稟議が通る人の5つの共通点とは?

2014年07月28日
稟議が通る人の5つの共通点とは?

プロジェクトや企画で必要となる外注費、物品購入、経費や時間の利用においては、
稟議という形で、上層部や会社の事前決裁を得る必要があります。

その費用や時間に投資するかどうか?効果があるか?今やる必要があるか?
といった判断は、立場や視野により捉え方が異なるため、起案する人の稟議の上げ方や根回し一つで稟議が通りやすくなったり、通りづらくなったりします。
稟議は通すことが目的ではなく、通った後の実行結果(会社にもたらす価値)の方が重要であることは言うまでもありませんが、どんなに良い企画であっても稟議が通らなければ前に進みません。

同じような企画であっても起案者により決裁される時とされない時があるのは事実。
では、どんな人の稟議が通りやすいのでしょうか?
稟議が通りやすい人の共通点について考察してみたいと思います。

実績がある、信頼できる人

言うまでも無いと思いますが、経営陣から見てこの人(またはその部門)がしっかりやってくれると信頼される人の稟議は、信頼が薄い人の稟議に比べて通りやすいことは間違いありません。
稟議の通し方以前に、日々の仕事で信頼される働きぶりと実績を作っておくことは、いざという稟議を通すための前提条件となりますので、本質的な業務の部分で信頼を積み重ねることが一番の近道では無いでしょうか。

手段より目的!まとめ上手な人

ポイントが絞られず、稟議書にダラダラ書かれていたり、MTGなどでの説明が回りくどくなると、見ている人も聞いている人もしらけてしまいます。
逆に淡白すぎる説明でも、そこに必要な金額の意図が伝わりません。
起案者は伝えているつもりでも、決裁者には伝わらない、耳に入らない。
よくある話ですよね。

稟議が通りやすい人の特徴は、モノゴトをまとめるのが上手であること。
「目的」と「手段」は異なるという話がありますが、
まとめ上手な人は「目的」のポイントを明確にし、何が第3者に響くか上手にまとめます。

稟議が通りにくい人は
・「手段」ばかりの説明となり、木を見て森を見ずな印象を与えてしまったり、
・評論家止まりの説明で、具体的な提案型でなかったりします。
決裁者は、稟議を通した先の結果や目的に興味があることを忘れないようにしましょう!

結論を先に伝えられる人

「まとめ上手」とも似ていますが、結論を先に伝えて、裏付けとなる各論を織り交ぜて説明できると、相手にスムーズに伝わり、説得力が高まります。
結論の伝え方としては、
A) 「将来こう良くなる」という改良型の結論
B) 今のままだと「こうなってしまう」という問題定義型の結論
の大きく2種類があります。
稟議の特性により、使い分けられると良いですが、
営業支援システムの導入などでは、「A)の将来こう良くします。その裏付けとして以下の通りです」と、未来を先に伝えた方が効果的かもしれません。
セキュリティソフトの導入などでは、「B)のリスクや問題定義型の結論」を先に伝えた方が良かったりします。
稟議のタイトルや説明の入り、プレゼンの入りはとても重要ですので、白紙状態で判断する側の立場に立ってシミュレーションすることが重要となります。

KPIなどを使い、数字として示せる人

効果や目標を漠然とした文言で説明するよりは、数値での効果を示せる人は、説得力ある稟議を起案できる人です。

例えば、
「営業日報システムを導入すれば、営業業務の見える化につながります」
とだけ説明するのと、

「営業日報システムを導入し、昨対比20%アップの売上を作れる営業部に成長させます。
1ヶ月後には営業部の案件一覧を全社で見える化します。
2ヶ月後には各営業マンが日々の案件をどうフォローしているか確実に報告・連絡・相談できる部隊にします。
3ヶ月後には上司などのフォローを通じて、案件数自体の10%アップ、案件受注率10%アップを目指します。
結果として、昨対比20%アップの売上を作れる営業部に成長させます」
と、数字と時系列な未来を示した方が具体性が高まります。

KPIとは?
重要業績評価指標(じゅうようぎょうせきひょうかしひょう)。
目標達成の度合いを測るための指標のこと。
日々の業務などにおいて、数値で測ることができる目標を設定し、達成状況を定期観測していくもの。

根回し上手な人

稟議を上げるには相応の時間と労力がかかるので、上層部や関係者の根回しにより成功率を高めておくことは重要です。
・上層部視点でのニーズや課題を日常的にメモしておいたり、
・さりげなく様子を伺ったり、
・それ以外の障害要因などにも目を配ったり、
とした上で、関係者への事前調整と、信頼集めをしておきましょう。

根回しというと政治的な響きに聞こえるかもしれませんが、稟議に限らず様々な調整ごとにおいて大切なことですよね。

何より、本気度や熱意が伝わる人

何と言っても起案者本人の熱意が大切!
プレゼンが少し失敗してしまっても、本気度が伝わればこいつに任せてみようと思うのが人間心理。
人のせいにしたり、言い訳する人に仕事は任せられないですよね。
口ばかり、途中で投げ出す人にも任せられません。

業者調整、根回し、資料作りなど下準備が多い稟議ですが、最後は本人の本気度をどれだけ伝えられるかにかかっているのでは無いでしょうか。

最後に

稟議にも場数は必要です。
1度うまくいかなかったからといって向いていない等と思わず、
説得力ある人間とみなされるよう、常日頃からアンテナをはり、信頼ある仕事の積み重ねを行ないましょう。

そして何よりも会社の業績に貢献する意識が必要ですね。

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