理工学の基礎から応用まで広範な分野での教育と研究を行う国立大学法人電気通信大学では、AIやIoTの活用により人間中心の社会と技術革新を融合させた超スマート社会（Society 5.0）の実現に貢献することを目指し、2020年「UECビジョン～beyond2020～」を掲げました。

そして、その活動の一環として事務業務のデジタル化を進めるべくAgileWorksを導入し、原議の迅速化のほか、大学職員のDX文化の醸成に成功しました。

【導入の背景・課題】

• 従来、紙で原議を回付していたが、書類の滞留等が課題に
• コロナ禍で原議をメール回付に切り替えた結果、さらに業務効率が悪化
• 「UECビジョン～beyond2020～」の活動の一環として、事務業務のデジタル化に取り組むことに

【導入の効果】

• アラーム機能と承認状況の可視化により書類の滞留が解消
• 決裁スピードの大幅アップ
• DX意識の醸成

同法人では、従来、原議は紙で回付されていました。

紙の原議は、承認者が不在の場合に長期間の滞留を引き起こすだけでなく、承認状況が把握しづらいため、起案者が何度も所在を確認する必要があり、かなりの手間がかかっていました。

しかし、コロナ禍を発端に、同法人の申請・承認業務はさらに非効率化してしまいました。

従来は、承認が終わると承認者が次の担当者に直接原議書を回していましたが、メール回覧に切り替わったことで、承認者が「承認」のエビデンスを起案者に送り返し、その後、起案者がさらに次の承認者に原議書を回付するという、起案者と複数いる承認者との原議のラリーを繰り返す必要が出てきたのです。

同法人では、少なくても8名、多いときはそれ以上の人数が原議にかかわるため、これが起案者にとって大きな負担になっていました。

そこで、「UECビジョン～beyond2020～」により、事務業務のデジタル化の方針が掲げられたことをきっかけに、システムを導入して原議のデジタル化に踏み切ることになりました。

複数のシステムを比較検討した結果、同法人は、AgileWorksの導入を決定しました。

評価の決め手となったのは料金体系で、通常であればアカウントの数に応じた料金体系のところ、AgileWorksは同時接続数に応じた料金体系でした。

職員数が多く、また、すべての職員が常にシステムを使用するわけではないという同法人にとって、この料金体系は高いコストパフォーマンスでの活用を可能にしました。

また、同法人では、「承認フローが必要な手続きが多い」という理由から、将来的には、学生の手続きへの拡大も検討しているとのことです。

AgileWorksの導入から3年弱、共同研究の受け入れや、大学施設の貸し出しなど、同法人では年間約6000件もの原議がAgileWoksで回付されるようになりました。

原議がデジタル化したことで、書類の回付状況が明確化したことや、承認依頼が来るとアラートされる通知機能により、従来の課題であった書類の滞留等がなくなり、現在では決裁スピードを大幅に迅速化することができています。

さらに、これらの効果を受けて職員からは「これも電子化できるのでは？」という声が自然とあがるようになり、押印文化からの脱却が進んでいます。

こうした取り組みを通じて、DXに対する意識の醸成も着実に進んでいる状況です。