全国に5カ所のキャンパスと12の教育機関、病院等を構える学校法人帝京大学。

従前から、全学的なデジタル化施策を推進してきた同大学は、AgileWorksの導入により、紙の稟議書のデジタル化に成功。これにより、決裁業務の大幅な効率化やガバナンスの強化を実現したほか、全学的なIT基盤の統合も加速させています。

【導入の背景・課題】

• 拠点ごとのシステム運用が異なり、IT基盤が統合されていない
• 紙の稟議書により、決裁業務で時間を要し、迅速な意思決定が阻害されている
• 決裁後に稟議書が経営層の手元に残らず、ガバナンス強化の妨げになっている

【導入後の効果】

• 紙の稟議書のデジタル化による、決裁業務の効率化・迅速化
• 決裁業務のデータが一元化され、全体が可視化できた
• 全学的なデジタル化施策の一部として、IT基盤の共有化に向けた意識改革に貢献

同大学は、時代の歩みとともに研究領域を広げ、新たな学部学科や研究機関、病院を次々と立ち上げてきました。そのため、拠点ごとのシステム運用にバラつきがあり、統合されたIT基盤を有していませんでした。こうした状況の改善を図り、包括的なIT基盤の元、迅速な意思決定や業務改革を実現するのが同大学におけるデジタル化推進の目的となっていました。

なかでも、紙の稟議書からの脱却に着手する必要がありました。これまでは、紙の稟議書を持ち回り、上長から直接承認をとる形で決裁業務を行っており、承認者の前に決裁待ちの長い行列ができる、スケジュールの都合で別の機会にまわるなど、決裁業務にさまざまな非効率が生まれていました。
また、決裁後に稟議書は回収されるため、経営層の手元に残らず事後に確認・参照するのも難しい状況に。学内の決裁業務を可視化し、ガバナンスを強化する観点からも稟議書のデジタル化は急務でした。

同大学では、決裁業務の調査を経て2018年頃からワークフローシステムの選定を開始。選定時の重要な要件だったのが「大学組織の特性に対応できる柔軟性」でした。

教員と職員が混在した決裁では案件ごとに必要となる承認者が異なり、さまざまなパターンの承認経路が乱立していました。この複雑さに対応するには、回付ルールの調整や条件分岐、権限の付与等が柔軟に行えることが必要でした。
その他の要件として挙げられたのが、大学組織向けのシステムであること、ノンカスタマイズ・ノーコードで構築可能なこと、紙のようなデザインの入力フォームであることでした。

6つのワークフローを比較検討した結果、すべての要件を満たすAgileWorksが導入されました。

AgileWorksの導入によって決裁業務の効率化が実現。以前はやり取りも含めて1か月ほどの期間を要するケースもありましたが、システム上で決裁業務が完結できるようになり平均5日で決裁が下るようになりました。加えて、決裁の流れが可視化され、決裁後でも簡単に確認・参照ができるようになり学内のガバナンス強化にも成功しました。

現在はIT基盤の統合を目指し、全学的なデジタル化施策を進行中。AgileWorksの導入はこの施策の推進に向けて職員の意識改革に貢献しています。

【こんな企業におすすめです！】

• 決裁者の前に決裁待ちの長い行列ができるのが常態化している
• 複雑な承認経路に対応できる柔軟性のあるワークフローシステムを導入したい
• 拠点ごとのシステム運用にバラつきがあり、統合されたIT基盤がない