伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 様 ワークフローシステム導入事例

紙の申請書をパッケージ機能だけで作成。56,000枚の紙と43,000時間の処理時間の削減。
伊藤忠テクノソリューションズ株式会社 導入事例PDF資料

伊藤忠テクノソリューションズについて

─伊藤忠テクノソリューションズについて教えてください。

伊藤忠テクノソリューションズ(以下CTC)は、伊藤忠グループのSIerで、「サーバー製品を中心とした保守運用」「開発・SI」「IT製品販売」をビジネスモデルとしています。社員数は連結で6700名(2008年10月1日)、売上高は2008年3月期で3,192億円です。

上記ビジネスモデルにより、お客様のITライフサイクルの 全フェーズで最適なサービスを提供しています。

また、情報システム部としては社内システムを構築する際に、「外のお客様へ我々からシステム提案するためのショーケース化」の役割を担っており、主軸となるプロダクトが自社取扱品であるか無いかに関わらず、常に厳しい目で選定するように心がけています。

CTCではAgileWorksをどのように活用しているか

─CTCではAgileWorksをどのように活用していますか。

CTCでは2008年1月末、「e申請」と命名した新ワークフローシステムをスタートさせました。これは、紙の申請書フォームを電子帳票として作成し、ワークフローに沿って審査・承認を可能とするWebフォーム・ワークフローシステムで、このシステムをAgileWorks にて構築しました。想定利用ユーザー数は、社員と外部派遣社員合わせて約1万名です。

─「e申請」において電子化された申請書について詳しくお聞かせください。

「e申請」で電子化の対象となるのは「総務部」「人事部」「情報システム部」など職能部門が主管する約200種類の社内業務申請書です。たとえば「派遣/委託先社員の新規受入申請書」、「時間外空調の申請書」、「携帯電話交付のための申請書」など、2008年10月現在、約35~36の申請書が電子化されています。

CTCがワークフローで書類の電子化を行った経緯

─今回、CTCが「e申請」を構築するに至った経緯をお聞かせください。

2006年10月、伊藤忠テクノサイエンスとC R Cソリューションズが経営統合を行い、現在のCTCとなりました。その際、各種事務処理の煩雑さが課題となり効率化の施策を考えたところ、とりわけ 煩雑であった申請書ワークフローを電子化してはどうかという案が採用され、まず手始めに職能部門が主管となっている社内業務申請書から電子化をスタートしていこうということになりました。システム構築にあたっては、ワークフローのパッケージ製品を活用することにしました。

─ パッケージ以外の選択肢は考えなかったのですか

考えませんでした。さらにカスタマイズも行わず 、パッケージの 機能だけで構築しようというポリシーを決めました。というのは、申請書は環境によって様式が変わることがよくあり、そのたびにプログラミング変更や保守の必要性が生じれば、管理側の手間だけでなくユーザーにとっても余計な手間が生じます。申請書リリース後は主管部門側で運用ができる「手離れのよい」システムにしようと考えました。

パッケージを探すに当たっては、インターネット検索や各営業・技術担当者からの情報を得ながら数十種類の製品を調査し、うちAgileWorksを含む5製 品について詳細情報を調べ決定しました。

AgileWorksの印象

─AgileWorksの最初の印象を教えてください。

実は、当時まだAgileWorksは製品化されておらず、中規模企業を対象としたワークフロー製品として実績のあるX-pointの評価を行いました。試用してみると紙の申請書がそのままWebで表現ができるなど、当初のねらいであったペーパーレス化、申請書のデータベース化、開発の効率化が見込めるとの期待感から、詳細な情報収集を目的に営業担当者に連絡しました。そこで初めて、X-point をさらに高機能化し、J-SOX対応や審査承認経路の高機能化を実現する大企業向きのAgileWorksを開発中であることを知り、非常に興味を持ちました。

ワークフロー製品選定のポイント

ワークフロー製品選定のポイント

─ワークフロー製品を選ぶにあたっての選定のポイントは何でしたか。

選定のポイントは 4 つありました。

1.「現状の申請書に忠実であること」

 実際に現場で使われている申請書を見ると、捺印箇所が様々である上、メモ書きがあったり、別紙が添付されているなど、パターン化が難しそうでした。こういったイレギュラーな対応もできる、自由度が高いレイアウトが可能なワークフロー製品である必要がありました。

