ヤンマーグループのヤンマー建機株式会社は、2022年にAgileWorksを導入し、無駄の多かった申請業務の電子化に着手。さらに、ウイングアーク１ｓｔ社が提供するBIダッシュボード「MotionBoard」やデータ分析基盤「Dr. Sum」などとのシステム連携により、申請から承認、処理業務までの一連の業務を効率化しました。

これにより、同社ではこれまでに年間換算で1,000時間以上の業務時間を削減したほか、処理業務の自動化を実現。さらに、従来、ITに馴染みの薄かった従業員にデジタル化の意識を根付かせ、同社が目標として掲げる「草の根DX」を加速させています。

【導入の背景・課題】

• デジタルに苦手意識を持つ従業員が多くを占めている
• 持ち回りによる決裁にかなりの時間を要している
• 承認後の処理業務がバックオフィス部門の負担になっている

【導入後の効果】

• 従業員のデジタル化への意識醸成に成功
• 幅広い業務のデジタル化を実現
• 年間換算で1,000時間以上の業務削減を達成

情シス系の部署がなく、「情シスは外部に依頼するもの」という風潮が根付いていた同社。

デジタルに苦手意識を持つ従業員も多く、さまざまな業務がアナログな形のまま長年温存されているという状態でした。

実際に、同社では数多くの申請業務が紙の帳票で運用されていましたが、持ち回りによる決裁にかなりの時間を要していました。承認後の処理業務にも多くの手間が費やされており、処理業務を担当するバックオフィス部門の業務負担が課題になっていました。

こうした状況を問題視した同社のDX推進グループは、 ワークフローシステムの導入を経営層へ提言し、導入に向けた活動に着手することになりました。

ワークフローシステムの選定にあたり、同社が重視したのは、ウイングアーク１ｓｔ社が提供する各種システムとの連携性でした。以前から、ウイングアーク１ｓｔ社のデータ分析基盤「Dr. Sum」やBIダッシュボード「MotionBoard」を用いて、データ基盤の統合や経営情報の可視化が進められており、これらのシステムとワークフローシステムを連携することで、導入効果のさらなる引き上げが求められていました。

選定時には同社の各部門の代表者が集まり、「デザイン性」「申請／承認のしやすさ」など6つの項目でアンケートを実施。その結果、ほとんどの項目で過半数以上を獲得し、採択されたのがAgileWorksでした。

2022年、同社はAgileWorksの運用を開始。社内の全部門にシステムが展開され、その後も継続的に申請フォームが追加されました。その結果、半年後には申請書数が約10種類にのぼり、幅広い業務のデジタル化が実現。紙の申請書の持ち回りや押印の手間などが削減されました。

さらに、ウイングアーク１ｓｔ社のシステムとの連携により、決裁後のユニフォームの在庫管理などの作業も自動化。ワークフローとデータ活用の融合により大幅な業務効率化を実現しています。

こうした電子化の取り組みにより、同社では年間換算で1,000時間以上の業務削減を達成。システムの全社展開によりデジタル化への意識醸成にも成功し、各部門から「この業務をデジタル化できないか」という打診が相次いでいるとのことです。

【こんな企業におすすめです！】

• システム導入を通じて、従業員のデジタル化への意識醸成に取り組みたい
• ワークフローとデータ活用の融合により大幅な業務効率化を実現したい
• 持ち回りや押印で承認を受ける業務フローを変革したい