ソニテック株式会社のワークフローシステム導入事例

建築副資材の卸売販売を手がけるソニテック株式会社は、2017年に申請業務の効率化を目的としてX-point Cloud（エクスポイントクラウド）を導入。
長期的な運用を通じて、乱立していた申請書をシステム上に集約し、効率的に運用できる申請業務体制を構築した。
さらに同社は、エイトレッドが定期開催しているユーザー参加型のオンライン自習イベント「もくもく会」への参加により、システム運用の知識とノウハウを継続的に蓄積。これらを基盤として、商品管理システムをはじめとする他システムとの連携を実現し、X-point Cloudを業務改善の中心に据えている。

課題・背景

• Excelやメールを用いた申請業務が効率低下の要因に
• 情報共有の仕組みが弱く、申請に関する情報が分散
• 複数システムへの入力が必要で、二重登録が日常的に発生

業務効果

• X-point Cloudで、統一された申請業務の体制を確立
• 社内情報を集約する情報基盤として機能
• システム連携により、データ共有の自動化が進展

ソニテックは1967年創業の専門商社で、建築資材や梱包資材などを取り扱い、建材会社や建築会社を中心に卸売事業を展開している。2023年には、2008年
から属していたLIXILグループから独立し、現在は独立系の専門商社として、多種多様な顧客のニーズに応えている。ソニテックがX-point Cloudの利用を開始
したのは2017年。当時は、申請書やフォルダがイントラ上で乱立し、申請業務そのものが煩雑化していたためそれらを整理し効率化することが目的だった。

当時の状況について、システムグループの峰綜一郎氏は次のように説明する。
「以前、当社ではイントラ上の共有ドライブにExcelファイルで作成した申請書を保管し、それらを用いて申請業務を実施していました。しかし、フォルダの
作成ルールや申請書の整理が行き届いておらず、それが申請業務を煩雑化させる要因でした。例えば、ルールが徹底されていなかったためにフォルダが乱立
し、ユーザーは目当ての申請書を探し回らなければいけなかったといった状況でした。さらに申請書も整理されておらず、稟議書だけでも30種類近く存在して
おり、どの帳票を使えばよいか判断しづらいという問題もありました。こうした状況を改善するため、当社は2017年にX-point Cloudの導入を決めました」（峰氏）。

X-point Cloudは直感的に分かりやすいUIでフォルダや帳票を管理でき、ユーザーは必要な申請書を迷わず探し出せる。さらに、検索機能により承認済みの申
請書もすぐに表示できるため、申請業務の運用が一段とスムーズになる。こうした使い勝手を評価したソニテックは、X-point Cloudを導入し、申請業務の効
率化に取り組んだ。システムの構築や申請書の移行は着実に進行し、安定的な運用を通じて効率的な申請業務の体制を確立した。具体的には、従来の課題であ
ったフォルダや申請書の乱立を解消し、ルールに基づいた明快な管理体制を構築。さらに、ユーザーアカウントに社員番号を紐づけることで、誰がどのような
申請を実施したのかを即座に検索・可視化できる仕組みも整備した。これによってソニテックでは、X-point Cloudが社内の業務状況を可視化する重要な情報
基盤として機能するようになった。

長期的かつ安定的な運用を通じて、X-point Cloudのメリットを享受していたソニテックだったが、ある出来事をきっかけに壁に直面する。長年、システムの
運用を担っていた担当者が退職したのだ。引き継ぎ期間を十分に確保できず、新たな担当者はシステムの知識やノウハウが不足したまま運用に臨む必要があっ
た。この際に支えとなったのがエイトレッド社の痒いところに手が届く各種支援だった。新たにX-point Cloudの運用を引き継いだシステムグループの加藤謙
伸氏は、各種支援から受けた後押しについて次のように語る。

「私は2025年2月にソニテックに入社し、X-point Cloudの運用担当者に指名されたのが2025年3月でした。入社から1ヶ月足らずで社内の環境にも慣れてい
ないうえに、それまで情報システム部門で勤務したことがなく、システムの保守や運用も全くの未経験でした。そのため当初は不安ばかりでしたが、エイトレ
ッド社の各種支援のおかげで必要な知識を短期間で身に付けることができました。特に役立ったのが、「もくもく会」です。もくもく会はエイトレッド社が定
期的に開催しているユーザー参加型のオンライン自習イベントで、申請書の作成やシステムの設定を進めながらバーチャルオフィス上で常駐する製品担当者に
疑問点や不明点をその場で質問できます。当時、私は基本操作すら十分に理解していなかったため、もくもく会で基礎から丁寧に教えていただけたことは大き
な助けになりました。その後も毎月参加し、1ヶ月の間に蓄積した疑問をサポート担当者へ相談して解消するという形で活用していきました」（加藤氏）。

