これは、電子保存するための要件が厳しく、導入に積極的な企業が少なかったためです。

その後、複数回にわたる改正で保存要件が緩和され、近年では帳簿書類の電子化に取り組む企業が増えつつあります。

電子帳簿保存法改正のポイント（2022年1月施行）

2021年度（令和3年度）の税制改正に伴い、改正電子帳簿保存法が2022年1月から施行されました。

今回の改正においても保存要件の大幅な緩和が予定されており、これまで以上に帳簿書類を電子化しやすくなっています。

次は、2022年1月に施行された改正の主なポイントを確認していきましょう。

事前承認制度の廃止

従来（2021年12月末まで）の電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類の電子データ保存あるいはスキャナ保存を行うためには、税務署への事前申請および承認が必要でした。

2022年1月から適用された改正電子帳簿保存法では、税務署への事前申請・承認が不要になり、法令に対応する準備が整い次第、すぐに運用を開始することが可能となっています。

検索機能要件の緩和

改正前の電子帳簿保存法では、帳簿書類の電子データや電子取引記録について、範囲指定や項目同士の掛け合わせといった、複雑な検索機能が必要とされていました。

しかし、2022年1月に施行された改正で大幅に緩和され、検索要件が「取引年月日」「取引金額」「取引先」のみになり、対応ハードルが下がっています。

タイムスタンプ要件の緩和

今回の改正のポイントとして、タイムスタンプ要件の緩和も挙げることができます。

改正により、スキャナ保存および電子取引におけるタイムスタンプの付与期間が最長2か月に延長されています。また、スキャナ保存においては、データの訂正・削除履歴が残るシステムなどを利用する場合にタイムスタンプ付与が不要となりました。

適正事務処理要件の廃止

スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止も、今回の電子帳簿保存法改正のポイントと言えます。

改正前、帳簿書類のスキャナ保存においては、タイムスタンプ付与後に記録事項の確認を実施し、原本とスキャンデータの定期チェックが義務付けられていました。

今回の改正によって適正事務処理要件が廃止され、スキャナ保存における業務負担が軽減されています。

ペナルティの強化

今回の改正によってさまざまな要件が緩和される一方で、不正防止の体制づくりがより重要になります。

電子データの記録事項に関する改ざん・隠ぺいなどが発覚した場合、通常課される重加算税の金額に、さらに10％の金額がペナルティとして加算されます。

電子取引の電子データでの保存の義務化

これまで、請求書や領収書、発注書、契約書をはじめとした国税関係の書類をPDFやメールなどの電子データで受け取った場合、それらを紙に印刷して保存することが認められていましたが、2022年1月の改正により、電子データで受け取った電子取引については、電子データのまま保存することが義務付けられました。

電子取引の電子データでの保存の義務化について、2022年1月の改正と同時に全ての企業に適応される予定でしたが、2021年12月財務省令が改正され、やむを得ない事情がある場合のみ、義務化が延長され、2年間の猶予期間が認められています。

ここで言うやむを得ない事情とは、電子取引を電子データで保存するためのシステムや業務フローの準備が間に合わないときなどを指します。

急務となる電子取引要件への対応方法

電子帳簿保存法の3つの保存区分（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引）のうち、対応が急務となるのが電子取引です。

電子帳簿等保存およびスキャナ保存に関しては、紙で保存するか電子データで保存するかを任意で選択することができるため、従来通り紙媒体で保存することが可能です。

一方の電子取引は、先述したように電子取引で授受した取引情報は電子データのまま保存することが原則となりました。

2年間の猶予期間が設けられているものの、猶予期間が終了する2023年12月31日までに電子取引要件を満たす運用体制を整える必要があります。

次は、企業にとって急務である、電子取引要件への対応方法を確認していきましょう。

ポイントは「検索機能の確保」と「真実性の担保」

電子取引要件においては、以下の4項目に対応する必要があります。

このうち、「(1)システム概要に関する書類の備え付け」と「(2)見読可能装置の備え付け」については、自社でシステムを利用したりデータを確認する際に必要なものであり、特別な対応は不要です。

