AgileWorks

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社のワークフローシステム導入事例

13年間、AgileWorksを継続利用
300本の申請書を電子化し、承認申請業務のペーパーレス化を達成

伊藤忠商事グループの子会社であり、日本を代表するSIerである伊藤忠テクノソリューションズ株式会社は、グループ会社との経営統合に伴う承認申請業務の煩雑化を解消するため、2008年にAgileWorksを導入し、紙の申請書の電子化に着手しました。

導入から13年経過した現在では、約300本の申請書の電子化を達成し、承認申請業務のほぼ完全なペーパーレス化を実現。さらに、昨今のコロナ禍におけるリモートワークの実施にもスピーディーに対応しています。

導入の背景・課題

  • 経営統合に伴い、社内の承認申請業が煩雑化
  • 内部統制の強化を狙い、申請書の電子化に着手
  • リモートワーク推進のため、ペーパーレス化が急務に

導入後の効果

  • 導入から7ヵ月ほどで約43,000時間の業務時間、約56,000枚の用紙を削減
  • 申請書のほぼ完全なペーパーレス化を実現
  • コロナ禍におけるリモートワークの実施にも対応

経営統合により各種業務が煩雑化。統制強化を目指し、ワークフローシステムの導入を検討

同社は、伊藤忠商事グループのCRCソリューションズ株式会社と経営統合後、さまざまな課題に直面していました。

異なる社内ルールや事務処理手続きを有する両社が統合されたことにより、事務処理の現場に混乱が生じていました。なかでも、承認申請にかかる各種業務が煩雑化したことから、ワークフローシステムの導入による申請承認業務の統制強化を目指すこととなりました。

複雑な回付ルートの設定など大企業向け機能を多数備えていたAgileWorksの導入を決定

同社が選定の要件として挙げたのは、紙の申請書のデザインが生かせること、柔軟な回付ルートを設定できること、簡単に開発できること、電子証跡が残ることの4点でした。

比較検討の末、最も要件を満たしており、複雑な回付ルートの設定や基幹系システムとの連携も可能な大企業向けの機能を多数備えているAgileWorksの導入が決定されました。

16種類の申請書が電子化され、約43,000時間の業務削減、約56,000枚の紙の削減といった効果を発揮

同社は、2008年にAgileWorksを活用した独自のワークフローシステム「e申請」をリリースしました。e申請のリリースから約7ヶ月後には16種類の申請書が電子化され、約43,000時間の業務削減、約56,000枚の紙の削減といった効果が生まれました。

また、証跡記録機能により内部統制が強化されたほか、承認申請業務の証跡記録が財務監査などの各種監査における提出資料としても活用されるようになりました。

その後、同社は「テレワークをより推奨したい」という社内の要望に対応するため、複数の申請を同一の書式で行える汎用申請書を開発。コロナ禍におけるペーパーレス化の要求に応えています。現在では、経営層に対面での説明が必要な最重要の稟議書などを除いて、ほぼ完全な申請書の電子化が達成されています。

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【こんな企業におすすめです!】

  • 経営統合に伴い、事務処理の現場に混乱が生じている
  • 申請承認業務が煩雑化しており、ワークフローシステムで統制を強化したいと考えている
  • テレワークに対応するため、ペーパーレス化が要求されている

お客様プロフィール

会社名 伊藤忠テクノソリューションズ株式会社
住所 〒105-6950
東京都港区虎ノ門4-1-1 神谷町トラストタワー
設立 1979年
事業内容 コンピュータ・ネットワークシステムの販売・保守、ソフトウェア受託開発、情報処理サービス、科学・工学系情報サービス、サポート、その他
URL https://www.ctc-g.co.jp/

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