もくもく会への参加により、加藤氏はX-point Cloudの知識を蓄積し、運用担当者として必要なノウハウを習得していった。その結果、X-point Cloudの安定運
用を継続できただけでなく、これまで利用していなかった機能にも活用の幅を広げることができた。例えば、従来JavaScriptで実現していた入力制御を、ノン
プログラミングで利用できる「書類制御機能」に置き換えることでメンテナンス性を向上。また、帳票内にラジオボタンを設けることで申請書の統合・簡素化
も進めた。こうしてソニテックはシステムの運用を徐々に高度化し、申請業務に留まらず、業務改善全体に寄与するツールとしてX-point Cloudを活用し始めている。

現在、ソニテックでは全部署の社員がX-point Cloudを利用して申請業務を行っている。申請書の種類も稟議書から総務系、労務系、人事系など、幅広い用途
に及ぶ。年間の申請数は約2,600件。まさに組織を運営するうえで欠かせないシステムだ。さらに、ソニテックは、もくもく会などで得た知識を活かし、他シ
ステムとの連携を通じた業務改善プロジェクトを推進している。プロジェクトの概要を峰氏は次のように解説する。

「現在、私たちが手がけているのが、会計システムや販売管理システムといった業務システムとX-point Cloudを連携させるプロジェクトです。このプロジェ
クトの発端には、業務効率化のボトルネックになっていた二重登録の問題があります。例えば、以前、当社では新規の商品を登録する際に、複数のシステムに
商品情報を入力する必要がありました。各システムのデータの形式が異なっていたことからシステム連携が難しく、それぞれに手動で入力するしか対応策がな
かったのです。商品情報に限らず、当社ではこうした二重登録がさまざまな場面で発生しており、大きな負担になっていました。しかし、X-point Cloudの運
用を進めるなかで、システム連携機能を活用すれば、この問題を解決できるのではないかと考え、社内横断のプロジェクトを組成することになりました」
（峰氏）。

具体的には、X-point Cloudの申請書を起点に、各システムへデータを連携し、二重登録を削減するのが、プロジェクトの狙いだ。連携の流れは次のとおりで
ある。Excelで作成した申請用データをCSV化し、そのCSVをREST API経由でX-point Cloudに取り込んで申請を行う。X-point Cloudで承認が行われたのち、
REST APIにて帳票データを抽出。各システム取込用のCSVに加工・出力し、RPAを利用してそれぞれのシステムに取込みを行う。処理完了後には全体に通知
される。現在、峰氏らはこうした連携を商品登録だけでなく、複数の入力作業で展開している。これらが実現すれば、二重登録の手間が解消されるほか、誤入
力などによる業務上のミスの削減も進む。峰氏は、プロジェクトの進捗は道半ばであるとしながらも、今後はこうした取り組みを加速させ、さらなる業務改善を進めたいとした。

今後の活用の展望について尋ねると、加藤氏は「システム連携をさらに進めて、システムグループの負担を軽減したい」と語った。二重登録の削減に限らず、
X-point Cloudを活用すれば、さまざまな業務の効率化を推進できるのではないかと期待しているという。

「例えば、社員が入社した際に行う、Googleアカウントの発行作業です。この作業は毎回、私たちシステムグループが実施しているのですが、手順がほぼ一定
の定型作業であるため、X-point Cloudとの連携で削減できないかと考えています。こうした効率化を進めていけば、私たちシステムグループの業務負担を大
幅に削減できるはずです。昨今、企業を取り巻く情報システムの環境は激変しています。そうしたなかで、私たちには常に新たな情報のキャッチアップやアッ
プデートが求められており、定期的な勉強が必要です。その時間を確保するためにも、既存の業務負担は削減していかなければなりません。その役割を担うツ
ールとしてX-point Cloudに期待を寄せています」（加藤氏）。

担当者の交代により危機に瀕したソニテックだったが、現在では、その当時以上の強力な運用体制を構築し、X-point Cloudをより強靭な組織を支えるツール
として活用している。