株式会社ルミカのワークフローシステム導入事例

株式会社ルミカは、福岡県古賀市に本社を置く化学発光体・LED事業のメーカーです。社員・パートを合わせて約160名規模で、15年という長きにわたりX-point Cloud(エクスポイントクラウド)を利用してきました。

本記事では、長期継続利用の背景ならびに、時代のニーズに合わせたX-point Cloud活用について、情報システムチームリーダーであり、フォームの設計から管理・運用までを一手に担ってきた沖田絵里氏が2026年に開催された九州・沖縄エリアMeetUpへのご登壇の際にお話された内容をまとめました

課題・背景

• 承認ルートの肥大化と、為替手計算によるミスリスクの発生
• 頻繁な組織変更による、過去データの毀損リスクと管理の複雑化
• 承認後の関連書類作成が属人化し、タスク漏れのリスクが常態化

業務効果

• JavaScript活用等により、承認ルートを60本超から約10本へ大幅集約
• 組織変更に影響されないデータ保護と、関連書類の自動起案によるタスク漏れゼロを実現
• 「申請はすべてX-point Cloud経由」という文化が定着し、全社の業務インフラ化を達成

株式会社ルミカは、福岡県古賀市に本社を構える化学発光体およびLED事業のメーカーです。社員・パートを合わせて約160名規模の体制で事業を展開しています。「日常的な国際取引の発生」や「頻繁な組織変更」といった環境下で、15年という長きにわたりX-point Cloudを運用してきた同社は、長期利用だからこそ生じる以下のような課題に直面するようになりました。

課題１：承認ルートの肥大化と管理・運用負担の増加
海外仕入れや海外送金の申請において、取引の種別や金額、申請者の役職、納品拠点といった条件の積み重ねにより承認ルートが60本以上に膨れ上がったことで、設定変更のたびに大量の修正作業が発生する管理者の大きな負担となっていただけでなく、申請者の手計算による為替換算ミスのリスクも抱えていました。

課題２：組織変更に伴う過去データの毀損リスク
頻繁な組織変更が行われる同社では、費用稟議書等の部門コード管理が複雑化していたことで、組織変更のたびに過去の書類データに紐づく部門情報がずれてしまうという問題が発生していました。

課題３：後続タスクの属人化と作業漏れのリスク
育休等の人事・労務系申請では、最終承認後に「育児休業取り扱い通知書」を発行する後続作業が担当者の記憶に頼る手動管理となっており、繁忙期や担当者変更に伴う作業漏れのリスクを抱えていました。

課題４：形骸化した回覧設定による情報伝達の不備
フォームの回覧設定で過剰な数の部署を指定したことで「誰も見ない回覧」が増加し、本来届くべき場所に情報が適切に伝わらないという問題が発生していました。

これらの課題を解決するため、同社はX-point Cloudの機能を応用し、以下のようにシステムと運用の再整備を図りました。

海外取引が日常的に発生する同社では、海外送金・海外仕入れの申請で2つの問題が生じていました。ひとつは通貨ごとの為替換算を申請者が手計算していたことによるミスリスクで、もうひとつは、取引の種別・金額・申請者の役職・納品拠点といった条件が重なって承認ルートが60本以上に膨らんでいたことです。これに対し同社は、海外送金・海外仕入れフォームに下記の工夫を施すことで対処しました。

為替換算をJavaScriptで自動化し、役職・金額・拠点の3軸でルートが自動決定される仕組みを構築することで、60本超のルートを約10本に集約しました。

部門コードの管理をJavaScript制御に切り替え、組織変更時は値のみを書き換える運用にすることで、過去の書類データへの影響（紐づく部門情報のずれ）を完全に排除しました。

育児休業などの申請では、申請者の申請書が承認されるだけで業務は完結しません。同社では、最終承認後に労務担当者が「育児休業取り扱い通知書」を発行するという後続作業があったため、この作業が担当者個人の記憶・管理に依存してしまい、繁忙期や担当者変更時に漏れが発生するリスクがありました。同社ではこの課題について、X-point Cloud標準機能「関連書類の自動起案」を活用することで対処しました。

属人化していた人事・労務系の作業において「関連書類の自動起案」機能を活用し、育休申請の承認をトリガーに後続の通知書を自動生成する仕組みを整備してタスク漏れをゼロにしました。

形骸化していた回覧設定を「必要な部署のみ」に絞り込む運用ルールへと見直し、的確な情報伝達を取り戻しました。

同社のX-point Cloud活用は、単なる課題解決にとどまらず、各業務の特性に合わせた柔軟な設計に及んでいます。

「完全自動化より証跡が大事」という沖田氏の考えのもと、商品登録申請では新規と変更でフォームを分離。完全自動化はせず、最終承認後にCSVで出力し、人の確認を経て販売管理システムへ連携する手法をとることで、「全件X-point Cloudを通すことで、誰が・いつ・何を申請し・誰が承認したかを記録に残す」を実現しています。

同社では費用稟議を「チーム単位で出す支出稟議書」と「拠点単位で使う事業所共通費稟議書」の2種類に分けて運用しています。用途と考え方が異なるため、無理に1本にまとめず、フォームを分けることでシンプルな運用を保っています。
また、現在では生成AIツールの利用申請もX-point Cloud経由で行うなど、時代の変化に合わせて活用の幅を広げ続けている。

15年にわたり同社がX-point Cloudを利用し続けている最大の理由は、業務の変化に合わせてフォームを最適化し続けられる「柔軟性」にあります。事実、15年間で不要になった16本のフォームを躊躇なく削除・整理するなど、現場の声を起点に継続改善する文化が定着しているといいます。

「『この項目何のためにあるの？』とか『この書類とかぶってない？』という声が今も上がってきます。現場から声をかけてもらえる環境を大切にすることが、長く使い続けられる秘訣だと思っています」（沖田氏）。

特別なことをするよりも、業務を行う現場の声に応え続ける。その独自の哲学を体現したX-point Cloudは、購買・知財・品質・人事・総務など全カテゴリを横断し、47フォームを安定運用する同社の「全社の業務インフラ」として、確固たる地位を築いているとのことです。

沖田氏は「フォームは定期的に見直し続けることが重要」と語り、現在も現場からの声をもとに継続的な改善を行っています。今後はX-point Cloudの新機能や生成AI・外部システムとの連携の可能性にも注目しているとのこと。
2026年6月に開催された九州・沖縄エリアMeetUpへの登壇をきっかけに、「他のユーザーさんの活用法を知ることで、自社でもまだ使えていない機能に気づけた」と語った沖田氏。長く使い続けてきた製品を、これからさらに深く活用していく意欲を示されました。