つまり、電子取引要件への対応でポイントとなるのは、「(3)検索機能の確保」「(4)データの真実性を担保する措置」の2点となります。

「検索性の確保」への対応

「検索機能の確保」とは、保存している電子取引データを検索・参照するための要件です。

検索機能を確保するためには、以下の3点に対応する必要があります。

これらの検索機能を確保するには、専用のシステム（電子取引システムなど）を導入する方法がもっとも簡単です。

専用のシステムを導入せずに検索機能を確保する場合、規則性のあるファイル名の設定や、別途作成した索引簿との紐づけなどの対応が必要となります。

「データの真実性を担保する措置」への対応

「データの真実性を担保する措置」とは、保存した電子取引データに改ざんが加えられていないことを証明するための要件です。

具体的には、保存する電子取引データに以下のいずれかの措置を行う必要があります。

これらの措置のうち(1)～（3）については、タイムスタンプ機能や証跡管理機能が備わっているシステムを利用することで対応することができます。

システムを導入しない場合、「(4)訂正削除の防止に関する事務処理規定を策定・備え付けるとともに、規定に沿った運用を行う」という方法で対応する必要があります。

システム導入による対応がおすすめ

「検索性の確保」および「データの真実性を担保する措置」について紹介してきましたが、電子取引要件にスムーズに対応したいと考えるのであれば、専用のシステムを導入することをおすすめします。

システムを導入せずに対応することも不可能ではありませんが、運用体制やルールを独自に整備する必要があり、運用作業が煩雑化してしまう可能性も少なくありません。

後述する「システム選定のポイント」でも触れますが、「JIIMA認証」を取得しているシステムであれば、速やかに電子帳簿保存法の要件に対応することができ、効率的に運用することが可能です。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法に対応することで、具体的にどういったメリットが期待できるのでしょうか。

次は、電子帳簿保存法に対応して帳簿書類を電子化するメリットについて確認していきましょう。

ペーパーレスによるコスト削減

電子帳簿保存法に対応するメリットとして、ペーパーレスによるコスト削減を挙げることができます。

帳簿書類を紙で管理している場合、紙代や印刷代、郵送費などのコストだけでなく、紙文書を保管するスペースの確保や、ファイリングや封入封緘などの管理の手間が発生します。

電子帳簿保存法に対応してペーパーレスを実現することで、そうしたコストを削減できるだけでなく、紙文書ならではの人的コストも抑えることができるでしょう。

帳簿書類の検索性向上・業務効率化

従来の紙ベースの書類管理では、帳簿書類の閲覧が必要になった際、保管場所から資料を探し出すのに時間がかかり、業務が停滞しやすいという課題がありました。

しかし、帳簿書類を電子データとして保存していれば、検索機能で必要な書類を速やかに探し出すことができます。バックオフィス業務が効率化され、監査対応のスピード向上にもつながるでしょう。

テレワークの促進・定着

電子帳簿保存法への対応はテレワークの促進・定着にもつながります。

紙ベースで文書管理をしている場合、帳簿書類を印刷したり取引先に郵送したりといった作業は、基本的にオフィスでしか行うことができません。

そのため在宅勤務などのテレワークを導入しようとしても、やむを得ず出社しなければならないケースが少なくありません。

電子帳簿保存法に対応して電子化することで、システムを介して自宅からでも帳簿書類を確認したり発行したりといった作業を行うことができるようになります。

コンプライアンス・ガバナンスの強化

コンプライアンス・ガバナンス強化の面でも、電子帳簿保存法への対応は有効だと言えます。

電子帳簿保存法に対応するシステムには、タイムスタンプ機能や、閲覧権限の個別設定など、不正を防止するための機能が備わっています。

また、発行・受領した文書はデータとして保存されるため、災害などで文書が破損・消失するリスクの防止にも有効です。

電子帳簿保存法に対応するシステム選定のポイント

次は、電子帳簿保存法に対応する際に覚えておきたい、システム選定のポイントを確認していきましょう。

各ポイントについて詳しく見ていきましょう。

電子化したい帳簿書類を整理

電子帳簿保存法への対応を進めるにあたり、まずは電子化したい帳簿書類について整理しましょう。

電子帳簿保存法に対応する際、一度にすべての帳簿書類を電子化する必要はありません。電子化によるメリットが大きい書類からスモールスタートするのもひとつの手だと言えます。

