コニカミノルタジャパン株式会社のワークフローシステム導入事例

コニカミノルタグループの国内販売・サービスを担うコニカミノルタジャパン株式会社（以下、コニカミノルタジャパン）。同社は2014年の本社移転を機に、ペーパーレス化と業務効率化を加速させるべくAgileWorksを導入しました。

導入から10年が経過した現在、約50種類の帳票が稼働し、社内のあらゆる申請業務の根幹を支えています。特筆すべきは、IT関連の複雑な申請8種類を1つの帳票に統合した「IT Connect申請」です。これにより、ユーザーの申請工数を劇的に削減し、IT部門の負荷軽減とガバナンス強化を同時に実現。自らが「DXの実践者」となり、その成果を顧客へ還元する同社の姿勢を象徴するシステムとなっています。

【導入の背景・課題】

• PC利用、アカウント発行、VPN接続など、IT関連の申請が8種類に分かれ煩雑化
• 入社に伴うIT申請を行う際、複数のシステムを立ち上げる必要があり、合計100分以上を要していた
• セキュリティカード発行等の運用において、依頼漏れや連絡漏れが発生し、進捗が不透明に

【導入の効果】

• IT申請の所要時間が約100分から15分へと劇的に短縮
• 複数の申請を1つにまとめた「複合申請」により、月間の総申請件数が306件から169件へと大幅に減少
• 現場（総務部門など）自らが帳票を作成・修正する体制を確立し、サービスレベル向上に貢献

コニカミノルタジャパンのAgileWorks活用の歴史は、2014年の浜松町オフィスへの移転から始まりました。当時は文書保存スペースの削減（ペーパーレス化）が主眼でしたが、同社が「自らがDXの実践者となり、その知見をお客様へ提供する」という方針を掲げる中で、ワークフローは単なる効率化ツールから、業務プロセスそのものを最適化するためのプラットフォームへと進化していきました。

特に大きな壁となっていたのが、新入社員の受け入れなどに伴う「IT資産・システム利用申請」です 。PC、スマートフォン（iPhone/iPad）、Office 365、基幹システム、VPN、クラウドストレージ等、必要なツールごとに申請手順やシステムが異なり、ユーザーはそれぞれのマニュアルを確認しながら同じような情報を何度も入力しなければなりませんでした 。この「二重・三重入力のムダ」を解消し、本来の業務に集中できる環境を整えることが、全社的な生産性向上の大きなテーマとなっていました。

導入当時、複数のワークフロー製品を検討しましたが、AgileWorksを選定した最大の理由は「紙の帳票イメージをそのまま再現できる点」でした。コニカミノルタジャパンでは、システム導入による現場の混乱を最小限に抑えるため、ユーザーが「これまでの慣れ親しんだ帳票と同じ感覚で」入力できることを最重視しました。

また、長期的な運用を見据え、プログラミング知識がなくてもGUI（FlowEditorやX-WebForm）で直感的に帳票や承認フローを設計できる点も高く評価されました。これにより、情報システム部門に頼り切りになるのではなく、総務などの主管部門自らが業務の変化に合わせて帳票を迅速に修正・作成できる「内製化」の基盤が整ったのです。

2022年、コニカミノルタジャパンはバラバラだった8種類のIT関連申請を1つの「IT Connect申請書」へ統合しました。AgileWorksの柔軟なルート分岐機能を活用し、申請者が「必要な機器やシステム」にチェックを入れるだけで、適切な承認ルートが自動設定される仕組みを構築しました。

• 工数削減:1名あたりの申請工数が約100分から15分へと短縮され、85%もの削減に成功しました。
• 利便性の向上:報告確認のステップを組み込むことで、処理が完了したことを申請者側が即座に把握できるようになり、ヘルプデスクへの問い合わせも激減しました。

BLUE FRONT SHIBAURA等のビル入館に必要なセキュリティカードの発行もAgileWorksで一括管理しています。

• ミスの防止:カード作成部署（総務）への自動通知から、作成完了後の申請者への受け取り連絡までをフロー化。これにより「依頼漏れ」「連絡漏れ」といった伝達ミスが完全に解消されました。
• スピード対応:フローの透明性が高まったことで、急ぎの案件では当日申請・当日発行といった柔軟な対応も可能になっています。

コニカミノルタジャパンでは、上記以外にも多岐にわたる重要な業務をAgileWorks上で標準化し、全社的なガバナンスと効率化を支えています。

• 稟議書：各種契約締結等、承認を要する稟議申請。
• 車両事故報告書：車両事故発生時の運転者や相手方、けが・物損状況報告。
• 災害原因・対策報告書：業務中の事故発生時の発生場所、災害程度、けがの状態などの報告申請。
• 機器交換・修理依頼申請書：複合機の交換・修理時の申請。
• SEサービス注文書：SE役務の注文が発生した場合に使用する申請。
• 印章登録申請：部署の改変、新設等に合わせた印章の作成申請。

コニカミノルタジャパンは今後、蓄積された申請データのさらなる利活用を進める方針です。セキュリティカード申請の履歴データを活用した資産の完全棚卸や、過去の申請履歴の一括出力機能を用いた業務分析など、ワークフローを「データの宝庫」として活用していきます。

また、自社でAgileWorksを使い倒し、「成功も失敗も経験した実践者」としてのノウハウをソリューション販売を通じてお客様へ還元し、日本企業のDX推進に寄与していくことを目指します。

「AgileWorksは、現場の声を即座に反映できる柔軟なシステム。10年使っても古びないどころか、使い込むほどに新たな改善のアイデアが生まれます」
ITS事業企画部 ITサービス企画グループ 部長　栗原 貴之氏
ITS事業企画部 ITサービス企画グループ 田代 愛氏