2.「柔軟性があること」

 承認フローは直線的に進んでいくとは限りません。審査部門が条件によって枝分かれし複数の横展開するケースもあり、そういった複 雑なフローに対しても、パッケージ機能で設定できるものでなくてはなりません。

3.「誰もが簡単に構築できること」

 このシステムでは、各部署の担当者に申請書フォームを作ってもらい運用のセルフサービス化を前提にしたいと考えていました。担当者にはプログラマー的スキルがあるとは限りませんので、誰でもお絵かきツール感覚で申請書フォームを容易に作れる機能が必要でした。そうでなければ新規構築時やリリース後の一部修正が必要となった都度、プログラミングなどの運用コストが発生してしまいます。

4.「内部統制の要件を満たしていること」

承認ステップごとに誰がいつ承認したか、明細のログ(証跡)が残る、内部統制の要件を満たす機能が必須でした。また、「ここは指定された承認者しか承認できない」「役職者の代理機能」といったユーザーごとの機能制限も実際の運用の場面では非常に重要な機能であり採用に不可欠な要件と考えていました。

比較検討の結果、AgileWorksはこれらの要件を9割方満たしていると判断し、採用を決定しました。開発元であるエイトレッドは、国内向けワークフローパッケージに特化した開発ベンダーで、X-pointなどで多くの販売実績を持っていることが、信頼と期待がもてると考え、決定要因の一つとなりました。

導入までのスケジュール

─導入に至るまでのスケジュールはどのような流れでしたか。

「e申請」は、期末にあたる2008年3月までに10申請書程度は本番運用を開始したいと考えていました。3月まで結果を出すには少なくとも2月中にリリースを行わなければなりません。1月に完成予定のAgileWorksを待って、同じ操作性であるX-pointを使い込んで関係者のスキルアップを行いました。

極めて限られた時間しかありませんでしたが、DBインフラを、DB統合環境のアプリケーションDB-Pool(※)を活用するなどして最短の構築ができたこと、エイトレッド開発チームが正月返上で頑張って製品開発を進めていただいたことでなんとか2008年2月中にシステムリリースをすることができました。

※DB Pool:テンプレート化された統合DB環境を構築するアプリケーション。

ユーザーの評判

─「e申請」リリース後のユーザーの評判はいかがですか。

通常、新しいシステムをリリースすると最初は不慣れなことから現場からネガティブな反応が色々入ってくることが多いのですが 、このシステムに限って言えばそれはほとんどありませんでした。これまでは紙の申請書だったので誰かが書類を止めてしまうとすぐ遅延の原因となっていたことや、社内便で回付するため途中で書類が紛失してしまうことなどの対策に皆さん困っていたようで、それが解消されたことで非常に歓迎されています。

また、操作についても、ITが苦手な人にもわかりやすく直感的に操作ができ、すぐに使えるため、リリース後サポートデスクを用意したのですが、操作に関しての問い合わせはほとんどありませんでした。

ワークフローの電子化で業務はどう変わったか

─ 「e申請」のリリースにより業務はどう変わりましたか

以下3つの変化がありました。

1.「現場の業務がやりやすくなった」

これまでは、書類の記入漏れや、不備のために差し戻しを行ったり、加筆や状況確認をするためにメールや電話のやりとりが頻繁に発生していました。それらがなくなったことで、業務スピードが体感で1週間が2~3日ぐらいに短縮されました。

2.「書類の所在が明確になった」

これまでは、審 査・承 認を回す間に書類が紛失したり、誰かの机の上で止まっていたりということで、誰が今書類を持っているかがわからなくなることがよくありましたが、このシステムによってそれが明確にわかるようになりました 。また、これにより各社員が意識して早めに書類を回すという「促し効果」も起きています。

3.「入力制御がかけられる」

電子化によって、数字以外のものは入力できない項目を作ったり、必須項目を設定したりすることで、記入ミスによる差し戻しがなくなりました。

─ ワークフローの電子化による定量的な効果があれば教えてください。

先日の中間報告では、16種の申請書を電子化したことで56,000枚の紙の削減になり、その処理にかかる43,000時間が削減されました。これは人数にすると年間24名分の削減効果です。

