1962年の創業以来、複合機を中心としたさまざまな商品・サービスを通じてよりよいコミュニケーション環境の構築を支援してきた富士ゼロックス株式会社（※）。

そのビジネスは進化を続け、ICT領域の経営課題を共に解決するコミュニケーションカンパニーとして、ドキュメンテーション、セキュリティ、クラウドサービスなど幅広いソリューションを提供している同社は、働き方改革の一環としてAgileWorksを活用した社内付帯業務削減を実行。顧客価値向上時間の創出および営業品質向上に取り組んでいます。

※2021年4月より富士ゼロックスは富士フイルムビジネスイノベーションに社名を変更いたしました。

【導入の背景・課題】

• 社内申請のために作成する帳票数が多く、営業の負荷が高い
• ExcelやWordでの作成は、二重入力が必要となり非効率
• メールでの回付は状況がわかりづらく、管理性が低い

【導入後の効果】

• 30分ほどかかっていた帳票作成時間がわずか数分に短縮
• 状況が可視化され、コンプライアンスや監査上も有効
• 必要な帳票フォームが常に最新で、業務の正確性が向上

同社では働き方改革の観点で、さまざまな施策を推進。中でも営業活動の効率化、生産性向上は同社の事業成長に直結する非常に重要なテーマとして考えており、「AgileWorksを活用した社内付帯業務削減、顧客価値向上時間の創出および営業品質向上」もその中核をなす取り組みとして掲げていました。

顧客価値向上時間の創出を阻害していたのが国内のアカウント営業全員が行う帳票作成でした。同社の営業は1商談につき、7～8種の帳票を作成。これに加え、ビジネスの変化と共に提供サービスも多様になり、帳票の種類も増え続け、ExcelやWordのフォームを個別にメールで回付するという運用に限界を感じていました。

また、ExcelやWordの回付では、同じ内容を帳票ごとに何度も入力する、申請から承認までの状況が把握できない、といったさまざまな不具合が生じていました。

同社は、製品導入に当たり20種以上のサービスを55項目の基準で比較検討を行いました。選定時に重視した点として、大規模での運用実績と処理パフォーマンス速度、IP制御などセキュリティの高さを挙げています。

さらに、従来の帳票の見た目を再現できて各帳票オーナーが自身でも作成できるUI性能と、基幹システムとのデータと認証のしやすさといった点まで加えると、要件を満たすサービスはAgileWorksだけでした。

AgileWorksの導入後、二重入力の必要がなくなり、これまで30分ほどかかっていた帳票作成時間がわずか数分に短縮。業務が効率化され、顧客対応時間の創出に貢献しています。

回付状況も可視化されたことで、電話で受領確認する手間が削減できただけでなく、依頼漏れなどの心理的な不安も払拭されました。状況の可視化は利用者側だけに留まらず「証跡を残すコンプライアンス効果や、監査対応としても有効」と同社の担当者は評価しています。
また、書式が更新されたことに気づかず古いフォームで提出してしまうという問題も解消。AgileWorksなら常に最新の状態が保たれるため、業務の正確性が向上しました。

同社では、トライアルを経て現在31の販売会社を含む全社への展開が完了。今後、優先順位を鑑みながら他の帳票へAgileWorksの適用範囲を拡大すると共に、次なるステップも検討しています。

【こんな企業におすすめです！】

• 起票伝票の作業効率化により社内付帯業務を削減したいと考えている
• 取引先に回付状況を電話確認する工数を削減したいと考えている
• 書類の変更に気づかず古いフォームで提出するといった不備を解消したい

※本内容は2020年7月に行いました取材時のものです。
※2021年4月より富士ゼロックスは富士フイルムビジネスイノベーションに社名を変更いたしました。