創業90周年の歴史を有し、29の国と地域を拠点に医（ヘルスケア）、食（農業）、住（建設）の分野でDXを推進する株式会社トプコンは、2014年から「いつでも・どこでも・どんなデバイスでも利用可能なIT基盤を構築する」を目的とする「A-Cubeプロジェクト」を開始。その一環として、マルチデバイス未対応だった既存のワークフローシステムをAgileWorksにリプレイスしました。

これにより、同社では、時間や場所に捉われない申請承認業務が実現したほか、ワークフローシステムの開発業務標準化や経費申請の大幅な効率化が推進されました。

【導入の背景・課題】

• 各国共通で利用可能なIT基盤を構築するべく、各種システムの統合や刷新が必要
• 旧システムによる申請承認業務が円滑な意思決定を阻害
• 旧システムの管理工数が膨大で、開発業務は属人化

【導入後の効果】

• グループ9社に展開され、社内を広くカバー
• マルチデバイス対応を実現し、組織の意思決定を迅速化
• 管理工数を削減、開発業務などの属人化も解消

同社は急速な勢いで組織の裾野を広げる一方で、グループにおけるIT基盤の問題に直面。ITインフラや業務システムが国ごとに異なっており、そのために情報共有や意思決定に遅れが生じるという問題を抱えていました。

また、ワークフローシステム個別の課題として、旧システムはスマートフォンなどのマルチデバイスに未対応だったため、経営層の出張時などに申請承認業務が滞り、稟議などに遅れが生じることも度々ありました。さらに、保守運用に多大な工数がかかるという問題もあり、ひとつのワークフローを開発するだけで40時間ほどを要するほか、プログラミングが必要な箇所も多いため業務が属人化していました。

こうした状況に対して同社の担当者は「持続的にシステムを運用していくには旧システムの刷新は必要不可欠だった」と話しています。

ワークフローシステムの選定を開始した同社は、9製品を抽出し、比較表を作成して機能評価を実施。そのなかで評価の高い3製品に絞られ、デモが行われました。そして、比較検討の末に選定されたのがAgileWorksでした。

選定のポイントになった点として、属人化の解消が期待できる「ITスキルに乏しくても使いやすいUI」と事前に未来の組織図を作成し、組織変更を予約できる「先付けメンテナンス機能」を挙げています。

導入から約5年間が経過した現在、同社ではAgileWorksが組織運営の重要な役割を担っています。システムはグループ9社に展開されており、利用部署数は約300部署、利用者数は約1,900人と、社内を広くカバーしています。

当初の目的だったマルチデバイス対応も実現し、現在ではスマートフォンからの申請や承認も可能となっています。これによって組織運営は大幅に円滑化。スムーズな申請承認業務により、意思決定の迅速化を実現しました。

さらに、保守運用の場面でも顕著な効果を発揮。操作性の高さが功を奏し、開発業務などの属人化が解消されました。また、1件につき従来は40時間もかかっていたワークフローの作成を約1/5に効率化することにも成功しています。

【こんな企業におすすめです！】

• マルチデバイス対応を実現し、稟議をスムーズに進めたい
• 開発業務が属人化しており、業務負担が大きくなっている
• グループ共通のIT基盤を構築するため、システムの統合や刷新を考えている