AgileWorksのパッケージ機能だけでこれだけの効果が得られたことに非常に満足しています。

AgileWorks導入のコツ

─「AgileWorks」導入のコツがあれば教えてください。

開発前に現行業務フローの分析を実施しましたが、紙の申請書で課題となっている項目やワークフロー回付順等に対しての修正要望が多く、担当者とのヒアリングに膨大な時間がかかることがわかりました。そこで、紙の申請書をX-WebForm for Agile(※)で申請書入力フォームとして作成し、主管部署担当者と一緒に電子紙芝居的に動きを確認しながら、各項目の内容や要望を確認し改善策を検討する方法に改めました。この方法ですと、入力フォームや回付順などの見える化が実現され、担当者も視覚的に全体把握が容易となり、申請時に必要な項目の絞込みや無駄な回付の削減などを設計に生かす事ができ、また、開発側の生産性にも飛躍的な改善を実現する事ができました。このような方法を採用する事によってリリースまでの 時 間を、1/2から1/3に激減する事が可能となりました。

理由としては、いままでの申請書フォームや入力項目は、申請部署や申請受付する主 管 部 側で長年工夫を重ねてきた成果物なので、このイメージを極力そのままシステム上で表現すると同時に、実際に利用頂く方にシステム上で利用する動きを想像してもらいながら仕様を詰めていく事で、紙から電子化された時の違和感が 少なく運用イメージも明確となるからです。

今回のように、ユーザーが日常業務で使うワークフローの場合、リリースしてから「使いにくい!とか、従来の紙のほうが使いやすかった」と言われてしまっては、動かないシステムとなってしまい一番避けなければならないことです。

手戻り等の無駄な時間を作らないためには、開発途中でユーザーに完成時の運用イメージを想像できる形で確認を行う事がもっとも効率的で良い方法だと思います。

その点、AgileWorksは完成イメージを確認しながら開発を進める事ができ非常に使いやすく生産性の高いツールであると思います。

※X-WebForm for Agile:AgileWorksで利用する申請フォームを作成するソフト。

エイトレッドへの評価

─AgileWorksの開発元であるエイトレッドへの評価をお願いします。

1.「逃げずに最後までつきあってくれたこと」

AgileWorksは新しい開発商品のため、いろいろと大変だったと思いますが、こちらの要 求に逃げることなく最 後までつきあってくれました。

2.「営業の熱意があること」

営業の方の熱意と弊社の社内システムとして採用してもらいたい意気込みが熱く伝わりました。また、問題が起きたとしても真摯に社内調整を行い、スピーディに対応してくれた事です。

3.「技術者が優秀であること」

エイトレッドの技術者は、課題を整理、調整して効率的に問題解決をしてくれます。こちら側の要求をAgileWorksでどういった形で実現できるか、技術的に直接実現できないとすれば代替手段でそれを実現するか、常に実際の運用に合わせて親身になって回答してくれました。

─エイトレッドへご要望もありましたらお聞かせください。

CTCでは今後、SOAの考え方をベースに申請書データと基幹システムとのデータ連携を進めていく計画でいます。AgileWorksで2009年春にリリースされるシステム連携機能に最大の期待をしていますので、ぜひ使いやすい連携機能提供を御願いします。

今後の期待

─AgileWorksへ、今後の期待があればお願いします。

CTCでは、社内での活用例が増えるにつれ、AgileWorksをSI提案の核とし、さまざまな業種の営業担当が自分のお客様にご提案したいと、問い合わせや引き合いが日々増えています。

AgileWorksを採用した社内ワークフローシステムが大きなトラブルもなく1万人規模の社員に活用され、業務改善に大きく貢献していることから、本システムがショーケースとしての役割を果たせたのではと思っています。今後も「e申請」はさらに機能を追加し、事業会社も含めた統合システムに拡大していきたいと考えています。

AgileWorks、およびエイトレッドには引き続き期待しています。どうぞよろしくお願いします。

─お忙しい中、ありがとうございました。

* 取材日時 2008年10月
* 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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