システムによって電子化可能な文書の種類が異なるため、電子化したい帳簿書類を明確にしたうえで選定を進めましょう。

JIIMA認証の有無を確認

電子帳簿保存法に対応するためには、法令に対応したシステムであることが絶対条件となります。

そこで、ひとつの基準となるのが「JIIMA認証」の有無です。

JIIMA認証とは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による認証制度のことで、電子帳簿保存法の法的要件を満たすソフトウェアに対して付与されます。

JIIMA認証を取得しているシステムを選ぶことで、現行の電子帳簿保存法の要件はもちろん、改正後の保存要件にも対応することができるでしょう。

既存システムとの連携可否もチェック

システム選定でもう一点確認しておくべきポイントが、システムの拡張性です。

導入予定の電子帳簿システムが、すでに業務で使用しているシステムや導入予定の他システムと連携することができるのかを確認しておく必要があります。

改修不要で連携できるシステムであれば問題ありませんが、既存システムへの改修が必要になる場合、導入費用とは別にコストが発生してしまいます。

システム選定の段階で、既存システムとの連携可否を確認しておきましょう。

ワークフローシステムの導入・見直しもおすすめ

ここまでは、電子帳簿保存法の基礎知識や対応のポイントをご紹介しました。

帳簿書類の電子化システム導入とあわせて、ワークフローシステムを導入することで多くのメリットが期待できます。

ワークフローシステムとは、社内で行われる稟議や各種申請手続きを電子化するシステムのこと。

次は、帳簿書類の電子化とあわせてワークフローシステムを導入するメリットを見ていきましょう。

社内文書の電子化でペーパーレスが促進

帳簿書類の電子化を行うことで、帳簿書類をペーパーレス化することが可能です。しかし、企業が取り扱う文書は帳簿書類だけではありません。

むしろ、社内で行われる各種申請や稟議などの社内文書の方が、帳簿書類よりも数多く扱われているケースは少なくないでしょう。

ワークフローシステムを導入して、稟議書や各種申請書などの社内文書を電子化することで、ペーパーレスを大きく推進することができるでしょう。

回覧・承認業務が効率化

ワークフローシステムを導入することで、帳簿書類を発行・受領する前後の業務を効率化することが可能です。

たとえば、見積書や請求書などの企業間取引文書を発行する際、社内で回覧・承認フローが発生するケースは珍しくありません。

ワークフローシステムを導入し、帳簿書類を発行・保存する前後の業務フローもあわせて電子化・自動化することで、業務の効率性をさらに高めることができるでしょう。

内部統制が強化される

ワークフローシステムの導入により、内部統制の強化にもつながります。

ワークフローシステムには、承認ルートの自動判別機能が備わっているものがあります。

承認ルートの自動判別機能を有するワークフローシステムを利用することで、適切な手順を踏むことなく企業間取引文書が発行されてしまうというミスを防止し、強固な内部統制を構築することができるでしょう。

まとめ

今回は、電子帳簿保存法の基礎知識や改正のポイント、対応するメリット・方法についてご紹介しました。

今後、電子帳簿保存法への対応に着手する企業は増加することが見込まれます。そして、帳簿書類の電子化を実現することで、企業は多くのメリットを享受することができるでしょう。

今回ご紹介して情報も参考に、電子帳簿保存法への対応に踏み出してみてはいかがでしょうか。